De gemeente Almere heeft in 2023 met de pilot ‘Focus op Inzetbaarheid’ het thema duurzame inzetbaarheid intern op de kaart gezet. Met een bottom-up benadering geeft de gemeente middels gesprekken daarbij eigenaarschap aan de medewerkers. We schoven aan tafel met vier collega’s van de gemeente Almere; Gert Zwart (adviseur inzetbaarheid) vertelt over de pilot vanuit zijn rol binnen HRM-JZ. Bart Smallenbroek (leidinggevende) en Lydia de Vries en Vincent van der Ham (allebei sociaal rechercheur), werken bij de afdeling Werk & Inkomen. Zij lichten de pilot graag toe vanaf de werkvloer.
Verschilmakers in Duurzame inzetbaarheid
Dit verhaal hoort bij onze verhalenseries over de verschilmakers bij gemeentelijke organisaties. A&O fonds helpt gemeenten bij de ontwikkeling en professionalisering als werkgever en bij de ontwikkeling en groei van medewerkers. A&O fonds is er voor de verschilmakers.
Gert: “Ons team ‘Arbo en Inzetbaarheid’ is in 2021 op volle sterkte gekomen. Met het nieuwe team zijn we aan de slag gegaan met de vraag ‘hoe kunnen we onze collega’s ondersteunen om eigenaarschap te nemen over hun eigen duurzame inzetbaarheid’. Samen met de managers zagen we dat de meldfrequentie en het verzuim op een aantal afdelingen toenamen.
Op basis van deze gegevens en managementgesprekken hebben we als adviseurs inzetbaarheid een product ontwikkeld: ‘Focus op Inzetbaarheid’. Dit product bestaat uit het trainen van managers en het begeleiden van gesprekken tussen managers en medewerkers waarbij een gesprekformulier met vragen, die betrekking hebben op de duurzame inzetbaarheid van de medewerker, verplicht moet worden voorbereid door de medewerker. In 2023 hebben we van februari tot augustus met drie afdelingen - Burgerzaken, Zorg & Welzijn en een deel van Werk & Inkomen - een pilot gedraaid met dit product.”
Gesprekken
Gert vervolgt: “Om management te ondersteunen in het voeren van gesprekken met hun medewerkers, hebben we gespreksformulieren met een aantal vragen ontwikkeld. Daarna hebben we de werkorganisatie betrokken bij onze plannen. We gaven presentaties aan het managementteam en medewerkers over duurzame inzetbaarheid en het hoe en waarom van onze pilot. Samen met de managers van de betrokken teams hebben we gekeken welke medewerkers in aanmerking zouden komen voor een gesprek over hun duurzame inzetbaarheid.
We kunnen niet alles oplossen, maar maken het zo wel bespreekbaar.
In eerste instantie zijn we hierbij uitgegaan van medewerkers met een verzuim meldfrequentie van minimaal drie ziekmeldingen in 12 maanden. Het gesprek is nadrukkelijk geen ‘foei’-gesprek, maar het is een stukje zorg over de meldingsfrequentie. Wellicht is er een onderliggend probleem waar we als organisatie mee aan de slag kunnen. De gesprekken waren heel zinvol. Soms rolde er een werkplekonderzoek uit, een loopbaantraject of scholing. Ook konden we ondersteuning bieden vanuit bedrijfsmaatschappelijk werk of de bedrijfspsycholoog.
Bij sommige medewerkers is er sprake van een gezinssituatie die op dat moment extra aandacht vraagt. Duurt dat te lang, dan kan dit verzuim veroorzaken. We willen met deze manier van werken medewerkers bewust maken van hun eigen duurzame inzetbaarheid en daar waar dat mogelijk is ondersteuning bieden. Eigenaarschap is daarvoor de sleutel. Immers, voorkomen is beter dan genezen. De toegevoegde waarde zit vooral in het actueel houden van de uitkomst en de actiepunten die in het gespreksformulier zijn opgenomen door de manager en de medewerker.”
Waardevolle pilot voor managers
Bart: “HRM heeft me goed ondersteund bij het voeren van de gesprekken. Het was goed om dit in eerste instantie samen met hen te doen. Gert heeft meer afstand tot de mensen en heeft specialistische kennis. Zo’n gesprek wordt dan vanzelf diepgaander. Ik leerde nieuwe gesprekstechnieken en werd me bewuster van signalen in mijn team. Ik voer nu andere gesprekken dan dat ik voorheen deed. Ik stel andere vragen en er komen ook meer behoeftes naar boven. We praten nu niet voornamelijk over werk, maar ook veel meer over hoe je in je vel zit, hoe je werk-/privébalans is en hoe het staat met je vitaliteit. Heel waardevol.”
