Het is voor veel gemeenten lastig om jonge mensen aan te trekken en te behouden. Dit geldt helemaal voor kleinere en middelgrote gemeenten. Negen Utrechtse gemeenten besloten in 2023 de handen ineen te slaan en ontwikkelden samen een regionaal traineeship voor HBO- en WO-afgestudeerde young professionals. Sybren Engbers is een trainee van de eerste lichting van het programma. Jorike Olde Loohuis, coördinator van het traineeprogramma, vertelt graag met Sybren over het traineeship, om zo andere gemeenten te inspireren.
Verschilmakers in Leren en Ontwikkelen
Dit verhaal hoort bij onze verhalenseries over de verschilmakers bij gemeentelijke organisaties. A&O fonds Gemeenten helpt gemeenten bij de ontwikkeling en professionalisering als werkgever en bij de ontwikkeling en groei van medewerkers. A&O is er voor de verschilmakers.
Uniek concept
Jorike: “We zijn in 2023 gestart met de gezamenlijke werving van trainees voor ons programma. In september van dat jaar zijn er 13 trainees gestart bij de aangesloten gemeenten. En afgelopen september is er een lichting van maar liefst 16 trainees begonnen. Ik coördineer en begeleid het programma. Ik werk voor de gemeente Wijk bij Duurstede en word een dag in de week uitgeleend. Ik ben het eerste aanspreekpunt voor iedereen die iets doet in het programma. De trainees, de trainers, de coaches en begeleiders. Ook is er vanuit elke gemeente iemand van HR aangesloten in de projectgroep.
Ons traineeship is uniek, vaak zijn trainees in dienst bij één werkgever, zoals de provincie of een bureau. Bij ons zijn de trainees in dienst bij een van de negen gemeenten. Het programma doorlopen ze gezamenlijk. De trainees werken 32 uur bij hun eigen gemeente en op vrijdag zijn ze fysiek of digitaal samen voor een inhoudelijk programma. Tijdens de fysieke bijeenkomsten is elke keer een andere gemeente gastgemeente. Dat maakt het echt leuk, ze komen overal. Ze maken kennis met de gemeenten en soms geven collega’s of de burgemeester een introductie over hun eigen gemeente.”
Sybren vult gekscherend aan: “We hebben zelfs een ‘ranking de raadszaal’! Maar zonder dollen; die uitwisseling is echt heel mooi. Je leert laagdrempelig alle gemeenten kennen, je krijgt overal een rondleiding en je krijgt op een heel andere manier feeling met de gemeenten en de cultuur daar. Inmiddels ken ik bij elke gemeente wel mensen, zodat je laagdrempelig en informeel contact kunt opnemen.”
Soft skills
Het traineeship richt zich op de soft skills. Sybren: “Het gezamenlijke programma richt zich op vaardigheden die je in je werk gebruikt en die je op deze manier versnelt tot je neemt. Je kunt denken aan pitchen, adviseren, presenteren, projectmatig werken of managementstijlen. Maar ook gemeente specifieke informatie wordt behandeld; de begroting, of de organisatiestructuren. En uiteraard sparren we ook met elkaar over werkdruk, timemanagement en werk-privébalans.
Na een half jaar hebben we als trainees een praktijkopdracht van de gemeentesecretarissen gekregen. Deze richtte zich op arbeidsmarktkrapte binnen de regio. Tijdens die opdracht behandelen we projectmatig werken van A tot Z; opdrachtnemerschap, planning en rolverdeling. De overkoepelende opdracht had niet voor iedereen inhoudelijk met het werk te maken, maar we konden wel allemaal onze kwaliteiten inzetten. We hebben het resultaat met aanbevelingen gepresenteerd aan de gemeentesecretarissen en aan alle begeleiders, coaches en de nieuwe eerstejaars”
Jorike vult aan: “Na dit eerste jaar hebben ze eens in de drie weken contact met elkaar, intervisie, uitdiepen waar nog behoefte ligt. De trainers zijn heel flexibel, op basis van de wensen maken we de trainingen. We hebben bijvoorbeeld in het eerste jaar situaties nagespeeld met een acteur. Daar gaan we op verzoek een vervolg aan geven.
Het programma is helemaal toegepast op wie wij als gemeenten zijn. Tegelijkertijd is het ook een relatief goedkoop programma. Elke gemeente levert de begeleiding en de coaches kosteloos. Ook is er vanuit elke gemeente een HR-professional lid van de projectgroep. Dat is de investering die je doet als gemeenten. Je bouwt het samen op en je levert het samen. Zo is het voor relatief kleine gemeenten ook makkelijker om trainees aan te nemen.”
Stel jezelf nieuwsgierig op. Omdat je in een ontwikkeltraject zit, kun je alles aan mensen vragen.
Logische stap
Sybren: “Ik heb mijn afstudeerstage bij de provincie gedaan. Het was een logische stap om bij de overheid te solliciteren na mijn afstuderen. Het is binnen mijn vriendenkring heel gebruikelijk om in een traineeship te stappen en persoonlijke ontwikkeling aan te gaan. Bij mijn sollicitatie had ik hier een goed gevoel, het klikte. Nog binnen mijn traineeship ben ik doorgestroomd naar een vaste baan. Als planoloog, waar ik ook voor heb gestudeerd.”
