Bij de gemeente Stichtse Vecht weten ze als geen ander hoe een voornemen kan verschillen van de realiteit. De inkt voor hun BRUIS-plan was nog niet droog, of collega’s moesten thuis aan het werk door corona. Dat maakt het belang van BRUIS alleen maar groter. Sietske Cuppen, Beleidsadviseur HRM, ‘Juist nu beseffen mensen dat het essentieel is dat je doet waar je energie van krijgt. En daar ondersteunen we op allerlei manieren bij.’
Over BRUIS bij Stichtse Vecht kunnen we twee verhalen vertellen: hoe het zóú zijn, en hoe het is. Eerst maar hoe het zou zijn. Dat verhaal begint in het najaar van 2019. Cuppen: ‘We zagen dat het ziekteverzuim toenam, daarom wilden we iets met preventie. Een aantal collega’s onderzocht hoe we dat zouden kunnen aanpakken en kwam met een advies met de naam Energiek en met plezier aan het werk. Precies op dat moment hoorden we ook over BRUIS van A&O fonds Gemeenten, en dat paste zó goed: het omvatte alle onderdelen uit het advies van de collega’s. Vandaar dat we met BRUIS gestart zijn.’
We zagen dat het ziekteverzuim toenam, daarom wilden we iets met preventie.
Uitverkochte stoelmassage als energieke start
Cuppen en haar collega’s gingen voortvarend aan de slag met het optuigen van een projectteam en het schrijven van een projectplan. ‘Dat was een gefaseerd plan voor een jaar (organisatiebreed en met als doel om vitaliteit goed te borgen binnen alle geledingen van de organisatie), waarbij we elk kwartaal een ander thema hadden, zoals
- kwartaal 1; Vitaliteit ben je zelf (werken aan bewustwording voor vitaliteit)
- kwartaal 2; Omgaan met werkdruk (Blij & Samen)
- kwartaal 3; Ontspannen op vakantie of op kantoor (Relax)
- kwartaal 4; Wat is jouw uitzicht (Uitzicht & Ik)
Aan die thema’s hadden we allerlei middelen en activiteiten gekoppeld waarmee medewerkers bewust worden van het belang van vitaliteit en daarover meer eigen regie pakken.’ De eerste activiteit – de startbijeenkomst begin maart 2020 – was een succes.
Bregtje van Driel is lid van het projectteam en werkt bij Team buiten, op de begraafplaats-administratie. ‘In het gemeentehuis is een muur, centraal gelegen in het gebouw, die je kunt gebruiken om informatie over projecten te delen. Rond die muur hebben we de start van BRUIS gedaan met gezonde smoothies, massagestoelen en een inspirerend en persoonlijk verhaal van de gemeentesecretaris. De rest van deze week hebben we per dag aandacht besteed aan de verschillende BRUISletters. Dat vonden collega’s heel leuk, de stoelmassage zat bijvoorbeeld direct vol en er waren veel inschrijvingen voor de intranetpagina.’ Een belangrijke eerste stap naar meer vitaliteit.
In het gemeentehuis is een muur, centraal gelegen in het gebouw, die je kunt gebruiken om informatie over projecten te delen. Rond die muur hebben we de start van BRUIS gedaan met gezonde smoothies, massagestoelen en een inspirerend en persoonlijk verhaal van de gemeentesecretaris.
Er moet ook gewerkt worden
Scepsis was er in het begin ook. Nanda Bader, adviseur Opleiding en Organisatie Ontwikkeling: ‘Sommige collega’s keken met schuine ogen naar BRUIS. Vanuit het idee: mensen, we kunnen niet de hele dag leuke dingen doen, er moet ook gewérkt worden, wanneer beseffen jullie dat nou? Inmiddels is dat echt anders.’
Want – nu begint het tweede verhaal – toen kwam Corona. Cuppen: ‘Iedereen moest thuiswerken, en de organisatie vroeg ons als BRUIS-team om mee te denken over hoe we medewerkers daarbij kunnen ondersteunen.’ Bader: ‘Daar is echt behoefte aan. Juist doordat we door Corona thuiszitten, beseffen mensen dat het essentieel is dat je dingen doet waar je energie van krijgt. Collega’s zien nu het belang van andere onderwerpen, de fysieke werkomgeving bijvoorbeeld.
Nu thuis voelen mensen ineens hoe belangrijk een goede stoel is, als je de hele dag aan de keukentafel zit. Medewerkers worden zich er meer van bewust hoe belangrijk het is om je vitaal te voelen, en ze ervaren de pijn letterlijk scherper als dat niet zo is.’
Iedereen moest thuiswerken, en de organisatie vroeg ons als BRUIS-team om mee te denken over hoe we medewerkers daarbij kunnen ondersteunen.
‘Lekker’ in de tuin
En dus doet het BRUIS-team van álles. En bijna niets daarvan stond in het oorspronkelijke plan. Van Driel: ‘We delen op intranet artikelen en filmpjes met handigheidjes over hoe je thuis fit kunt werken. Het filmpje van medewerkers over hoe zij in beweging blijven zonder de sportschool, was een succes. En we delen ervaringen en verlagen daarmee de drempel om bespreekbaar te maken hoe het ‘echt’ met je gaat. Want soms hebben medewerkers beelden van elkaar die niet kloppen. Dan krijg je dat de thuiswerkers verlangen naar de rust van werken op het gemeentehuis, en dat de mensen op het gemeentehuis verlangen naar het ‘lekker in de tuin zitten’ van de mensen thuis.