Geleerde lessen uit de pilot
Gedurende de duur van de pilot leerden ook Gert en het managementteam elke dag bij. Het ene team bleek dolenthousiast over de opzet, anderen waren wat sceptisch. Sommige deelnemers vonden vooral de insteek lastig, uitgekozen worden op het aantal ziekmeldingen.
“In het begin was ik wantrouwend”, geeft Vincent eerlijk aan. “Het voelde toch als een controle-instrument. Gelukkig was er een goede inleiding in ons werkoverleg. Wat ik lastig vond is dat de organisatie niets aan mijn ziekte kan veranderen, toch werd ik op gesprek gevraagd. Ik zag het nut niet zo. Het gesprek was wel prettig, daar kan ik niks van zeggen.”
Lydia knikt: “Ook mijn ziekmeldingen waren pure pech, ik begreep dan eerst ook niet goed waarom ik werd uitgenodigd, totdat duidelijk werd dat het om een verzuimfrequentie van drie of meer ziekmeldingen ging. Ik vroeg me wel af waarom de verzuimfrequentie de leidraad was, maar de ziekteduur zelf niet, want de frequentie vind ik in mijn geval minder zeggen dan een mogelijke aanleiding van een ziektemelding en de duur van het verzuim. Maar het gesprek was heel fijn en ik merkte dat het ook een opening gaf om in vertrouwen meer dingen te zeggen die je misschien eerder had willen zeggen, maar niet deed. Mocht ik uitvallen, dan weet Bart wel wat er speelt.”
Ik heb nieuwe gesprekstechnieken geleerd en ben me bewuster van signalen in mijn team.
Gert vult aan: “Het is fijn dat ze dit aangeven, dat is ook de meerwaarde van een pilot, kunnen bijsturen en leren. We willen de gesprekken niet insteken als controle of een tik op de vingers voor ziekmeldingen. Maar mensen voelden dat wel zo, merkten we, dus we benadrukken nu extra aan de voorkant wat ons doel is. En ook met de verwachtingen zijn we aan de slag gegaan. Het belang van de eigen regie bij de medewerker schuiven we meer naar voren. We hebben geen kant en klare oplossingen voor mensen, maar we gaan samen in gesprek over wensen en wat iemand nodig heeft. Die insteek is soms best wennen.
Alle gegeven input is heel waardevol, we hebben nu ook de verzuimduur meegenomen in onze signalering. En de leidinggevenden benaderen nu ook zelf medewerkers waar ze zorgen om hebben, of waar ze eens mee de diepte in willen. Dat laatste lezen we ook terug in de evaluaties, dat managers het fijn vonden om het welzijn van de medewerker centraal te stellen.”
Ik begrijp het doel van de pilot nu beter. Bart en ik voeren nu vaker gesprekken over mijn toekomst.
Mensen veerkrachtig maken
De managers van de pilotafdelingen voeren de gesprekken met hun mensen nu zelfstandig. Waar nodig mogen ze gebruik maken van de expertise van HRM. Inmiddels zijn ook andere afdelingen aangehaakt en vanaf deze zomer gaat de hele organisatie op deze manier werken.
Gert: “Ik ben er trots op dat onze pilot in de praktijk zo mooi werkt. We hadden zelfs een afdeling waar een medewerker op basis van verhalen van anderen zó enthousiast was dat zij zelf een gesprek aanvroeg. We zien ook de verzuim meldfrequentie dalen. Als je de energie terug kunt brengen bij mensen, maakt dat ze veerkrachtiger. Daar doen we het voor!”
De gesprekken gaven een opening om in vertrouwen dingen te zeggen die je eerder misschien had willen zeggen, maar niet deed.
Cirkel van DI (model): Dialoog en Participatie
Duurzame inzetbaarheid is een begrip dat veel omvat. Van abstract en divers tot klein en tastbaar. A&O fonds Gemeenten heeft dit thema gevat in een eigen model van duurzame inzetbaarheid, de Cirkel van DI (zie afbeelding). Binnen dit model gaat het in het bovenstaande verhaal (vooral) om Participatie (organisatiekant), Gezond werken (medewerkerskant) en vooral ook de Dialoog hierover om dit samen mogelijk te maken. Wil je meer weten over dit DI-model en hoe zelf met duurzame inzetbaarheid aan de slag te gaan in jouw organisatie? Neem dan een kijkje op de onderstaande pagina op onze website.
