Verandering in Control maakt financiën toekomstbestendig

Enorm groot, zo kun je de financiële uitdagingen bij gemeenten wel noemen. Dat is niet van gisteren of vorige week, maar eigenlijk al sinds 2015; het jaar van de decentralisaties. Sleeking: "Het sociaal domein staat bijvoorbeeld onder druk. Er zijn continu discussies over tekorten en bijdragen vanuit het Rijk. Dat op zich maakt het werk van controllers en directeuren financiën en bedrijfsvoering al ingewikkeld genoeg.

Dan hebben we het nog niet eens over de coronapandemie, die grote financiële en organisatorische gevolgen heeft. Daarbij komt de toegenomen digitalisering. Facturen gaan niet meer op papier, maar digitaal. Dat lijkt een kleinigheid, maar het betekent ook dat de mensen die die facturen inklopten, ander werk moeten gaan doen. En het betekent dat financieel directeuren en controllers zich kunnen ontwikkelen tot businesspartners van de gemeentesecretaris, door alle data te vertalen naar bruikbare informatie om een langetermijnvisie te formuleren."

Veel behoefte

Vorig jaar liet A&O fonds Gemeenten door Deloitte onderzoek doen onder gemeenten. Sleeking: ‘We vroegen of de verandering die ik net noemde inderdaad zichtbaar is en of er behoefte is aan ondersteuning.’ Het antwoord op beide vragen is ja. Veel willen het accent verleggen van het effectief uitvoeren van de administratie naar meer bedrijfseconomische analyses. Zodat ze college, directie en management goed kunnen adviseren. Ze hebben behoefte om die ontwikkeling te bespreken met collega’s van andere gemeenten. Zodat ze ervaring kunnen uitwisselen en kennis kunnen delen.’

Dat biedt het A&O fonds allemaal met een leernetwerk: Verandering in Control. Vanaf maart gaan concerncontrollers en directeuren en managers Financiën en Bedrijfsvoering in zeven bijeenkomsten aan de slag met een vraagstuk uit hun eigen organisatie. Ze worden daarbij begeleid door Meryem Kilic, partner bij Twynstra Gudde en Menno ter Wal, senior manager bij Deloitte. Kilic is ook voormalig gemeentesecretaris en oud-directeur van een uitvoeringsorganisatie van drie gemeenten. De drie belangrijkste thema’s uit het onderzoek door Deloitte vormen de kern van het leernetwerk.

Zóveel data

"Het eerste thema gaat over operationeel in control zijn’, vertelt Kilic. ‘Als je het hebt over big data en persoonsgegevens, denk je al snel aan de grote Amerikaanse techbedrijven. Maar gemeenten zijn óók eigenaar van gigantische hoeveelheden gegevens. Die moet je allereerst natuurlijk goed beveiligd bewaren en verwerken. Vervolgens is de vraag: hoe kun je die data omzetten in informatie?

Veel gemeenten maken nog geen gebruik van geavanceerde systemen. Ze lopen er tegenaan dat die moeilijk koppelen met hun huidige programma’s en dat hun mensen er nog niet mee kunnen werken. En dus hebben alle domeinen nog hun eigen systemen en Excellbestanden. Terwijl je juist toe moet naar solide bronnen, want pas dan kun je ook de volgende stap zetten: inspelen op de vragen van de inwoners. Die zijn van partijen als bol.com gewend dat je dingen met een druk op de knop dezelfde dag nog geregeld hebt. Dat verwachten ze ook van de overheid."

Financieel in control zijn

Het tweede thema hangt samen met het eerste: financieel in control zijn. Dat betekent vooral: je processen en producten op orde hebben. Van de meerjarenbegroting tot de planning-en-controlcyclus. Ook dat is voor veel gemeenten geen kleinigheid, omdat ze nog veel handmatig doen. Kilic: ‘Dat kost veel tijd, het is foutgevoelig en het maakt het lastig om te blijven sturen op je beleidsuitgangspunten. Als directeur van een uitvoeringsorganisatie merkte ik dat ook. Dan ontdekte je ergens halverwege het jaar dat je enorm moest bijsturen om binnen de begroting te blijven. Dat deden we dan en dan hielden we aan het einde vaak nog geld over. Dat lijkt mooi, maar feitelijk stuur je dan op de verkeerde dingen.’

