De Veluwse gemeente wil haar medewerkers in staat stellen de dienstverlening aan te passen aan een voortdurend veranderende omgeving. Het project verloopt volgens plan, maar er is ruimte voor groei.
“Doorontwikkelen van de organisatie"; dat is volgens HR-beleidsadviseur en projectleider Reina Hazenberg de gedachte achter het project Dialog en de Nunspeet Academy: een leerhuis met een eigen digitaal platform.
Academy
Nunspeet wil een lerende organisatie worden, met aandacht voor vakinhoud en persoonlijke (talent)ontwikkeling. Hiervoor is de Academy opgericht. Een belangrijk onderdeel is een digitale omgeving voor het faciliteren en stimuleren van ontwikkelgesprekken, ondersteund door het platform Dialog. “De eerdere methode van functioneringsgesprekken was verouderd”, legt Reina Hazenberg uit. “Daarnaast ontstond de wens om persoonlijk leiderschap meer te stimuleren.”
Eigen regie
Op 1 januari vorig jaar ging Dialog live. Anders dan voorheen ligt het eerste initiatief bij de medewerker. HR-adviseur Tineke van Nieuwenhoven: “De manier waarop gesprekken worden gevoerd is veranderd. Medewerkers starten het proces door in een app hun ontwikkel- en prestatiedoelen in te vullen en gaan daarover vervolgens in gesprek met de leidinggevende. Dat is nieuw, medewerkers moeten daaraan wennen.”
Reina en Tineke trekken de kar en zijn vanaf het begin nauw betrokken bij het project. In een overlegruimte in het gemeentehuis vertellen ze dat alles volgens planning verloopt, maar, zoals Reina zegt: “Er is ruimte voor groei. We merken dat niet iedereen het platform gebruikt en dat niet alle medewerkers het initiatief nemen om het goede gesprek te voeren over hun eigen persoonlijke ontwikkeling.
Niet iedere medewerker is even actief. We blijven ze stimuleren om de eigen regie te pakken - en ook leidinggevenden moeten hierin soms worden aangespoord. Voorafgaand aan de startdatum hebben we inspiratiesessies voor de medewerkers georganiseerd; voor het management was er een kick-off sessie.” Halverwege vorig jaar vond een tussenevaluatie plaats, onlangs was de eindevaluatie. Mede naar aanleiding van de evaluatie wordt het proces vervolgd. Reina: “In het najaar bieden we opnieuw inspiratiesessies aan nieuwe medewerkers en dan betrekken we daar ook het management bij”.
De manier waarop gesprekken worden gevoerd is veranderd.
Continu in beweging
Het digitale platform is zoals gezegd één van de bouwstenen van het Nunspeetse leerhuis, dat steunt op drie pijlers: vakmanschap, persoonlijke ontwikkeling en organisatie-ontwikkeling. Tineke: “Naast Dialog hebben we een leerplein, waar je online allerlei trainingen kunt volgen. Ook bieden we Talent Motivatie Analyses en workshops persoonlijk leiderschap aan.
We zijn aangesloten bij Talentenregio, een samenwerkingsverband van 26 decentrale overheidsorganisaties; zij organiseren evenementen, webinars en trainingen, hebben een eigen traineeprogramma, bevorderen arbeidsmobiliteit en zitten in diverse netwerkgroepen.”
Door het stimuleren van scholing, ontwikkeling en initiatief wil de gemeente inspelen op de snel veranderende omgeving. “Alles verandert”, zegt Reina. “Je moet continu in beweging blijven, want er komen allerlei uitdagingen op ons af. Op deze manier faciliteren we onze medewerkers, zodat ze goed op de veranderingen in kunnen spelen. Zo bezien beantwoordt de Academy aan het doel.
Op deze manier faciliteren we onze medewerkers, zodat ze goed kunnen inspelen op veranderingen.
Medewerkers zijn enthousiast over de TMA’s en workshops. Maar het kan altijd (nog) beter. Je moet het zien als een levend huis: er gaan bouwstenen uit, er komen bouwstenen bij. In die fase zitten we nu. We willen meer richting geven aan de gesprekscyclus om te zorgen dat iedereen met elkaar in gesprek blijft. De vorm is vrij, medewerker en leidinggevende bepalen die samen. Een en ander wordt nog verder uitgewerkt.
Tips voor andere gemeenten bij een soortgelijk project:
- Het kost veel tijd en energie om iets nieuws te implementeren
- Elke medewerker en leidinggevende ondergaat veranderingen in een ander tempo, geef daar ruimte voor
- Steun van directie en management is een voorwaarde
Rol procesexpert A&O waardevol
Naast subsidie voor het project kreeg de gemeente Nunspeet van het A&O fonds een expert toegewezen, die het proces bijna een jaar lang heeft gevolgd. Reina Hazenberg: “Ik vond dat erg fijn, het was goed om met haar te sparren. Haar rol was waardevol. Tijdens de sparringsessies gaf ze volop feedback en dat zorgde voor aanvullende inzichten.”
