Gemeente Brielle is begonnen met het A&O project Grip op Loslaten. Deelnemer Machteld Üstün (hoofd van de binnensport- en culturele accommodaties): “Ik heb nu al geleerd om je eigen oordeel los te laten en echt te luisteren.
Tijdens het A&O fondsen Festival van 1 oktober 2020 gaven Anne-Marie Kraak en Nicolette van Waart een webinar over dit project Grip op Loslaten in Brielle. Kijk hier hieronder terug.
Dat is soms best lastig.” Collega Hugo Neppelenbroek (hoofd bestuurlijke zaken en middelen): “Het systeem dat ‘Grip op Loslaten gebruikt, maakt dat je veel minder vanuit je eigen kokertje gaat denken. En om gewoon wat minder vooringenomen te zijn.”
Fusie buurtgemeenten
Brielle was al bezig met organisatieontwikkeling. Aanleiding was een voorgenomen ambtelijke fusie met twee buurgemeenten die toch niet doorging. Hugo: “Dat heeft veel tijd en energie gekost, maar daarna moesten we weer naar onszelf gaan kijken. Als je je huis aan het verkopen bent, dan ga je niet elke maand de dakgoot legen. Onze organisatie kende dus wel wat achterstallig onderhoud. Het ging goed, maar we wilden beter.
Toen zijn we tegen A&O fonds opgelopen. Buurgemeente Westvoorne had A&O-fonds uitgenodigd om voor hun leidinggevenden een presentatie te houden. Daar was ook onze projectleider Opgavengericht bij aanwezig. Zij had meteen het idee dat deze methodiek ook heel goed zou passen bij onze eigen organisatieontwikkeling en heeft A&O fonds ook in Brielle uitgenodigd.
Na een presentatie van A&O fonds was de kerngroep - die bezig is met de organisatieontwikkeling - direct enthousiast: “Het enthousiasme zat met name in de nieuwe manier van werken. Dat je goed nadenkt over hoe je samen een opdracht of een opgave formuleert en uitvoert, met ‘echte participatie’. De voorbeelden die toen werden gegeven, waren heel erg aansprekend. We zagen kansen voor onze organisatie, maar zeker ook voor gemeente Brielle.”
Dit project is een kans voor de organisatie om veel integraler te gaan werken en het is een kans om echt met participatie aan de slag te gaan.
Positieve weerslag
Machteld: “Waar we straks ook uit komen, het is belangrijk dat we als gemeente goed gesteld staan en weten wat we wel en niet aankunnen. Er komt steeds meer verandering op ons af. Als je jezelf blijft ontwikkelen, dan heeft het ook een positieve weerslag op de organisatie. Dit project komt meerdere doelen ten goede.”
Hugo: “We hebben een puzzel gemaakt van wat we allemaal doen binnen de organisatie om weer verder te komen. Aan de hand van de thema’s de basis op orde, professionaliserenen opgave gericht werken. Dit traject is een van die puzzelstukjes die daar heel goed in past. We hebben nu een sectorale organisatie, dat is goed geweest, maar zorgt soms voor wat verzuiling. Onze huidige en toekomstige opgaven zullen we steeds breder moeten oppakken en niet meer vanuit één taakgebied, bijvoorbeeld hoe we omgaan met arbeidsmigranten. Dit project is een kans voor de organisatie om veel integraler te gaan werken en het is een kans om echt met participatie aan de slag te gaan.”
Geen vooraannames
Machteld: “Voorheen hadden wij al een oplossing of een idee in ons hoofd en dat werd dan getoetst. Mensen konden aangeven wat ze ervan vonden. Het was zeker mogelijk om hun mening te geven of ideeën aan te dragen, maar eigenlijk lag dat plan er al. Via dit traject leren we dat we eigenlijk geen oordeel of oplossing mogen hebben. Als we ergens wat mee moeten of willen, dan hopen we dat de samenleving met elkaar tot een oplossing komt. Iets waar wij binnen de gemeentelijke organisatie dan weer mee aan de slag kunnen. Dit leert ons om veel meer zonder oordeel en zonder al richting te geven iets neer te leggen in de samenleving en hen te bevragen waar ze behoefte aan hebben. Geen vooraannames dus.”
