Dat zegt gemeentesecretaris Nick Scheltens van de gemeente Geldrop-Mierlo als hij toelicht welke maatregelen in zijn organisatie worden genomen om verzuim terug te dringen en nog liever te voorkomen. Nadine van der Werf is als beleidsadviseur P&O bij Dienst Dommelvallei nauw betrokken bij de inspanningen die zijn gericht op duurzame inzetbaarheid binnen de gemeentelijke organisatie.
Ik denk dat we ambitieus zijn op inhoud en organisatie-ontwikkeling, maar dat we beter moeten worden in het maken van keuzes en het leggen van focus. Nu willen we alle ballen in de lucht houden.
Taai verzuimpercentage
Nick en Nadine draaien er niet omheen: het verzuimpercentage onder de medewerkers van de gemeente-organisatie is hoog vergeleken met gemeenten van vergelijkbare omvang. “Dat zien we in de personeelsmonitor van A&O fonds Gemeenten en in de kengetallen waar wij mee werken”, meldt Nadine.
Vervolgens gaat Nick in op de oorzaken van het hoge verzuim. “Ik denk dat we ambitieus zijn op inhoud en organisatie-ontwikkeling, maar dat we beter moeten worden in het maken van keuzes en het leggen van focus. Nu willen we 'alle ballen in de lucht houden'. Dan zie je dat mensen te lang doorgaan en we er onvoldoende in slagen om te prioriteren. En dat dat verzuim met zich meebrengt, dat intenser is en langer duurt."
Nadine gaat hier op in: “We zien veel verzuimgevallen waarbij een combinatie van werk en privé een rol speelt. Er is een vrij grote groep medewerkers tussen de 35 en de 45 jaar oud, dat zijn de jonge gezinnen. Die combinatie van ambities in het werk en een gezin hebben, zorgt er voor dat mensen over hun grenzen gaan wat belastbaarheid betreft. En, dat ook te lang doen. Uiteindelijk valt werk dan af want een gezin moet door.
Daarnaast zijn er de oudere medewerkers waarbij meer de fysieke klachten spelen en die meer moeite hebben om mee te gaan in de ontwikkeling van de organisatie.” Dan is er wat Nick de ‘terugkeerdrempel’ noemt: “De vrees voor terugkeer lijkt soms groot omdat men bang is terug te komen in de werkomgeving waarin de oorzaken van het verzuim lagen. Wij zoeken dus naar de weg om dat te voorkomen.”
Zoektocht naar de beste aanpak
Nick: “We doen er alles aan om een prettige werkgever te zijn waar medewerkers eigen regie hebben en kansen krijgen om zich te ontplooien. Onze organisatie is in ontwikkeling. Wij hebben de structuur aangepast aan de tijd en met onze medewerkers zijn we in gesprek over onze organisatiewaarden. Duurzame Inzetbaarheid is al enige jaren een belangrijk onderwerp in onze organisatie. Onderwerpen als energiemanagement, fruit, wandelend vergaderen, hybride werken, vitaliteitsaanpak Bruis staan echt op de agenda. Dit naast het goede gesprek tussen medewerkers en teammanagers.
Verzuim loopt weer op
Het verzuimpercentage daalt door die inspanningen, maar loopt nu toch weer op. Waar zit dat in? Wat maakt echt verschil? Verzuim is een slotstuk. Je kunt je niet alleen erop richten dat te voorkomen, want het is een samenspel van alles. We zullen dus aan meer knoppen moeten draaien en dat moet elkaar ook echt versterken met een positief effect op verzuim." Nadine sluit hierop aan door in te gaan op de aanpak die is gevolgd om verzuim terug te dringen.
Teammanagers met HRM-verantwoordelijkheid zijn echt sleutelfiguren en superbelangrijk voor het voorkomen en terugdringen van verzuim.
