Zaanstad is Meer dan FIT

Marc Altyzer, beleidsadviseur verzuim en vitaliteit en Martin Doorman, beleidsadviseur duurzame inzetbaarheid en arbo, rollen het programma samen uit in de organisatie. Afdelingsmanager Hakan Senyürek was nauw betrokken bij de opzet ervan. Ze delen graag hun ervaringen.

De gemeente Zaanstad voerde in 2022 een medewerkerstevredenheidsonderzoek uit. Een van de pijlers in dit onderzoek was werkdruk. Ook was het verzuim bij de gemeente te hoog. Marc startte eind 2022 in zijn functie en ging met de uitkomsten van het onderzoek aan de slag.

Marc: “Ik wilde iets concreets doen met alle bevindingen. Ik ben daarom om tafel gegaan met de directeur en sectorhoofden, de teamleiders en afdelingsmanagers. Samen hebben we gekeken welke aanpak bij ons zou passen.

We hebben dit ingestoken op het onderwerp verzuim, maar ook op preventie en risico’s. Wat hier uiteindelijk uit is gekomen, is ons inzetbaarheidsbeleid. Uit dit beleid komen drie belangrijke randvoorwaarden naar voren; verbinding met het team en Zaanstad, voldoende ruimte om het eigen werk te ervaren en voldoende kennis en vaardigheden hebben of ontwikkelen om je werk goed te kunnen doen.

Het beleid moet bijdragen aan het terugdringen van risico’s en het optimaliseren van individuele verzuimbegeleiding. Onze conclusie: als het gaat om duurzame inzetbaarheid moet je maatwerk leveren per afdeling.”

Van bewustwording naar visie

Vanuit de visie op duurzame inzetbaarheid wordt naast de medische achtergrond van het verzuim ook gekeken naar werkvermogen, employability en vitaliteit. Iedereen heeft eigen oplossingen nodig die voor hem of haar werken. Daarom richt de gemeente Zaanstad zich op maatwerk in hun visie op verzuim. Zowel in het bepalen van risico’s, als op inzetbaarheid en het nemen van eigen regie. Hakan was een van de afdelingsmanagers die met Marc aan de slag ging om op dat punt te komen.

Hakan: “Vanuit mijn functie als hoofd burgerzaken nam ik graag het voortouw. Ik wilde met elkaar nadenken over toekomst, inzetbaarheid en vitaliteit. Zo hebben we als afdeling vitaliteitssessies gehad. Eerst met leidinggevenden, bewustwording met bijvoorbeeld sprekers als de vitaliteitscoach van de politie. Daarna hebben we gesprekken en bijeenkomsten met medewerkers gehad. Onze visie is vanuit het MT, via de operatie naar strategie gegaan. Als we wat willen doen aan de werkdruk, moeten we immers zorgen dat mensen vitaal hun werk kunnen doen.”

Marc vult aan: “Planmatig werken is inderdaad echt de basis: wat hebben wij te doen om de duurzame inzetbaarheid te borgen in de organisatie? Het inzetbaarheidsbeleid dat we hebben gemaakt, hebben we in 2023 in negen maanden via een pilot getoetst bij drie sectoren.

Daarna hebben we het over de organisatie uitgerold. Dit loopt nog steeds. Elke afdeling maakt een plan dat past bij de afdeling en de mensen. Sommige afdelingen doen dit voor het eerst, burgerzaken doet dit bijvoorbeeld al elk kwartaal. Bijsturen, finetunen. Verzuim en duurzame inzetbaarheid kan heel weerbarstig zijn. Planmatig werken geeft inzichten in de huidige situatie.”

Vitaliteitsprogramma

Toen de implementatie van het inzetbaarheidsbeleid eenmaal stond, besloot de gemeente Zaanstad verder te verdiepen en zich daarbij allereerst te richten op vitaliteit. Marc: “Vitaliteit is best een containerbegrip. Ik ben met 20 afdelingen in gesprek gegaan. Waar word je blij van? Wat maakt het werken bij jouw afdeling zo leuk? Met al die informatie en dossiers ben ik met collega’s van P&O die hele bult ingedoken om er chocola van te maken. Daar is ons vitaliteitsprogramma ‘Meer dan FIT’ uit ontstaan. Hiermee gaan we echt een slag dieper en maken we onze visie concreet.

Bewust en vaardig

We willen onze medewerkers bewust maken en vaardig maken. Het belangrijkst hierin is commitment. Het is essentieel dat door iedereen wordt erkend dat vitaliteit van groot belang is voor onze organisatie en dat iedereen hier een rol in speelt. Als individu, maar ook als team en als manager. Dit betekent ook dat er genoeg tijd vrij moet worden gemaakt in het werk.”

Het vitaliteitsprogramma bestaat uit activiteiten en bewustwording waar medewerkers zelf een rol in hebben. De drie psychologische basisbehoeften staan centraal; autonomie, relatie en competentie. Op individueel niveau worden medewerkers geactiveerd om na te denken over hun vitaliteit en dit te bespreken met hun leidinggevende.

De gemeente Zaanstad gebruikt hier onder andere ‘Het Goede Gesprek’ voor, een gespreksleidraad op A4, waar stap voor stap thema’s als de werk-privébalans, vitaliteit, zaken die energie geven en persoonlijke doelstellingen aan de orde komen. Tussen de teams en afdelingen wordt bewust de samenwerking opgezocht, ook wordt er samen gekeken naar ontspanning of energiebronnen. Organisatiebreed worden grote onderwerpen aangesneden, zoals de overgang, werkdruk en de vitaliteitsweken. De activiteiten worden gekoppeld aan vier pijlers; hoofd, lijf, relaties en hart.