Afdeling moeilijk doen

De eerste twee thema’s vormen de basis voor de derde: hoe ontwikkel je je als financieel directeur of controller tot businesspartner? Sleeking: ‘Collega’s zien financiën vaak als de afdeling die moeilijk doet. De club die zegt dat iets niet kan of mag.’

Kilic: ‘Dat komt ook doordat afdelingen niet of laat met elkaar in gesprek gaan. En áls ze met elkaar overleggen, begrijpen ze elkaar onvoldoende.’ Sleeking: ‘Terwijl je samen met geld meer geld en dus meer impact kunt maken. Je moet dan wel op tijd met elkaar om de tafel. Een projectleider moet eigenlijk meteen na de meicirculaire van het Rijk al op de stoep staan bij financiën: hoe gaan we dit doen? Kunnen we een klein beetje budget krijgen, zodat we een subsidieaanvraag kunnen doen bij het Rijk, en daardoor meer geld krijgen?’ Kilic: ‘Sámen vooruit denken, daar gaat het om.’

Verandering vormgeven

Het leernetwerk draait om de inhoud én om het proces. ‘Want ieder bedrijfsmatig vraagstuk is ook een veranderkundig vraagstuk, uiteindelijk moeten de mensen het doen’, zegt Kilic. ‘Daarom kijken we in het leernetwerk vooral ook naar het proces. Hoe ontwerp je interventies om dit in jouw organisatie te laten slagen, welke strategie werkt, wat is het verandertempo van je team, en wat betekent dit voor jouw handelen?’

Kilic: ‘Leidinggeven is in deze tijden ingewikkeld genoeg, laat staan leidinggeven aan een verandertraject. Hoe zorg je dat je de waan van de dag overstijgt en je blijft richten op de langetermijndoelen? Ook dat pakken we op. En er komen verschillende gastsprekers van pioniergemeenten om te vertellen over de kansen en uitdagingen in hun praktijk.’

Einde als startschot

Het einde van het leernetwerk is meteen het startschot voor het verder vervolgen van de verandering in de eigen gemeentelijke organisatie. Kilic: ‘Deelnemers maken tijdens het traject stapsgewijs een veranderplan, waarmee ze meteen aan de slag kunnen.’ Sleeking: ‘Daarbij zijn ze echt onderdeel van een netwerk geworden. Dus lopen ze in de praktijk ergens tegenaan? Willen ze weten hoe collega’s het aanpakken? Dan weten ze elkaar heel snel te vinden.’

Praktisch

Die praktische energieke inslag past precies bij A&O fonds gemeenten. Sleeking: ‘Uiteindelijk is onze missie om de vitaliteit en wendbaarheid van gemeentelijke organisaties en hun mensen te vergroten. Dat is geen theoretisch verhaal, maar iets dat je dóét, dichtbij de praktijk.

Daarom geven we in april tot en met juni ook vier webinars over het thema Verandering in control. Voor collega’s van de deelnemers om op gelijke vlieghoogte te komen, voor degenen die niet zo’n grote tijdsinvestering kunnen doen, en voor managers en directeuren die overwegen mee te doen aan een volgende editie. Voor hen zijn de webinars een opwarmer, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten.

Na die verschillende sessies gaan we in gesprek met de deelnemers: wat is een logisch vervolg? Welke onderwerpen mis je nog? Dan nemen we die mee voor de volgende keer. Zo bieden we echt maatwerk en sluiten we aan bij de dagelijkse praktijk.’ Meer weten of je inschrijven? Kijk dan op deze pagina.