Gemeente Katwijk is een van de koplopers in Nederland als het gaat om het onderzoeken van de mogelijkheden van AI in hun bedrijfsvoering. Sinds enkele maanden draaien ze een pilot met Microsoft 365 Copilot. Steven Shukrula (ICT-/AI-adviseur bij de gemeente) en Iwan Westdijk (recruiter bij de gemeente en pilot-deelnemer) vertellen graag wat Copilot is, hoe ze hun pilot insteken en wat ze tot nu toe aan resultaten behaalden in hun dagelijkse werk.
Verschilmakers in Digitale Transformatie
Dit verhaal hoort bij onze verhalenseries over de verschilmakers bij gemeentelijke organisaties. A&O fonds helpt gemeenten bij de ontwikkeling en professionalisering als werkgever en bij de ontwikkeling en groei van medewerkers. A&O fonds is er voor de verschilmakers.
Intelligentie-assistent
Microsoft 365 Copilot is de kunstmatige intelligentie-assistent van Microsoft. Het helpt de gebruiker in het samenvatten, plannen, samenvoegen of creëren van content binnen en tussen andere apps als Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. Maar deze opsomming doet geen recht aan de vele mogelijkheden om sneller en efficiënter te werken. Microsoft heeft de tool vorig jaar beschikbaar gesteld aan 600 bedrijven wereldwijd; het early adapters program.
Steven: “Het Microsoftplatform staat bij ons centraal in onze IT-bedrijfsvoering. We hebben een goede relatie met onze softwareleverancier en zij weten dat wij een innovatieve gemeente zijn, maar ook een kritisch partner. Dat maakte dat wij, naast de gemeente Amsterdam, werden uitgekozen om als een van 600 deelnemers een pilot te draaien.”
Arena-model
“We werken in onze pilot met het arena-model”, legt Steven uit. Een arena heeft in het midden een speelveld, daar zitten onze operationele deelnemers. We hebben een dwarsdoorsnede gemaakt van onze gemeente en vanuit verschillende disciplines mensen benaderd. Inkoop, griffie, HRM, van alles.
Naast deze operationele deelnemers vind je op de eerste ring van het stadion onze security officer, iemand voor de AVG, de ondernemingsraad, onze arbeidspsycholoog en onze interne communicatieadviseur. Zij hebben de opdracht: bevraag ons kritisch. De derde groep zijn mensen die vanuit interesse het project willen volgen. Door de pilot in deze vorm te draaien, houd je de controle. Als je struikelt, struikel je veilig in de arena.
Als je met AI aan de gang gaat, doe het gecontroleerd, gecentraliseerd en transparant.
Angst en enthousiasme
Binnen onze organisatie zijn er twee sentimenten merkbaar. Aan de ene kant angst, dit kan ontstaan vanuit kennis (het gevaar zien), of vanuit onwetendheid en bang zijn dat het werk wordt geautomatiseerd. Daarnaast zien we mensen die enthousiast zijn en mogelijkheden zien. Het is voor beide groepen belangrijk dat we niks geheimzinnigs doen; transparantie en communicatie staan voorop. De OR is daarom nauw betrokken en neemt ook actief deel aan de pilot.”
Veilig een pilot draaien
Steven: “We zijn op zoek naar functionaliteiten die Copilot biedt binnen onze operationele werkzaamheden. Maar de pilot gaat ons ook leren binnen welke kaders we het kunnen toepassen. Hierbij staan security, privacy en de invloed op de werkzaamheden van de gemeente zelf natuurlijk centraal. We hebben de pilot zo ingericht dat we het centraal en gecontroleerd houden. Ethiek staat hoog in het vaandel. Alleen mensen die meedoen met deze pilot hebben een licentie. En natuurlijk draait Copilot in onze eigen afgeschermde en beveiligde omgeving binnen de Microsoft cloud, veiligheid boven alles. De deelnemers werken met use cases waarin ze experimenteren. Ze rapporteren alles wat ze tegenkomen, dat is echt een voorwaarde. Als je iets ziet wat je normaal niet zou mogen zien: meld het! We leren van elkaar en delen functionaliteiten die we kunnen toepassen.
De hele pilot is voor ons een geleidelijk traject, waarbij we continu de vraag stellen: kan dit, mag dit? Het gaat niet om snelheid, maar om kwaliteit en zorgvuldigheid.”
Wat kun je als gemeente met Copilot?
Iwan: “Ik wilde graag deelnemen. Ik ben erg geïnteresseerd in allerlei vormen van kunstmatige intelligentie. Ik kijk als gebruiker naar digitale vooruitgang. Copilot heeft me echt verrast met wat het kan. Als ik een overleg heb en ik vraag om dit voor te bereiden, maakt Copilot een complete agenda voor het overleg. Hij haalt informatie uit mails en uit mijn agenda en ziet wat er is besproken. In een minuut heb je je voorbereiding klaar.
Overleggen uitschrijven
Teamsoverleggen laat ik uitschrijven. Als ik even weg moet en ik kom na tien minuten terug, kan ik vragen wat ik in mijn afwezigheid heb gemist en welke vraag ik nog moet stellen. Vaak komt Copilot dan met scherpe suggesties.
