Snelkookversie Wij-Werken-methode

Als antwoord op de vraag van projectleider Anneke van Londen van A&O fonds of Kerkrade nog hulp nodig had tijdens de coronacrisis, wil Kerkrade graag spreken over plannen voor na deze crises. Hoe zit het met de plannen die Kerkrade al had gemaakt en hoe kunnen ze aan de goede dingen vasthouden? En wat valt daar over af te spreken? Onze behoefte zou worden teruggelegd bij de Directie van het A&O-fonds. En na enkele dagen hadden we een eerste concept Wij- Werken Week waarmee wij goed uit de voeten konden.

Ware het niet dat Harry Coumans (secretaris gemeente Kerkrade) gelijktijdig met die gedachte tijdens een conference call met de provincie en alle Limburgse gemeenten het idee opperde om dat in gezamenlijkheid op te pakken. Daarmee hadden we een kopgroep die samen met mij, Anneke, Madelon en Evert-Jan (7Senses) de Limburgse Lijn van het Wij- Werken Week zouden oppakken. Een grootste uitdaging om op zeer korte termijn met resultaten te komen waar meerdere gemeenten hun voordeel mee kunnen normaal een doen. Een snelkookpansessie van het concept van Positief Actie Onderzoek waar normaliter een tijdsduur van 6 tot 9 maanden mee gemoeid is.

Met een eerste uitwerking van Wij Werken Week werd er een uitnodigingsflyer opgesteld om deel te nemen aan deze beweging. Voor Harry (Zuidelijk Limburg) en Bert (Noord en Midden) de uitdaging om binnen drie werkdagen collega secretarissen en algemeen directeuren te verleiden om in onze beweging in te stappen.

En daarmee was de cirkel rond om elkaar op 17 april het ja-woord te geven om met 7 gemeenten en de provincie in de Wij Werken Week op zoek te gaan naar onze gezamenlijke gedachten over hoe verder na deze crises.

Met 7 gemeentesecretarissen en loco-secretarissen van de gemeente Valkenburg (Guido Reehuis), de gemeente Sittard-Geleen (Marcel Heckmans) aangevuld met de gemeente Beekdaelen ( Nicole Ramaekers) Gulpen-Wittem (Jos Kuster) en Kerkrade (Harry Coumans) was de zuidelijk kant afgedekt en met Echt-Susteren (Guus van Balkom) en Bergen (Bert Timmermans) het midden en noordelijke gedeelte van Limburg. Vanuit de Provincie sloot de manager P&O Marion Gerritsen als achtste partij aan.

In het weekend hadden we nog een laatste schakelmomentje met Anneke. Als projectleider voor Kerkrade en lid van de Denktank “Grip op loslaten” zit het toch het hele weekend nog in mijn hoofd. Met in mijn achterhoofd de ervaringen in Kerkrade, de normale doorlooptijd van maanden, en vooral de noodzaak om het goed met elkaar te delen, maken het spannend. Daar hadden wij het nog in het weekend over gehad.

Een momentje van twijfel kan ik niet wegdenken. Blij als het 9.00 uur is en we van start kunnen. Met enig vliegwerk zijn we uiteindelijk allemaal digitaal met elkaar verbonden. De techniek is nog wel een dingetje. En we ervaren hoe afhankelijk we hiermee van elkaar zijn en hoe we elkaar vooral kunnen helpen. Gelukkig hebben we Daisy Broeders (Kerkrade)op de achtergrond die als helpdesk het project technisch ondersteunt. Zij is de hotline voor deze week.

In het korte voorstelrondje wordt de sfeer gezet. We zoeken iets gezamenlijks om ons verder te helpen. We hebben gedeelde belangen. En met de nodige humor en zelfreflectie respecteren we elkaars verschillen. Evert-Jan en Madelon nemen ons mee door het programma voor die week.