Uitdagingen
Jorike: “De grootste uitdaging is om te komen tot een programma waar je met alle gemeenten achter staat. Negen gemeenten betekent negen verschillende werkgevers. De hoeveelheid begeleiding, vaste of tijdelijke contracten en inschaling zijn onderwerpen waarover we op één lijn moeten komen. In de projectgroep komen deze onderwerpen aan de orde, want je wilt immers wel elke trainee dezelfde kansen geven. Het programma geeft je als gemeente veel, maar je moet je er bewust van zijn dat je ook moet leveren. Zowel in de begeleiding van de trainee als vanuit HR in de projectgroep.
Zo is het voor relatief kleine gemeenten ook makkelijker om trainees aan te nemen.
De vrijdagen zijn echt heel leuk, het niveau van de trainees is hoog. Je moet ze niet aannemen om de gaten te vullen, het zijn volwaardige werknemers die nu al doorstromen naar stevige functies. Daar ben ik echt trots op. Het maakt dat we ons nu afvragen of we niet een dergelijk programma zullen ontwikkelen voor zij-instromers.”
Wees onbeperkt nieuwsgierig
Sybren heeft een belangrijke tip voor jong talent dat aankomende september mee zou willen draaien in het traineeship. “Stel jezelf nieuwsgierig op. Omdat je in een ontwikkeltraject zit, kun je alles aan mensen vragen. Dat je een trainee bent, geeft je de luxe om je breder te oriënteren dan dat je normaal zou doen. Je bent immers aangenomen om te leren. De organisatie geeft je de ruimte om te groeien, te ontdekken. Dat wordt ook echt gefaciliteerd vanuit het programma. Het is jóuw programma, haal alles eruit wat erin zit.”
Over het traineeship
Opzet
Het traineeship is een initiatief van de gemeenten Bunnik, De Bilt, Lopik, Nieuwegein, Stichtse Vecht, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden, Wijk bij Duurstede en Woerden. Het traject bestaat uit een twee jaar durend young professional programma dat de trainees samen doorlopen naast hun baan bij een van de aangesloten gemeenten.
De trainees hebben een afgeronde HBO/WO opleiding en hebben maximaal 2 jaar werkervaring. Ze zijn voor 32 – 36 uur werkzaam bij een van de aangesloten gemeenten in beleids- of staffuncties. Vier uur in de week, op vrijdagochtend, besteden ze aan (gezamenlijke) activiteiten en het ontwikkelprogramma van het traineeship. De trainees worden begeleid door trainers en een coach. Het programma wordt aangestuurd door een coördinator en door een projectgroep bestaande uit een HR-medewerker uit elke gemeente. Alle deelnemende gemeenten leveren de inzet van begeleiders, coaches en projectgroep om niet.
Inhoudelijk
Het eerste half jaar wordt gevuld met een inhoudelijk programma op het gebied van leiderschap, persoonlijke ontwikkeling, timemanagement, werkdruk en andere passende thema’s. Het tweede half jaar krijgen de trainees een regionale opdracht, die wordt samengesteld door een of meerdere gemeentesecretarissen. In deze opdracht komen allerlei onderwerpen die gerelateerd zijn aan projectmatig werken aan bod: opdrachtnemerschap, adviseren en presenteren. De trainees presenteren de opdracht met hun aanbevelingen aan de gemeentesecretarissen.
Het tweede jaar is deels ingevuld met intervisie en persoonlijke ontwikkeling, deels mogen de trainees zelf aangeven waarop ze verdieping willen.
In september 2023 zijn 13 trainees gestart met het programma, september 2024 waren dit er 16, het maximale aantal. Op dit moment start de inventarisatie voor de derde groep, die september 2025 hoopt te starten.
Tips
- Je moet als gemeente achter het hele concept staan. Het levert je veel op, maar je moet als gemeente ook investeren en je er bewust van zijn dat je zelf moet leveren. Mensen, kennis, tijd en HR.
- Het niveau van de trainees is hoog. Neem ze niet aan om de gaten te vullen, maar zet ze echt in als volwaardig werknemer. Je ziet ze mooie stevige functies invullen.
- Voor de trainees: maak gebruik van je positie. Wees onbeperkt nieuwsgierig en haal eruit wat je eruit wil halen. Dit is het moment.
Lessons learned
- De grootste uitdaging is om met alle gemeenten, elk met hun eigen organisatie, op een lijn te komen. Bijvoorbeeld afspraken over schaal, wel/geen jaarcontract etc.
- Let goed op de begeleiding. De ene trainee heeft een begeleider met veel tijd en ervaring, bij een andere trainee loopt dit anders. Monitor dit goed en stuur indien nodig bij, zodat ze allemaal dezelfde kans hebben.
- De mensen maken het programma; de trainees, de coaches, de trainers en alle betrokken collega’s.
