Veel gemeentelijke organisaties worstelen ermee: hoe voeren we structureel het goede gesprek over vitaliteit? In een goed gesprek laat je zien dat je iemand serieus neemt, kun je benoemen wat goed gaat en hulp aanbieden indien nodig. Dit draagt bij aan meer gemotiveerde en vitale medewerkers; win-win. Maar het is nog niet zo eenvoudig om als HR richting te geven aan de gesprekken die in de dagelijkse praktijk plaatsvinden. A&O helpt je op weg met een duidelijk kader en een stappenplan.
Wat is het vitaliteitsgesprek?
Vitaliteitsgesprekken voer je met alle medewerkers met als doel vitaliteit en inzetbaarheid te verhogen. Uitgangspunt is dat gezonde en florerende medewerkers gelukkiger en effectiever zijn. Nu en in de toekomst.
Waarom gesprekken met iedereen?
In het verleden werden vooral gesprekken met zieke medewerkers gevoerd (curatieve gesprekken) en soms ook met mensen wiens vitaliteit onder druk stond en dreigden te verzuimen (preventieve gesprekken). Vitaliteitsgesprekken voer je met iedereen onder het motto “Je hoeft niet ziek te zijn om beter te worden”.
Wat bespreek je?
Wat je bespreekt hangt af van wat er in jouw organisatie speelt en wat je doel is. Denk aan; werk-privé balans, werkplezier, werkdruk en stress, fysieke en mentale gezondheid, loopbaan en leren en ontwikkeling. In feite is alles bespreekbaar. Alles? Jazeker, het gaat immers om oprechte interesse tonen in het welzijn van de ander.
Hoe geef je het vitaliteitsgesprek vorm?
Je kunt het vitaliteitsgesprek op verschillende manieren vormgeven:
- Informeel, bijvoorbeeld als onderwerp in bila’s
- In een periodiek georganiseerd vitaliteitsgesprek, één of twee keer per jaar
- Als onderdeel van de bestaande gesprekscyclus/performance dialoog
- Met het hele team
Het hoeft niet bij één vorm te blijven. Een combinatie van bovengenoemde varianten werkt prettig. Bijvoorbeeld eerst een gesprek met het hele team over de vraag “hoe blijven we vitaal presteren in deze tijd van hybride werken” gevolgd door gesprekken met individuele medewerkers over persoonlijker aspecten.
Als je aansluit bij de bestaande gesprekscyclus is het gevaar overigens wel dat er een veelheid aan onderwerpen aan bod “moet” komen. Als je teveel wilt bespreken bereik je geen diepgang. Creëer dan liever ruimte op andere momenten.
Wie is verantwoordelijk voor vitaliteit en hoe kan HR ondersteunen?
Iedereen heeft de regie over zijn eigen vitaliteit. De leidinggevende vervuld een coachende rol door aandacht te geven, gesprekspartner te zijn, een spiegel voor te houden en daar waar nodig te helpen. Het gesprek insteken vanuit je meer hiërarchische rol als leidinggevende is over het algemeen minder effectief.
Op beleidsniveau zijn vitaliteitsbeleid en vitaliteitsgeprekken de verantwoordelijkheid van HR en Arbo afdelingen. Zij zorgen voor beleid en ondersteunen medewerkers en leidinggevenden met informatie, advies en training zoals gesprekvoering/performance dialoog.
Je kunt als HR een waardevolle rol vervullen als sparringpartner. Help leidinggevenden niet alleen bij het voeren van de gesprekken maar geef ook voorlichting over het palet aan interventies dat de organisatie beschikbaar heeft voor het stimuleren van vitaliteit. En moedig leidinggevenden ook vooral aan om onderlinge ervaringen uit te wisselen, bijvoorbeeld in een intervisie setting.
Dit artikel is met behulp van Suzanne Muns van Performance Dialogue tot stand gekomen. Suzanne Muns helpt organisaties bij het versterken van hun gesprekscultuur.
In 2022 geven we ruim aandacht aan het voeren van Het goede gesprek. Wil je hierin met ons meedenken? Mail dan voor 20 januari naar gezondwerk@aeno.nl.
