Een robot helpt de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk met de TOZO: de Tijdelijke Overbrugging Zelfstandige Ondernemers. Gemeenten moesten zorgen dat vanwege corona op tijd geld op de bankrekening van de rechthebbenden stond. Mens en robot vormden hierin een goed team.
Het duurste consultancybureau zou het niet lukken om deze onderlinge samenwerking te bewerkstelligen. De robot lukte het wel.
Samenwerking
Het belangrijkste doel was om het geld op tijd op de rekening van de rechthebbenden te krijgen. Daar is het team van de BAR-gemeenten goed in geslaagd, tot grote tevredenheid van die inwoners. Maar er was ook een ander resultaat: samenwerking.
Rinie van der Stelt, teamleider Inkomen: “Ja, sowieso overviel de TOZO ons en dan moet je met de menskracht die je hebt bedenken hoe je het gaat oplossen. We hebben team overstijgend overal mensen vandaan gehaald die hier wel affiniteit mee hadden.” Marco van Schoonhoven, teamleider Support: “Dat maakte dat we echt als één blok één doel hadden. En dat was die bulk met aanvragen wegwerken. Zo snel en goed mogelijk. Dat gaf een enorme saamhorigheid.”
Kees de Jong, teamleider Participatie: “Het duurste consultancybureau zou het niet lukken om deze onderlinge samenwerking te bewerkstelligen. De robot lukte het wel.”
Indalen
Mens en robot vormden een team. Marco: “De robot verwerkte digitaal alle informatie van aanvragers die via een webformulier binnenkwam. Vervolgens besloten medewerkers of iemand recht had op de uitkering, daarna zorgde de robot voor de verdere afhandeling. Dus op het moment dat de medewerker akkoord was, werd het versturen van de beschikking geautomatiseerd geregeld. En er ging meteen een mailtje naar het archief zodat het ook netjes gearchiveerd is.”
Rinie: “In het verleden werd zo’n beschikking uitgedraaid, in een enveloppe gestoken en dan ging die met de post mee.”
Kees: “Wij hebben overwogen of we wel vertrouwen hadden in zo’n robot. Ik weet nog goed dat Marco mij op een zondagmiddag belde en zei: ‘Zeg Kees zullen we eens iets met een robot gaan doen?’. Ja dat moest bij mij even indalen. En dat gold ook voor de medewerkers. Wij hebben er toen bewust voor gekozen om niet schaduw te draaien, dus om niet ook nog voor de zekerheid medewerkers dat werk te laten doen. Dat was best een ding om dat erdoor te krijgen. Stel dat het fout zou gaan, dan gingen er misschien wel honderden aanvragen verloren. Er was een bepaalde angst om te starten. Maar uiteindelijk is toch de knoop doorgehakt en dat heeft alleen maar positief uitgewerkt.”
Vertrouwen
De samenwerkende gemeenten gaan – na de positieve ervaring tijdens de TOZO- verder met digitaliseren en de inzet van een robot. Dat kan impact hebben op de organisatie. Rinie: “Dat ligt aan de impact van de robot op het hele proces. Hoeveel werk gaat die overnemen? Dat zal bepalen of je mensen wel of niet echt moet opleiden of in ieder geval moet zorgen voor goede instructies. Maar één ding heb ik de afgelopen jaren wel geleerd: mensen moeten vertrouwen krijgen in robots. Dus je moet wel zorgen dat mensen behalve een riem niet ook nog een bretels kopen. Dat is een van de zaken waar je wel rekening mee moet houden.”
Marco: “Streef niet direct de perfectie na. Je kunt het hele proces ook in stukjes hakken. Dat is met een robot prima uitvoerbaar.”
Rinie: “Inderdaad, maak het niet te groot. Hou het overzichtelijk, want dan kun je er later van alles aan koppelen en groter maken.”
Kees: “Het voordeel hier was dat er geen dreiging was voor mensen, er was alleen maar extra werk door die TOZO. Dus niemand z’n baan stond op de tocht en meestal wordt een robot geassocieerd met mensen die ontslagen zullen worden.”
Streef niet direct de perfectie na. Je kunt het hele proces ook in stukjes hakken. Dat is met een robot prima uitvoerbaar.
Robot als collega
Het is bijna zover bij de gemeente Zwolle: naar verwachting eind dit jaar krijgt de afdeling Financiën er een collega bij die repeterende handelingen kan doen. Deze nieuwe collega is een robot. Afdelingshoofd Financiën Paul Schoorlemmer en financieel adviseur Marc Geerlings vertellen over het robotproject. Hieronder het hele verhaal dat eerder op deze site verscheen.
Digitalisering verandert financiële functies ingrijpend
Wil je de toekomst van financiën op de agenda krijgen bij jouw gemeente? Download dan dit rapport en lees het laatste nieuws over de ingrijpende verandering die de financiële functie binnen gemeenten te wachten staat.
Hoe kan HR inspelen op veranderingen in financiële functies?
Digitalisering en robotisering zullen naar verwachting een opmars maken in gemeentelijke organisaties. Uit onze eerder gepubliceerde verkenning blijkt bijvoorbeeld dat de invulling van de financiële functie veel meer strategisch van karakter wordt. Maar wat betekent dat voor de HR-strategie? We vatten het rapport wat betreft HR hier voor je samen.
Volg ons
Blijf op de hoogte en volg ons op Linkedin, Twitter en Youtube-kanaal.
A&O Nieuwsbrief
Word lid van één of meerdere nieuwsbrieven, zodat we je op de hoogte kunnen houden van onze activiteiten binnen jouw specialiteit.
