De opkomst van hybride werken heeft de manier waarop we werken veranderd. De verdeling van thuis en op kantoor werken is hier een belangrijk onderdeel van. Terwijl er veel voordelen zijn, zoals meer flexibiliteit en betere balans tussen werk en privéleven, brengt het ook belangrijke lange termijn gevolgen met zich mee voor zowel werknemers als werkgevers.
Tekst: Bas Nieuwenhuijsen en Dave Schut
Dit artikel is ook verschenen in het Publiek Denken magazine. Speciaal voor het 30-jarig jubileum van A&O fonds Gemeenten heeft magazine Publiek Denken een special gemaakt.
Thuiswerkers werken veel meer taakgericht maar zijn minder bezig met leren en ontwikkelen, innovatie en met de organisatiecultuur. CfPB gaat onderzoek doen in de gemeentelijke sector waarmee we meer grip krijgen op hoe gemeenten met een andere blik naar de toekomstige inrichting van werk kunnen kijken of zelfs vacatures op kunnen afstemmen.
Grenzeloos samenwerken
Hybride werken (waarbij je afspraken maakt over waar, wanneer, hoe en met wie je werkt) heeft een vlucht genomen door de coronapandemie. Onze maatschappelijke opgaven maken het noodzakelijk dat we “grenzeloos” samenwerken met elkaar en met onze partners.
Hybride werken maakt dat gemakkelijker. Het is ook beter voor de organisatie en maakt die aantrekkelijker als werkgever. Niet voor niets dat hybride werken dus het uitgangspunt is geworden bij het rijk. ‘De mate waarin je hybride werkt, verschilt natuurlijk wel,’ zegt Marien den Boer, programmamanager van het rijksprogramma Hybride Werken. ‘Een gevangenbewaarder kan zijn werk nou eenmaal niet thuis doen,’ gaat hij verder, ‘maar in onze beleidsvisie, het perspectief dat we hebben opgesteld voor de jaren tot en met 2027, is hybride werken uitgangspunt voor de meeste ambtenaren en uiteindelijk zal het vanzelfsprekend zijn.’
Thuiswerkers verliezen een deel van hun werk uit het oog, zonder dat zelf door te hebben.
Onderzoek
‘Toen de pandemie uitbrak gingen we allemaal zo veel mogelijk thuis werken,’ zegt Den Boer. ‘We kregen vervolgens vanuit de ambtelijke top de vraag wat het effect daarvan zou zijn op de toekomst van werken bij het rijk. Dat zijn we gaan onderzoeken, door met 2500 mensen te praten in eigen kring en buiten de rijksorganisaties, zoals wetenschappers en bedrijven.
Op basis daarvan hebben we in 2020 een ambitie geformuleerd om “grenzeloos” samen te werken aan onze maatschappelijke opgaven. Daarvoor heb je middelen nodig. We hebben kantoren aangepast, IT-middelen verstrekt, vergaderzalen voorzien van schermen voor videovergaderen en tienduizenden bureaustoelen bij medewerkers thuis neergezet.’
Goede afspraken
Heel belangrijk is ook dat je in de teams waarin je werkt goede afspraken maakt, aldus Den Boer. ‘Wanneer werken we hybride, hoe doen we dat, hoe vaak en waar komen we fysiek samen? Je moet daarin bewust keuzes maken. Hybride werken is voor ons overigens geen doel op zichzelf. Maar onze maatschappelijke opgaven maken het noodzakelijk dat we grenzeloos samenwerken met elkaar en met onze partners. Hybride werken maakt dat makkelijker. Het is ook beter voor de effectiviteit van onze teams en organisaties en maakt ons als werkgever aantrekkelijker voor bestaande en nieuwe medewerkers.’
Uit cijfers blijkt dat hybride werken bij het rijk gemeengoed is en zal blijven.
Balans
‘In 2022 hadden we de basisvoorzieningen voor hybride werken staan,’ vertelt Den Boer. ‘Toen kwam de vraag: waar gaat het nu verder heen en wat is er dan nodig? Naast de monitoring die we hebben ingericht, zijn we aangehaakt bij het onderzoeksprogramma Werken in Transitie van het Center for People and Buildings (CfPB). Met deze onderzoeken houden we een vinger aan de pols en kunnen we anticiperen op de veranderende behoeften en ervaringen.’
Uit cijfers van het onderzoek blijkt volgens hem duidelijk dat hybride werken bij het rijk gemeengoed is en zal blijven. ‘We monitoren de ontwikkelingen en hebben ook eigen onderzoek laten doen naar de ervaringen van medewerkers. Grofweg kun je zeggen dat driekwart van de medewerkers maximaal de helft van de werktijd op kantoor wil zijn, de rest werken ze liever thuis. Die cijfers zijn de afgelopen jaren stabiel gebleven, dus we verwachten niet dat dit in de toekomst echt zal veranderen.’
Onderzoek in gemeenten
Het onderzoek van CfPB, waar al meer dan 17.000 respondenten in de publieke sector aan meewerkten, wordt straks ook onder gemeenten uitgevoerd. ‘Het is voor gemeenten heel interessant om zich straks te kunnen vergelijken met de rijksoverheid,’ vertelt Jacqueline Schlangen, directeur bij CfPB. ‘Ook gaan we regionale verschillen in kaart brengen, en verschillen tussen grote en kleine gemeenten.