Een echte pressure cooker het beeld te schetsen en nogmaals in te zoomen op de achterliggende gedachte en voorliggende aanpak. En gelijktijdig de tijdsbalk, werkwijze en onze acties voor die week. Met meteen al het euvel van de agendaplanning. Zeker met deze corona-hectiek niet makkelijk. Maar meteen ook al een signaal dat we hier flexibel mee om kunnen gaan. We hebben maar een week. Maar je proeft de betrokkenheid van iedereen om niets te missen en samen de eindstreep te halen.

Na een paar intensieve uurtjes, uitleg, verdiepingsvragen en scope bepaling zit onze eerste sessie erop. Morgen worden we allemaal in een onderzoekinterview bevraagd naar onze gedachten, bevindingen, successen tijdens de coronacrises en wat wij denken te gebruiken voor de periode hier na. Persoonlijk heb ik het gevoel dat het virus van onze beweging zich verder verspreid heeft en dat we er allemaal zin in hebben om met dit experiment echt iets te beleven.

Meteen maar met Evert-Jan aan de slag gegaan. Ons interview behoeft geen verdere inleiding of verduidelijking over de aanpak. Want ik ben zelf opgeleid als onderzoeker. In het daaropvolgend uur mag ik lekker onbevangen mijn ervaringen, beelden, aannames, en gevoelens delen. De voorbije weken in het Kernteam, de ervaringen, de bovendrijvers, de reacties, de effecten passeren allemaal de revue. En vooral de dingen waarvan ik denk dat deze belangrijk zijn om ze vast te houden en verder op te bouwen.

In de volle breedte een uur lang door de organisatie, de ontwikkelingen, de betrokken stakeholders, en de maatschappelijke context participatie; een grote container om alles in kwijt te kunnen. Een uitdaging voor de onderzoekers om die zelfde input van alle deelnemers te sorteren en analyseren. Ik wens Evert-Jan succes met de volgende interviews en de verwerking.

Het team van 7Senses is aan de slag gegaan met de verwerking en de analyse. De volgende stap is de verdere uitwerking en visualisatie zodat we er vervolgens de volgende twee dagen intensief mee aan de slag kunnen.

Ik heb later op die avond nog een kort overleg met Evert-Jan en Madelon om als klankbord wat zaken te bespreken. De hoeveelheid opgehaalde thema’s, het organiseren van de focusgroepen en de inschatting of het met die insteek gaat lukken.

Als ik terug hoor wat en in welke samenhang alle negen deelnemers veel overeenkomstige thema’s hebben benoemd dan denk ik dat dit de komende dagen zeker moet gaan lukken.

Inmiddels zijn de focusgroepen ingedeeld en zijn we klaar om de volgende ochtend Evert-Jan en Madelon te volgen. Samen met Geertje Lavrijssen en Rob van de Beek die de onderzoekers ondersteunen.

Met een glas wijn spoel ik mijn gedachten van de Wij Werken week even weg voordat we morgenvroeg stevig aan de slag gaan.

Vandaag schakelen we over van de Look-fase naar de Think en Act fase. Daarmee gaan we vanuit de oplossingsidentificatie naar het opstellen van de actieplannen. Maar voordat het zover is heeft menigeen nog een robbertje te vechten met het programma Zoom. En als die hobbels deels met de ondersteuning van Daisy Broeders (Kerkrade) zijn verholpen dient zich het obstakel aan van Murals als online flipover/whiteboard. Bij sommigen werken de firewalls naar behoren. En uiteindelijk hebben we de techniek overwonnen en kunnen we aan de slag met ons actieplan “digitalisering vasthouden en uitbouwen”.

Met de ervaringen van de voorbije twintig minuten maar vooral ook van de afgelopen weken; een echte aanrader om op te pakken. Overigens hebben we in deze gezamenlijke aanpak besloten om de focusgroepen niet te splitsen. Alle deelnemers zien meer in de aanpak om ook alle thema’s samen te bespreken. Naar onze mening kan dat nog meer synergie opleveren en is de behoefte aan samenwerking en samen bespreken groot. Zeker omdat er genoeg ruimte is voor een flinke dosis humor die bijdraagt aan het werkplezier.