“In 2020 hebben we een visie op verzuim geformuleerd. Die is ook in een infographic weergegeven en dat is een nuttige 'praatplaat' voor medewerkers en leidinggevenden om ieders rol duidelijk te krijgen. Het gaat er ook om dat het terugdringen van verzuim als een gedeelde verantwoordelijkheid wordt gezien en dus niet alleen van de werkgever. Daarbij zijn we gaan sturen op preventie, dus vroegtijdig met elkaar in gesprek gaan als er iets speelt wat tot verzuim zou kunnen leiden. Daar behaalden we goede resultaten mee, maar je ziet wel weer - net als bij andere gemeenten - dat bijvoorbeeld de implementatie van nieuwe systemen of de corona-pandemie, dat we wat verzuim betreft helaas toch weer in een stijgende lijn terechtkomen."
Grote rol teammanager
Vanuit de visie op het voorkomen van verzuim heeft de organisatie sinds enkele jaren teammanagers die HRM-verantwoordelijk zijn. Nick: “Hun rol is onder meer om met de medewerker het gesprek over hoe het gaat in het werk aan te gaan. Nadine benadrukt dat hier inmiddels veel in is geïnvesteerd. “Er is een trainingsprogramma uitgerold waarin gesprekstechnieken, omgaan met psychisch verzuim en kortdurend verzuim waren opgenomen.
Deze teammanagers met HRM-verantwoordelijkheid zijn echt sleutelfiguren en superbelangrijk voor het voorkomen en terugdringen van verzuim. Zij voeren de gesprekken en zij weten hoe het met de mensen gaat. Daarbij zijn we druk bezig met de bewustwording bij medewerkers dat je zelf ook de regie pakt. Het gaat erom wat je wel kunt, en niet alleen maar kijken naar wat niet (meer) kan. " Nick: "Het eigen regie-model waarbij medewerker en leidinggevende samen verantwoordelijk zijn, draag ik actief uit. Een aspect is hoe we bijvoorbeeld omgaan met rustmomenten. Gewoonlijk sta ik 24/7 aan en dat merk ik ook bij de collega’s. De momenten waarop ik echt vrij ben, doen er dan toe."
Het eigen regie-model waarbij de medewerker en de leidinggevende samen verantwoordelijk zijn, draag ik actief uit.
Blijf in verbinding
Als tip voor andere gemeenten meldt Nadine dat je als organisatie helder moet hebben hoe je tegen verzuim aankijkt. En dat je vanuit die gedachte gesprekken ingaat met medewerkers. “Dat moet dan niet gaan over de rol die men heeft, juist dat moet al duidelijk zijn”, zegt zij daarover. Nick sluit af met de oproep om vooral de verbinding te zoeken: “Blijf als leidinggevende in verbinding, benoem de zaken die je ziet, ervaar en kijk wat je er samen aan kunt doen.”
Ondersteuning van de leidinggevende is dan extra belangrijk meldt Nadine: “Er moet - gespecialiseerde - achtervang zijn die in actie kan komen als de leidinggevende er niet verder mee komt.”
Nick vult aan met: “We kijken ook naar de instrumenten die A&O fonds Gemeenten aanbiedt. Zo hebben in 2022 een aantal leidinggevenden de leergang 'Sociaal Leiderschap' gevolgd.
De nieuwe Personeelsmonitor verschijnt in mei 2023. Hierin delen we de verzuimcijfers van 2022. In het individuele dashboard van jouw gemeente kun je jouw verzuimcijfers vergelijken met de cijfers van andere gemeenten in dezelfde gemeentegrootteklasse en met de landelijke cijfers.
Ook bieden we weer een verzuimberekenaar aan, waarmee je kan berekenen wat haalbare verzuimcijfers zijn voor jouw specifieke team, afdeling of organisatie. En in het voorjaar van 2023 stellen we een toolkit verzuim beschikbaar. Dit alles vind je op www.aeno.nl/verzuim.
Meld je aan voor de gezond werken dag
Plan je agenda vast leeg want op 11 mei 2023 organiseren we centraal (regio Amersfoort/Utrecht) in het land de Gezond Werken Dag.
We vinden gezond en veilig werken allemaal belangrijk maar dat doe je niet alleen in je organisatie. Leidinggevende, OR en HR/P&O moeten de krachten bundelen. Hoe ga je met elkaar aan de slag met mentale gezondheid, verzuim en werkdruk?
Nu aan de slag
Wil jij als gemeente aan de slag met de aanpak van verzuim of heb jij een goed voorbeeld om te delen? Laat het ons weten via gezondwerk@aeno.nl.