We willen dit jaarlijks doen, zodat we op de lange termijn trends kunnen ontdekken.’ In de studie worden zogeheten locatie-gebruikersprofielen gepresenteerd. ‘Dat zijn zes categorieën: van de toegewijde thuiswerker tot de toegewijde kantoorwerker. Wat meteen opvalt is dat de toegewijde thuiswerker gemiddeld 50 jaar oud is. De gemiddelde kantoorwerker is een stuk jonger. Ook verrassend: 80 procent van de respondenten werkt twee dagen of zelfs nog minder op kantoor.’
Thuiswerkers draaien productie
Zo zijn er nog meer verrassingen, aldus Schlangen. ‘Wat we nu al hebben ondervonden – terwijl we daar niet eens naar op zoek waren – is dat er langzamerhand een verschuiving begint te ontstaan tussen de taken die mensen doen die veel op kantoor zijn, ten opzichte van mensen die vooral thuiswerken.
Uit ons onderzoek blijkt dat mensen die vaak thuis zitten, veel meer taakgericht werken. Oftewel: ze zijn vooral met primaire opdrachten bezig – productie draaien, zeg maar. Wat sterk minder wordt, is de interactie met collega’s. Hierdoor hebben ze minder invloed op wat er op teamniveau wordt besloten.’ Volgens Schlangen zijn we ten onrechte geneigd te denken dat het werk wel zo’n beetje hetzelfde blijft. ‘Velen doen alsof er nauwelijks iets verandert. En daardoor ontstaat er bijvoorbeeld zelden een gesprek over taken die misschien anders verdeeld zouden moeten worden.’
Minder leren en ontwikkelen
Ook andere thema’s verdwijnen voor thuiswerkers naar de achtergrond. ‘Ze zijn minder bezig met leren en ontwikkelen, met innovatie, met de organisatiecultuur. Wie vaak thuiswerkt, is grotendeels op zichzelf teruggeworpen. Die heeft niet eens door dat hij kansen mist om zich door te ontwikkelen, aan de hand van begeleiding en cursussen. Die is zich ook minder bewust van kwaliteitsfouten dan medewerkers die vaak op kantoor zijn, omdat hij alleen zijn eigen fouten ziet. De thuiswerker lijkt een blinde vlek te ontwikkelen. Dit wisten we al van onderzoek naar de coronaperiode, maar we zien nu dus dat dit probleem is gebleven.
Innovatie
Een organisatie functioneert op drie niveaus: organisatie, team en individu. Bij thuiswerkers raken die eerste twee niveaus achterop.’ Een ander punt is dat hybride werken ten koste kan gaan van innovatie, vult Den Boer aan. ‘In kennisorganisaties is dat niet zo makkelijk te meten, maar bij techbedrijven bijvoorbeeld is wel duidelijk dat productontwikkeling en R&D eronder kunnen lijden. We willen graag meer weten hierover.
Teveel zitten
Een andere keerzijde van het digitaal werken, is dat mensen zes tot acht uur per dag achter een scherm zitten. Is dat gezond en veilig?’ Schlangen wil helder zijn: het is niet zo simpel dat thuiswerkers hun taken niet goed uitvoeren. ‘Het gaat een laag dieper dan dat. Het is nog redelijk ongrijpbaar, en daarom is dit onderzoek zo belangrijk. Het echte werk is altijd breder dan een takenpakket, zeker bij publieke organisaties zoals een gemeente. Thuiswerkers verliezen een deel van hun werk uit het oog, en ook nog eens zonder dit zelf door te hebben. Leidinggevenden zien het ook niet altijd. Hierdoor ontstaat wrijving in teams.
Nieuwe taal
Wie vaak op kantoor zit, voelt dat er iets misgaat. Die zegt: kom wat vaker hier werken. Maar de thuiswerker denkt: waarom? Ik doe toch mijn werk? Niemand kan precies benoemen wat er onder de oppervlakte leeft. Dit is een van de dingen die wij voor gemeenten gaan onderzoeken. Zodat er langzamerhand een taal ontstaat om het hier samen over te hebben.’
Meer data
Den Boer ziet nog genoeg onderzoeksvragen en pleit ervoor dat andere overheden zich bij het programma Werken in Transitie aansluiten. ‘Hoe meer informatie, data, we vergaren, hoe beter we kunnen zien wat de ontwikkelingen zijn. We willen die kennis ook graag delen, ik ben erg benieuwd naar de verhalen achter die data.’
Schlangen hoopt dat gemeenten massaal aan het onderzoek meewerken. ‘Hoe meer deelnemers, des te leerzamer de resultaten. Op basis hiervan kunnen gemeenten met een andere blik naar de verschillen tussen thuiswerkers en kantoorwerkers kijken en daar takenpakketten of zelfs vacatures op afstemmen.
Maar ook andere onderwerpen worden onderzocht, zoals leiderschap, samenwerken en gezondheid. Door de samenhang van al die thema’s komen we via wetenschappelijke analyse op bijzondere en soms dus verrassende resultaten.
Het A&O fonds gaat onze monitor uitzetten onder alle gemeenten, en we hopen natuurlijk dat iedereen hem gaat invullen.’ Naast een rapport over alle gemeenten samen en de verschillen onderling, is het ook mogelijk om bevindingen over de eigen organisatie te verkrijgen.
Als een gemeente voldoende respons heeft, kan een eigen rapport worden besteld. Het is dan extra belangrijk om iedereen in die organisatie te motiveren om mee te doen.