Dat is best een ingewikkelde exercitie geven Hugo en Machteld lachend toe. Hugo: “Je denkt vaak dat je wel weet waar je uit gaat komen.” Machteld: “Toch zullen we in de toekomst misschien wel verrast worden, zoals bijvoorbeeld bij de omgevingswet. Het mooie zou zijn als mensen iets willen waar wij nog nooit aan gedacht hebben. Als men daar blij van wordt, dan moeten we toch kijken -binnen de kaders van wetgeving- of we daaraan kunnen voldoen.”
Energie en enthousiasme
Er wordt stevig getraind om het nieuwe werken onder de knie te krijgen. Hugo: “We zijn op 14 oktober begonnen en we hebben nu al vier trainingsdagen gehad en vijf begeleidingssessies.
Voor de deelnemers was het best moeilijk om los te laten. Machteld: “Het heeft wel even geduurd voordat het landde bij iedereen. We gingen er natuurlijk allemaal blanco in. In het begin hadden we wel zoiets van: waar gaat dit naartoe? Gaan we er iets aan hebben? Heeft het nut? We willen natuurlijk allemaal concreet iets in handen hebben, dat was bij de start helemaal niet zo. Daar moesten we aan wennen.”
Hugo: “Het levert ook best wel energie en enthousiasme op.”
Machteld: “Ja, dat ga je nu heel concreet merken. Eerst wordt natuurlijk de theorie aangereikt en dat landt nu. Je gaat het in het geheel zien. Nou moeten we het gaan doen.”
Hugo: “Tijdens de trainingen komen twee dingen telkens weer terug: goed het probleem, doel en hoofdvraag definiëren en zonder vooringenomenheid en aannames iets ingaan.”
Machteld: “Jouw definitie van een probleem hoeft niet te betekenen dat het ook de definitie van het probleem van iemand anders is.”
| Inwoners: | ongeveer 17 duizend |
|---|---|
| Aantal fte’s: | ongeveer 150 |
| Aantal deelnemers: | 16 |
| Soort deelnemers: | leidinggevenden en medewerkers |
Actueel onderwerp
De gemeente heeft ervoor gekozen om niet alleen leidinggevenden, maar ook medewerkers mee te laten doen. Inmiddels zijn er twee groepen. Hugo buigt zich met zijn groepsleden over een externe vraag: Welke ambities hebben belanghebbenden voor hun leefomgeving, waarmee een passende vertaling naar de Omgevingsvisie kan worden gemaakt? De twee groepen hebben bewust gekozen voor actuele onderwerpen. Hugo: “We doen dit niet om onszelf bezig te houden. Het kost heel veel tijd, dus het moet ook wel wat opleveren. Die Omgevingswet komt er sowieso aan, daar moeten we hoe dan ook iets mee. Als je dan -door dit project- de ambitie hebt geformuleerd, dan heb je ook een goed kompas voor heel de verdere invoering van de Omgevingswet.”
En Machteld onderzoekt met haar groep een interne vraag: Hoe organiseren wij mensen en processen zo dat wij kunnen omgaan met de continue veranderende behoeften?
Toekomstige ontwikkelingen
Met ongeveer 150 ambtenaren doet dik tien procent van de Brielse medewerkers mee aan het project en die zitten verspreid over alle verschillende afdelingen. Machteld: “Volgens mij wordt er toch nu soms gedacht: ‘Dat clubje daar, wat doet dat allemaal?’ Het is heel belangrijk dat we onze collega’s goed op de hoogte houden. We krijgen nu de gelegenheid om dingen te veranderen in onze organisatie.. Het is heel fijn om dat juist met alle collega’s samen te doen.”
Maar ook de Briellenaren moeten profiteren. Hugo: “Dat ze zich gehoord voelen.”
Machteld: “Dat ze betrokken worden, echt een stem hebben in toekomstige ontwikkelingen. Wat je nu soms hoort is: ‘het is allemaal een wassen neus, zo’n bijeenkomst, want de gemeente heeft toch al z’n standpunt bepaald, het is nog even voor de vorm’. Nee, straks kunnen ze echt hun stempel ergens op drukken. Lachend: “Dat zal wel niet altijd lukken, maar dat proberen we.”
Hugo: “We hebben ook met elkaar afgesproken dat het niet erg is als bepaalde dingen niet voor elkaar komen. Maar het is belangrijk dat je goed moet luisteren naar wat er daadwerkelijk gebeurt en wat de wensen zijn. Ook als het misschien minder in het gemeentelijk standpunt past.”
Grip op Loslaten
Meer over het leerprogramma Grip op Loslaten en het project Wij Werken? Klik hieronder om meer te lezen.
