Privacy

Vier adviezen voor uitvoerders

Privacy in de eigen organisatie

1. Bekijk het van de positieve kant – kijk wat wél kan

Privacy is een onderwerp waar je zomaar van in de kramp kunt schieten: wat mag je wel en niet met collega’s bespreken, waarvoor heb je toestemming van een inwoner nodig? Voor je het weet, ben je vooral druk met jezelf indekken. Bang om de wet te overtreden. Het eerste advies van de Uitvoeringsautoriteit is om die angst te laten varen en een positieve houding aan te nemen over privacy in het sociale domein. Gericht op wat wel mag, in plaats van wat niet mag.

2. Stap af van afvinklijstjes – en nuanceer

De privacywet is niet zwart-wit. De bedoeling van de wet is dat bedrijven en publieke organisaties inspanningen verrichten om op een bewuste manier met privacy om te gaan. Dat doe je niet door afvinklijstjes af te werken, maar door – samen met je collega’s – een proces te doorlopen waarbij je steeds aandacht hebt voor privacy en bijvoorbeeld vastlegt wat je met klantgegevens doet. Privacy in de samenwerking tussen organisaties

3. Neem verantwoordelijkheid – en geef vertrouwen

Je hebt als uitvoerder een belangrijke verantwoordelijkheid als het gaat om privacy. En die gaat verder dan je houden aan vastgelegde afspraken en convenanten. Die verantwoordelijkheid heeft in de eerste plaats te maken met vertrouwen. Als jij samenwerkingspartners vertrouwen geeft, vergroot je bij hen de moed om ook sterk privacybewust beleid te ontwikkelen en daarnaar te handelen.

4. Heb begrip – en kom beloftes na

Daarnaast gaat je verantwoordelijkheid over wederzijds begrip; het is belangrijk dat je met elkaar overlegt over waarom gegevensuitwisseling zo belangrijk is en welke gegevens de partijen nodig hebben. En ten slotte gaat het om de wederzijdse belofte om op een degelijke manier met klantgegevens om te gaan en daarover te praten met de klant, ook al hoeft deze niet altijd toestemming te geven voor het delen van zijn gegevens.

Vier adviezen voor de organisatie

1. Verander – in systeem en cultuur

Bedenk wat nodig is om als organisatie goed te functioneren. Vervolgens onderzoek je in de organisatie welke mogelijkheden de privacywetgeving hiervoor biedt. Om dan een systeem- én cultuurverandering in gang te zetten. Dat betekent praktisch: privacybeleid ontwikkelen, convenanten opmaken en kennis internaliseren. Maar vooral ook: het gesprek aangaan met collega’s in de organisatie.

2. Ondersteun de uitvoerders – met kennis en contactpersonen

Goed omgaan met privacy valt of staat met het handelen van iedere professional. Je kunt het als organisatie niet even regelen. Wel kan je de uitvoerders ondersteunen in hun werk. Bijvoorbeeld door centrale contactpersonen aan te stellen, door de basiskennis onder de uitvoerders te vergroten en meer bewustwording te creëren

3. Vergroot moed – zet privacy standaard op de agenda

Een belangrijk onderdeel van de privacywet is dat uitvoerders een afgewogen keuze moeten maken over gegevensuitwisseling en deze moeten kunnen onderbouwen, ook extern. Dit vraagt ook moed. En dat vraagt om wederzijds vertrouwen. De organisatie kan hierbij helpen door kaders te bieden en garant te staan voor een goede omgang met privacy. Dit kan alleen door privacy standaard op te nemen op de agenda.

4. Maak samenwerking privacyproof – en maak afspraken

Afspraken maken over de samenwerking, lukt pas goed als er duidelijke kaders zijn. Die kaders moet de organisatie bieden. Onder meer door het sluiten van convenanten en het opmaken van protocollen die de samenwerking ‘privacyproof’ maken.

Leer van de ervaringen van je collega's

Meer weten over de Werkateliers en andere Praktijkadviezen lezen? Lees hieronder alle adviezen voor collega uitvoerders én voor hun leidinggevenden en bestuurders.