Iets om vast te houden na de coronaperiode. Met een intensieve middagsessie over de gevolgen voor de samenleving sluiten we een intensieve dag af. Waarbij een werkdag achter Ipad en laptop mijn nek- en schouderspieren geen goed heeft gedaan.

Maar wel een zeer tevreden gevoel over de resultaten die uiteindelijk in de Mural met een Road to Progress - hulpmiddel om welke weg gezamenlijk bewandeld moet worden om een gewenste situatie te bereiken-zijn uitgewerkt. Het vakjargon is weer wat aangevuld. En de kennis van nieuwe applicaties is in the pocket. Mijn gevoel dat het werkt en dat de beweging er goed in zit geeft vertrouwen naar morgen.

Alweer de laatste dag van een week die voorbij gevlogen is. Naast de reguliere zaken en corona beslommeringen ben ik toch constant met mijn gedachten bij deze aanpak en wat het ons kan opleveren.

De zogenaamde waarom vraag die we ons moeten stellen en met welke bedoeling. Voor mij een bevestiging dat we nog meer moeten werken vanuit opgaves waarbij de structuur en zeker ook onze systeemwereld er minder toe doen.

Het brengt mij weer ertoe om te blijven na denken over de toegevoegde waarde als lokale overheid en vanuit mijn vakgebied (Ontwikkeling en Innovatie) de juiste mensen op het juiste moment mee te nemen in een gezamenlijke beweging.

D-day. We beginnen aan de afsluiting van ons traject – experiment- en een intensieve week. Vandaag zoomen we in op de nieuwe manier van werken.

Voor de algemeen directeuren: een gemeentelijke secretaris heeft twee rollen. Deze zijn 'secretaris voor het bestuur' en 'algemeen directeur' voor de ambtelijke organisatie. Dit is een must om met deze “story telling” aan de slag te gaan. Daarom besteden we met z’n allen de laatste uurtjes op vrijdagmiddag aan de integratie en de vervolgstappen om dit verder te brengen, bij wie en met welk maatwerk.

De verbinding en het delen met de ondernemingsraden, bestuur en onze maatschappelijk partners maken deel uit van die laatste exercitie. Maar ook praktische afspraken om met de huidige deelnemers uitwisseling te stimuleren, elkaar op te zoeken en de beweging hoe klein of groot dan ook te koesteren.

Deze week heeft op veel opgeleverd. Alles is op inhoudsniveau terug te vinden in de eindrapportage. Of en hoe het verder gaat zal de tijd leren. Maar voor mij is het een bevestiging dat het anders kan. Dat we er veelal op dezelfde manier inzitten. Dat de dialoog helpt om het helder te krijgen. En dat het tijd kost om het er goed over te hebben. Wat bedoel je daar nu precies mee? Waarom is dat dan en doen we dat en met welke bedoeling? Vragen die we niet altijd even makkelijk vinden omdat we gewend zijn terug te vallen in regelgeving, patronen en verantwoording structuren.

Zo zaten er van die prachtige one-liners die we kunnen koppelen aan onze principes. Er zitten er genoeg bij om te gebruiken. Voor mij komt die van Regelgeving voor de samenleving naar regelen met de samenleving, het dichts in de buurt wat er met de beweging vanuit de Wij Werken Week beoogd wordt. Meedenken en meedoen. En dat door iedereen die aan welke opgave dan ook een bijdrage kan en mag leveren.

De deelnemers van het experiment hebben er allemaal een goed gevoel bij; over de opzet, de begeleiding en het resultaat. Hoe je hier als organisatie of als groep mee omgaat, ligt binnen de beïnvloedingssfeer die iedereen heeft en neemt. De deelnemers hebben in ieder geval de behoefte om met deze samenwerking een vervolgmoment af te spreken; fysiek en met een welverdiend glas wijn.

John W. Seetsen
Hoofd POI Gemeente Kerkrade
Projectleider “Grip op Loslaten” Kerkrade
Lid Denktank A&O fonds Grip op Loslaten en het Wij-Werken
Deelnemer aan de WWW Limburg Wij Werken Week Limburg