Uitrol programma

Marc: “De komende vitaliteitsweek hebben we weer een gevarieerd programma. We proberen alle pijlers aan te tikken in het aanbod dat we doen en zoveel mogelijk in combinatie. Zo gaan we naar AZ, waar we worden getraind, hebben we on the spot coaching op kantoor, hebben we het over diversiteit en inclusie en kan men een rolstoelclinic volgen. Uiteraard hebben we aandacht voor alle locaties. Wanneer we oliebollen uitdelen op het stadhuis, doen we dat ook voor onze mensen in de openbare ruimten.

Na de vitaliteitsweek maken we een start met de uitrol van het programma. Voor dit komende jaar hebben we het inhoudelijk vormgegeven samen met afdelingsmanagers en teamleiders. We hebben erin meegenomen wat zij waardevol vinden. Zo hebben we presentaties gemaakt die zij kunnen geven, of we kunnen ze erbij helpen. Onderdelen van ons jaarprogramma 2025 zijn bijvoorbeeld de Dam tot Dam loop, het zomerfeest, de bedrijfsmaatschappelijk werker in huis, het programma ‘focus tijd’, waar we mensen vaardig maken om ruimte in hun agenda te creëren en natuurlijk beide vitaliteitsweken.”

Luisteren naar je mensen

Vitaliteit betekent ook dat je goed kijkt en luistert naar wat er speelt in de organisatie en wat er nodig is. Dit raakt ook het werk van Martin, als het gaat om gezond en veilig werken.

Martin: “Een van de speerpunten van mijn werk is arbo. Die haakt nauw aan bij vitaliteit. Werkomstandigheden zijn belangrijk voor een vitaal leven. Zo hebben we bijvoorbeeld mooie kantoortuinen, maar de mensen blijken toch behoefte hebben aan stilteplekken. Als je wordt gestoord, duurt het een kwartier voordat je weer in je focus bent. We kijken daarom goed naar wat een afdeling nodig heeft, niet alleen qua goede bureaustoelen, maar ook naar hoe je dag eruitziet, wanneer je wat inplant en waar je die werkzaamheden doet. Dit geldt ook voor onze mensen buiten. Hoe zwaar is de belasting van het werk, hoe fit is de medewerker? Wat kunnen we voor ze doen zodat ze zwaar werk langer volhouden? Het past allemaal binnen hetzelfde vitaliteitsplaatje.”

Hakan: “Het zomerfeest is ook een mooi voorbeeld van luisteren. Afdeling burgerzaken kon daar nooit bij zijn, omdat het op donderdagmiddag is en zij gewoon open zijn. Zij vielen altijd buiten de boot. Dit jaar is er rekening gehouden met hun wensen, zodat ze wel kunnen aansluiten. Het is een kleine moeite om het anders te doen, maar het betekent zoveel. Mensen weten: we mogen er zijn.”

Juiste data

Hakan: “Alles wat we doen, komt eigenlijk voort uit de juiste data. Het medewerkerstevredenheidsonderzoek was het begin van alles. Die data maakte dat we een start konden maken. Maar ook uit gesprekken en analyses hebben we heel veel informatie gehaald. Zo zagen we dat vrouwen boven de 45 jaar veelvuldiger ziek waren. De overgang bleek een grote rol te spelen. Bij burgerzaken hebben we dat groot opgepakt. We hebben twee gynaecologen uitgenodigd. Dit werd de grootste bijeenkomst die we ooit intern hebben georganiseerd. In zeven van onze twaalf sectoren was deze trend te zien.”

Marc: “We hebben daar gelijk op aangehaakt met een aparte intranetpagina. We hebben een diëtiste over de vloer gehad, sporten, allemaal voor deze doelgroep. Ook onze voormalig directeur heeft gesproken als ervaringsdeskundige. En we laten het thema ook terugkomen in de volgende vitaliteitsweek.”

Kracht van de herhaling

Martin: “Herhaling is ontzettend belangrijk. Het thema vitaliteit is inmiddels een vast onderdeel van onze nieuwe gespreksformats. Ook praten we meer over de werk-privébalans. We blijven continu aandacht schenken aan het thema, in ons jaarplan, in teams, in alles.”

“De dagelijkse prioriteiten fietsen er toch regelmatig tussendoor”, merkt Hakan op, “De dingen die je inzet, blijven wel plakken, maar in het dagelijks werk zijn mensen toch geneigd om terug te vallen in hun gewoontes. Mensen vinden het lastig om los te laten, zijn heel loyaal. De kracht van de herhaling is ontzettend belangrijk om ze te wijzen op een goede balans. En soms heb je prikkels nodig, kijk bijvoorbeeld naar fiscale voordelen bij sporten.”

Marc: “Toen ik hier kwam werken was er geen verzuimbeleid, geen concreet protocol - wel spelregels. Wat ik echt heel tof vind om te zien is dat het eerst trekken en sleuren was voor die vitaliteitsplannen, maar dat het nu volledig wordt gedragen door ambassadeurs in de afdelingen. Sommigen maken nu hele boekjes van hun vitaliteitsplan. Ik ben er echt trots op dat we staan waar we nu staan.”