Met een divers pakket werkvormen en communicatiemiddelen komt het vitaliteitsprogramma van de gemeente Oosterhout flink op stoom. De nieuw gekozen benadering draagt daar positief aan bij. “We presenteren geen kant-en-klare oplossingen meer. We hebben geleerd dat je mensen moet triggeren.” Kim Tax en Sharon Versantvoort, HR-adviseurs, vertellen over hoe zij vitaliteit aanpakken in Oosterhout.
Met een fruitmand de afdelingen bezoeken heeft natuurlijk veel meer impact dan een berichtje op het intranet.
Kim Tax en Sharon Versantvoort werken beiden als HR-adviseur bij de gemeente Oosterhout. Sharons voornaamste aandachtsgebied is ziekteverzuim, waarbij preventie vanzelfsprekend van groot belang is. Kims specialisatie ligt op het gebied van werving en selectie. Elementen die in dat kader een grote rol spelen zijn behoud van medewerkers en goed werkgeverschap, inclusief bijbehorende zorgplicht.
Tussen september 2021 en april 2022 volgden Kim en Sharon bij A&O fonds Gemeenten de leergang vitaliteit. Hun bedoeling was om daarmee de vitaliteitsaanpak in Oosterhout van een positieve impuls te voorzien.
Zelf nadenken
Het gemeentelijke vitaliteitsprogramma, gestart in 2019, kon zo’n impuls namelijk heel goed gebruiken. In de beginperiode van het programma organiseerden Sharon en Kim informatiebijeenkomsten die goed werden bezocht, maar toen corona zich aandiende kwam de klad er een beetje in. “We waren veel minder zichtbaar in de organisatie”, legt Sharon uit. “Met een fruitmand de afdelingen bezoeken heeft natuurlijk veel meer impact dan een berichtje op het intranet.” Kim: “Bovendien wilden we onze collega’s in de organisatie op een andere manier gaan benaderen. Niet door ze aan het handje mee te nemen, zoals we aanvankelijk deden, maar door ze zelf te laten nadenken. Het moest iets van de medewerkers zelf worden en niet het feestje van HR.”
De visie op vitaliteit was in Oosterhout al eerder geformuleerd. Kortweg komt die erop neer dat het in alle opzichten belangrijk is dat medewerkers goed in hun vel zitten. Waar in dat verband hun behoefte ligt, is in 2020 geïnventariseerd door middel van een reeks interviews met collega’s uit alle lagen van de organisatie. In die interviews kwamen thema’s als gezondheid en werkplezier uitvoerig aan de orde. Na bespreking in het directie-overleg en afstemming met de ondernemingsraad, konden Sharon en Kim aan de slag.
We wilden onze collega’s niet aan het handje meenemen, zoals we aanvankelijk deden, maar ze zelf te laten nadenken.
Vitaliteitsambassadeurs
Een van de eerste activiteiten in de doorstart van het vitaliteitsprogramma was het webinar Gezond groeien in 100 dagen. Daarin kwamen onderwerpen zoals ontspanning, mindfulness, voeding en slapen aan bod, thema’s dus die heel goed passen bij gezondheid en werkplezier. Daarna volgden workshops, de introductie van een vitality app, de komst van een interne leefstijlcoach en de benoeming van vitaliteitsambassadeurs. “In de oude situatie moesten Sharon en ik samen de kar trekken”, legt Kim uit. “Dat veranderde toen we een clubje van zes vitaliteitsambassadeurs vormden. Met hen hebben we maandelijks overleg. Zij denken niet alleen actief met ons mee, maar organiseren zelf ook regelmatig activiteiten.”
Zoals het uitzetten van routes voor wandelend vergaderen, een idee uit de koker van de interne leefstijlcoach van de gemeente Oosterhout. Die leefstijlcoach staat individuele medewerkers desgevraagd met raad en daad terzijde. “Zij is er heel erg goed in om de vraag achter de vraag te achterhalen.”, stelt Kim. “En daarmee voorkomt ze vermoedelijk dat een deel van de collega’s op het spreekuur van onze bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werker belandt.”, voegt Sharon eraan toe. Ze houdt een slag om de arm omdat harde cijfers nog niet beschikbaar zijn. “Met uitzondering van ons ziekteverzuim dat in het verleden hoger was, maar nu op 4,6% ligt. Dat willen we graag op dit niveau houden.”
Als mensen bereid zijn om zelf de regie over hun eigen vitaliteit te nemen, geeft dat enorm veel energie.
Helemaal mindful
De vitality app (van verzekeraar A.S.R.) is gekoppeld aan een bewegingsprogramma dat deelnemers beloont voor gezonde keuzes. “Na de aanschaf van een sporthorloge word je lopend rijk”, stelt Sharon geamuseerd vast. “Maar sommige collega’s vinden zo’n horloge te duur en weer anderen gebruiken al andere app’s.” Kim hoorde wel een heel bijzondere tegenwerping toen ze medewerkers van de buitendienst probeerde te interesseren voor de vitality app. “Ze zeiden tegen me dat ze zo’n app niet nodig hebben omdat ze door hun werk toch al meer dan genoeg beweging krijgen. Reden te meer om de app te installeren, heb ik ze toen natuurlijk meteen geadviseerd.”
Van de 550 ambtenaren van de gemeente Oosterhout nemen er inmiddels ongeveer honderd actief deel aan het vitaliteitsprogramma. Tussen de middag wordt er volop gewandeld. Sommige collega’s ontdekken dat het best mogelijk is om op één dag tienduizend stappen te zetten. “Hartstikke leuk”, zegt Sharon, “maar het is natuurlijk geen verplichting. Daar krijg je alleen maar stress van.” Opmerkelijk genoeg heeft haar eigen vitaliteitsprogramma bij Sharon tot een gedragsverandering geleid. “Ik was gewend om mijn kinderen met de auto naar school te brengen, terwijl dat ook lopend in minder dan tien minuten kan. Toen ik dat ging doen, merkte ik dat zelfs mijn kinderen daar op een bepaalde manier helemaal mindful van werden.”
Forse cultuuromslag
Naast het werken met ambassadeurs noemen Sharon en Kim ook de communicatie richting collega’s een belangrijk leerpunt uit de leergang vitaliteit van A&O fonds Gemeenten. “We hebben geleerd dat je mensen moet triggeren”, zegt Kim. “Dus niet een kant-en-klare oplossing presenteren, zoals wij eerst deden. In plaats daarvan werkt het veel beter om mensen met behulp van een serie prikkelende flyers over hun eigen situatie te laten nadenken.” Sharon: “Ook gesprekskaarten helpen daar heel goed bij. Het is een prima hulpmiddel om vitaliteit concreet en bespreekbaar te maken.” Onderdeel van de communicatiemiddelen zijn trouwens ook bingo’s en vlogs. Zo deelde onder andere de gemeentesecretaris haar persoonlijke vitaliteitservaringen in een vlog.
Het hele pakket aan communicatiemiddelen en werkvormen (waaronder bijvoorbeeld ook bootcamps) moet ervoor zorgen dat het thema vitaliteit hoog op de gemeentelijke agenda blijft staan. “Het is de kracht van de herhaling”, constateert Kim. Op haar beurt beseft Sharon dat het vitaliteitsprogramma weliswaar flink op stoom komt, maar dat de finishvlag nog niet in zicht is. “Van een feestje van HR naar regie over de eigen vitaliteit is een forse cultuuromslag. Dat heeft tijd nodig. Maar ik merk gelukkig wel steeds vaker dat mensen bereid zijn om zelf de regie over hun eigen vitaliteit te nemen. Dat geeft enorm veel energie.