Het voeren van een vitaliteitsgesprek is voor iedereen relevant. Toch worden de gesprekken nog bij weinig organisaties regelmatig gevoerd. Om het vitaliteitsgesprek structureel op de agenda van de gemeente te krijgen, helpen we je met een handig stappenplan.
1. Definieer het structurele vitaliteitsgesprek
Door de strategische relevantie scherp te maken (zoals bijdragen aan organisatieontwikkeling en ontwikkeling van medewerkers) en het thema te koppelen aan andere actuele thema’s (zoals talentontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en leiderschap), zorg je voor een solide onderbouwing, ook als er andere zaken veel aandacht vragen.
Vragen die bij deze fase horen:
- Hoe definieer ik vitaliteit en de structurele dialoog over vitaliteit?
- Wat is het doel?
- Wat wil ik bereiken?
- Welke beweging wil ik dat er ontstaat?
- Hoe sluit dit thema aan op strategisch niveau?
- Welke aanknopingspunten vind ik in het concernplan?
- Hoe sluit dit thema aan op tactisch niveau?
- Welke aanknopingspunten zie ik in de speerpunten van het HR beleid, onderzoeken onder medewerkers of RI&E?
2. Breng stakeholders in kaart en creëer draagvlak
Inventariseer het krachtenveld; breng stakeholders in kaart. Werk aan een breed draagvlak. Bepaal ook of je in de hele organisatie aan de slag gaat met vitaliteitsgesprekken of dat je een pilot gaat doen bij één van de organisatieonderdelen. Het laten groeien van eigenaarschap en enthousiasme heeft soms tijd nodig. Hou daar rekening mee.
Vragen die bij deze fase horen:
- Wie heeft er belang bij dit thema en vanuit welk perspectief?
- Hoeveel draagvlak is er bij de gemeentesecretaris en het DT/MT?
- Waar staat de medezeggenschap op dit punt?
- Wie zijn je ambassadeurs?
- Wie zou sceptisch kunnen reageren op dit initiatief?
- Wat is ervoor nodig om mensen te enthousiasmeren?
- Hebben we voldoende draagvlak in de hele organisatie of kunnen we beter met een pilot beginnen?
3. Ontwikkel een gespreksmodel en richtlijnen
Nu krijgt het proces vorm en inhoud. Ontwikkel een gespreksmodel en richtlijnen, aansluitend op bestaande processen zoals de HR-gesprekscyclus.
Vragen die bij deze fase horen:
- Welke aspecten van vitaliteit willen we belichten?
- Welk gespreksmodel past daarbij?
- Welke vragen willen we medewerkers stellen?
- Doen we dat in aparte vitaliteitsgesprekken of binnen de bestaande organisatiegesprekken zoals de HR-cyclus?
- Bespreken we vitaliteit een-op-een en/of in teams?
4. Ondersteun medewerkers en leidinggevenden
Zorg ervoor dat je het doel van de dialoog over vitaliteit helder communiceert. Kijk waar mensen zich op hun gemak voelen en op welk punt training en coaching nodig is. Bied ondersteuning met heldere communicatie, informatie en training.
Vragen die bij deze fase horen:
- Wat is het doel en is dat voor iedereen helder?
- Wat verwachten we dat gesprekspartners (medewerkers, leidinggevenden) moeiteloos op kunnen pakken?
- Op welk punt heeft men ondersteuning nodig?
- Welke coachings- of trainingsinterventies kunnen we inzetten?
- Welke rol vervult HR in deze fase?
5. Blijf vernieuwen, inspireren en motiveren
Om de gesprekken duurzaam in te bedden in je organisatie blijf je vernieuwen, inspireren en motiveren. Vernieuwen betekent: lessen trekken uit ervaringen en zien waar het effectiever kan. Om te motiveren en inspireren moet je denken aan communicatie, workshops, vragenuurtjes, het uitwisselen van ervaringen en voorbeelden, intervisie.
Vragen die bij deze fase horen:
- Hoe vaak en in welke vorm evalueren we het proces?
- Hoe worden de gesprekken ervaren?
- Wat levert het op? (Interview gesprekspartners en kijk naar objectieve indicatoren zoals medewerkersonderzoeken).
- Over welke elementen zijn we enthousiast?
- Op welke elementen kunnen we nog inspiratie gebruiken?
- Hoe geven we dat vorm?