Bader: ‘Contact houden is sowieso moeilijker, je loopt nu niet bij elkaar de afdeling op. Daarom zijn we nu bijvoorbeeld bezig met het organiseren van een digitale borrel en andere digitale ontmoetingsmomenten.’ Cuppen: Medewerkers die thuis vastlopen, kunnen voor coaching terecht bij de arbodienst. Op deze wijze kan je preventief medewerkers adviseren en de balans zonodig herstellen.
Bader: ‘Iedereen ervaart thuiswerken anders, daar staan we vanuit BRUIS bij stil. We zijn nu ook de ogen en oren van de organisatie. En we krijgen allerlei signalen: dat mensen het stil vinden thuis, of juist veel te hard werken of moeite hebben met de werk-privebalans. In wekelijkse BRUIS-overleggen besluiten we wat we kunnen doen, wat aanslaat en wat we anders willen doen en brengen daarover advies uit’.
Contact houden is sowieso moeilijker, je loopt nu niet bij elkaar de afdeling op. Daarom zijn we nu bijvoorbeeld bezig met het organiseren van een digitale borrel en andere digitale ontmoetingsmomenten.
Gevoel van saamhorigheid
Die overleggen geven de leden van het BRUIS-team zelf ook veel energie. Van Driel: ‘Het is heel inspirerend dat we vanuit BRUIS zoveel kunnen betekenen. We hebben nog nooit zo veel vragen gehad. Het geeft een gevoel van saamhorigheid.’ Dat laatste heeft ook te maken met de samenstelling van het team. Cuppen: ‘Die is onderweg veranderd. Sommige mensen van het eerste uur vertrokken omdat ze een andere baan hadden of met verlof gingen. We hebben toen een oproepje geplaatst wie mee wilde doen. En daar kwamen heel enthousiaste reacties op. Nu is er een andere dynamiek met heel veel energie, omdat mensen er echt voor kozen om mee te doen, en niet vanuit hun functie werden toegewezen.’
Inmiddels kijkt het team ook alweer wat verder vooruit. Bader: ‘Wij denken nu ook mee met de werkgroep die nadenkt over hoe we straks weer naar kantoor gaan.’ Cuppen: ‘Bijvoorbeeld over het na-effect van het thuiswerken en hoe we ervoor zorgen we dat mensen niet overbelast raken.’
Normaalste zaak van de wereld; het goede gesprek
Het hoogste doel is dat de gedachte achter BRUIS (interesseren, motiveren en activeren voor meer vitaliteit) straks in de haarvaten van de organisatie zit. Dat met plezier en energie werken, in een prettige omgeving met goede collega’s, de normaalste zaak van de wereld is. Bader: ‘Dat is nog de uitdaging, hoe kom je van leuke en voor iedere doelgroep passende activiteiten naar een hoger niveau?’ Cuppen: ‘Dat begint met bewustwording, en daar zijn we nu al een heel eind mee. Zo’n stoelmassage klinkt als een lokkertje, maar helpt mensen wel om te voelen dat hun rug misschien wel erg vast zat en dat ze daar beter op willen letten.’
Bader: ‘Uiteindelijk zou je dat ook terug willen zien, bijvoorbeeld in een dalend ziekteverzuim.’ Van Driel: ‘En in de cultuur. Dat je bijvoorbeeld eerder het gesprek aangaat met je teamleider als je eigenlijk niet zo goed in je vel zit of liever iets anders zou willen. En dat zo’n goed gesprek weer het begin is van energie en plezier.’
Het is heel inspirerend dat we vanuit BRUIS zoveel kunnen betekenen. We hebben nog nooit zo veel vragen gehad. Het geeft een gevoel van saamhorigheid.
Lessen Stichtse Vecht
Ook beginnen met BRUIS? Dit zijn de lessen van Stichtse Vecht:
- Bader: ‘Zet vooraf zo min mogelijk op papier. De werkelijkheid is vaak anders dan je denkt. Als je aan de gang gaat, heb je daar een beter beeld van en kun je beter bijsturen.’
- Van Driel: ‘Zorg voor een energieke start. Dat helpt om mensen te interesseren en erbij te betrekken.’
- Cuppen: ‘Kijk of je een projectteam kunt samenstellen met mensen die daar zelf helemaal voor kiezen. Dat levert veel enthousiasme op.’
Start je eigen BRUIS campagne
De wereld verandert, werk verandert en mensen veranderen ook. Het is van belang dat je als gemeentemedewerker gezond, vitaal en prettig blijft (samen)werken. Daarom heeft het A&O fonds Gemeenten de vitaliteitscampagne BRUIS ontwikkeld. Deze campagne kan je inzetten in jouw gemeente.
Meet juist nu de vitaliteit van je medewerkers
Door het coronavirus verandert er op dit moment veel. Een groot deel van de medewerkers werkt thuis. Anderen zijn juist enorm druk om de verspreiding van het virus tegen te gaan of kritische processen operationeel te houden. Dat vraagt veel van de fysieke en mentale fitheid van medewerkers. Juist om die reden is het goed om vinger aan de pols te houden en vitaliteit en werkplezier met elkaar bespreekbaar te maken.