Vanuit mijn rol als recruiter ben ik ook volop aan het experimenteren. Zo heb ik ChatGPT een aantal zeer realistische cv’s laten genereren. Met verschillende leeftijden en werkervaring. Het zijn cv’s die je als recruiter volledig herkent. Ik wilde kijken of Copilot cv’s kan analyseren door bijvoorbeeld de vraag te stellen ‘maak uit alle sollicitanten een overzicht van gemeentelijke ervaring, of ‘past de motivatie bij wat wij belangrijk vinden?’. Dit kan zowel verhalend, of in bullet-points. Prachtige overzichten die veel tijd schelen.”
Mens aan het roer
Steven: “Daar wil ik graag op aanhaken. We houden altijd ‘human in the loop’. De mens beslist. Je hebt systemen die autonoom beslissingen nemen. Maar Copilot beslist niet, het ondersteunt ons. Copilot maakt misschien een overzicht, of een top-zoveel, maar wij als mens maken een keuze, we houden continu toezicht.
De mens houdt de verantwoordelijkheid over de output van de AI-toepassing.
Dit zie je ook terug bij onze communicatie naar buiten. We communiceren met onze inwoners op B1-taalniveau en gebruiken daarbij een intensief en prijzig systeem. We doen nu een proef met Copilot. Dat start met ‘weet Copilot wat B1 is?’. Dat bleek goed te gaan. We hebben nu een lezerspanel, de ene helft krijgt onze brieven via het oude systeem, de andere helft via Copilot. Wat de systemen genereren moet niet alleen leesbaar zijn, maar ook inhoudelijk volledig. Daar hebben we continu een menselijke kwaliteitscheck op. Als je het te veel loslaat, krijg je technologische afhankelijkheid. Dat willen we absoluut niet.”
AI is ten opzichte van andere technologische revoluties een heel bijzondere. De verwachting is dat het ook impact zal hebben op de gespecialiseerde rollen.
Voortgang
De gemeente geeft op 1 juli aan of ze verder willen met de pilot. Voor nu zijn de resultaten veelbelovend. Iwan: “Ik zou graag iedere recruiter oproepen om met kunstmatige intelligentie te gaan spelen. Wacht hier niet te lang mee, want dan loop je straks jaren achter in ontwikkeling.”
“Veel bedrijven waren bang dat het te snel gaat”, stelt Steven, “Maar het is niet meer te stoppen. Het is het beste om er zelf onderdeel van te zijn. Als je ermee aan de slag gaat, doe het gecontroleerd, gecentraliseerd en transparant. En betrek met name de kritische mensen. Hoe we met deze nieuwe technologie omgaan, dat bepalen we nog steeds zelf. Gelukkig!”
NB: alle schermafbeeldingen (op foto’s) van cv’s bevatten door AI gegenereerde namen en functies. Er worden geen persoonsgegevens getoond van bestaande mensen.
Ik zoek graag naar mogelijkheden die niet standaard zijn.
Over Microsoft 365 Copilot
Microsoft ontwikkelde een kunstmatige intelligentie toepassing die naadloos samenwerkt met de programma’s van Microsoft 365, zoals Word, Excel, Powerpoint, Outlook en Teams. Voor meer informatie, klik op deze link van Microsoft.
Over de pilot
Bij de gemeente Katwijk werken ongeveer 600 mensen. De gemeente is door Microsoft benaderd om een pilot te draaien met Microsoft 365 Copilot.
De gemeente draait de pilot in een arenamodel. Het model heeft een speelveld, waar de deelnemers zitten die met de nieuwe tool experimenteren. Deze deelnemers zijn een dwarsdoorsnede uit de organisatie op het gebied van diversiteit.
Op de tribunes zitten de overige betrokkenen. Op de eerste ring zitten de mensen die vanuit hun expertise toezicht houden op privacy, AVG en ethiek. Ook vind je hier de ondernemingsraad. Op de andere ringen zitten overige geïnteresseerden.
In de pilot zitten zo’n 45 mensen ‘in de arena’, waarvan 12 op het speelveld. Binnen de use cases wordt geëxperimenteerd met de inzet van Copilot, waarbij continu wordt gecontroleerd of het werk en de uitkomst voldoet aan de gestelde kaders op het gebied van privacy en security.
Tips
- Zorg dat je de ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie blijft volgen, als je te lang wacht, mis je de boot.
- Betrek de ondernemingsraad in je pilot.
- Werk gecontroleerd, gecentraliseerd en transparant.
- Probeer, experimenteer en oefen met het geven van de juiste opdrachten. Al doende leert men.
- Blijf al mens altijd eindverantwoordelijk. De tool is een hulpmiddel.
Lessons learned
- Pak het serieus op, dus doe het er niet even bij.
- Zorg voor voldoende kennis in huis. Dit is een lastige want het is een nieuwe technologie.
- Zorg voor voldoende capaciteit voor de deelnemers.
- Blijf het tempo behouden.
Meer informatie
Op de website Ibestuur vind je een stappenplan om aan de slag te gaan met kunstmatige intelligentie in jouw organisatie.