Over de gemeente Almere
Bij de gemeente Almere werken zo’n 2200 medewerkers, verdeelt over 20 afdelingen.
Over de pilot
De gemeente Almere is in 2023 gestart met de pilot ‘Focus op Inzetbaarheid’. Door het trainen van leidinggevenden en het begeleiden van gesprekken tussen leidinggevende en medewerker, wordt de achtergrond van verzuim duidelijker. De aanpak is gericht op eigenaarschap bij de medewerker, het regie voeren over verzuim, loopbaan en toekomst.
Leidinggevenden voeren in deze pilot gesprekken over werk, maar ook over vitaliteit, de werk-/privébalans en de wensen voor de toekomst.
Drie afdelingen hebben in 2023 meegedaan met de pilot. In het laatste kwartaal van 2023 heeft de afdeling HRM de uitkomsten gepresenteerd aan de VGWM-commissie van de OR. Zij waren zo enthousiast dat ze vroegen om de werkwijze over de hele organisatie uit te rollen. Vanaf 2024 is het product uit de pilotfase en wordt eerst aandacht besteed aan de afdelingen met een te hoge verzuim meldfrequentie. Deze manier van gespreksvoering wordt in de zomer van 2024 over de hele organisatie uitgerold.
Belangrijke bevindingen vanuit de gesprekken:
- De wensen vanuit de medewerkers die aan de pilot deelnamen liepen zeer uiteen. Van loopbaanoriëntatie tot ondersteuning op vitaliteit en de balans werk/privé.
- Ziekmeldingen kwamen ook regelmatig voort uit ziekte van partner of kinderen, of incidenten, waar eigenlijk zorg- of calamiteitenverlof voor opgenomen had moeten worden.
- Een groot aantal deelnemers werkten zoveel thuis dat ze het contact met de organisatie aan het verliezen waren.
- Belangrijke resultaten:
- Leidinggevenden zijn getraind in het voeren van verdiepende gesprekken.
- Frequent verzuim daalt, medewerkers melden zich minder vaak ziek.
- Bij één team is de meldingsfrequentie gehalveerd.
- Daling in kosten door minder verzuim (o.a. inhuur).
- Betere dossiervorming, acties m.b.t. duurzame inzetbaarheid worden vastgelegd.
Tips
- Geef vervolg aan de wensen die in de gesprekken naar voren komen, plan vervolggesprekken of bila’s in om hierop door te gaan.
- Communiceer duidelijk dat mensen niet hóeven te vertellen wat er speelt qua ziekte of thuissituatie.
- Automatiseer signalering van frequent middellang verzuim.
- Communiceer dat mensen ook zelf initiatief mogen nemen tot een gesprek. Eigenaarschap staat hierin ook centraal.
- Maak gebruik van de kennis van HR, maar ook van de goede band tussen leidinggevende en werknemer.
Lessons learned
- Mensen ervoeren soms toch controle of wantrouwen. Wees van tevoren duidelijk over het doel van de gesprekken en kijk goed hoe je het noemt.
- Neem ook de kritische noot van medewerkers mee in je pilot.
- De gesprekken zijn niet voor iedereen even belangrijk of passend, maar ze zijn wel een mechanisme om wellicht anderen te kunnen helpen.
- Schep niet te hoge verwachtingen.
- Duurzame inzetbaarheid is altijd maatwerk.
- Sommige mensen moet je juist remmen, eerder (deels) ziekmelden om latere uitval juist te voorkomen.
Meer informatie?
Gert Zwart
Email: gzwart@almere.nl
Telefoon: 0621 40 51 23
Community Duurzame inzetbaarheid
Duurzame inzetbaarheid is een begrip dat veel omvat. Het gaat over alles wat voor de medewerker nodig en voor de organisatie mogelijk is om met plezier het werk te kunnen blijven doen. Jij hebt daar ook een belangrijke rol in. Als aanjager op het brede thema duurzame inzetbaarheid of juist als HR-professional op het gebied van Leren en Ontwikkelen, Loopbaanontwikkeling en/of Gezond werken bij een gemeentelijke organisatie. Deze besloten community is daarmee speciaal voor jou bedoeld. Een community met de mogelijkheid om van elkaar te leren, te bevragen en elkaar vooral te helpen. Mis niks en meld je aan!
