Vitaliteit op de werkvloer is hartstikke belangrijk, ook voor gemeenten. Maar hoe zet je het onderwerp op de kaart bij medewerkers en maak je het bespreekbaar? Dát blijkt vaak lastig. Gemeente Moerdijk gebruikte daar de BRUISmeter voor en dat wierp zijn vruchten af. Debby Sulkers, P&O adviseur bij de gemeente: ‘De BRUISmeter bracht het gesprek over vitaliteit op gang en zorgde er zelfs voor dat we onze werkwijze en overlegstructuur hebben aangepast.’
Vitaliteit staat al een tijdje hoog op de agenda van Gemeente Moerdijk. De rol van ambtenaren verandert namelijk razendsnel en dat kan voor stress zorgen en vragen oproepen. Hoe ga ik met die veranderingen om? Wat betekenen die voor mij en mijn werkplezier? En hoe voel ik daarbij? ‘We vinden het belangrijk om daar goed over te praten met elkaar, maar worstelden er ook nog een beetje mee’, aldus Sulkers. ‘Hoe maak je vitaliteit een vast onderdeel van het werkoverleg en hoe breng je het gesprek op gang? Dat vonden we best lastig.’
In haar zoektocht naar een oplossing kwam ze de BRUISmeter tegen: ‘Dat leek me een mooi hulpmiddel, en we wilden onderzoeken of dat inderdaad zo is. Daarom zijn we er de afgelopen maanden mee aan de slag gegaan op onze afdeling Personeel & Organisatie (P&O).’
De BRUISmeter bracht het gesprek over vitaliteit op gang en zorgde er zelfs voor dat we onze werkwijze en overlegstructuur hebben aangepast.
Praten over vitaliteit
De opzet van de BRUISmeter is simpel: elke medewerker vult wekelijks een kleine, digitale enquête in (via e-mail of app) en geeft antwoord op vragen als: hoe voel je je op je werk vandaag? Waarom voel je je zo? Daarnaast geven medewerkers op 3 momenten (aan het begin, halverwege en aan het einde van het traject) antwoord op 7 uitgebreide BRUISvragen. Op een digitaal en persoonlijk dashboard worden deze antwoorden bijgehouden, zodat elke deelnemer goed inzicht heeft in zijn eigen vitaliteit. ‘Je wordt dus constant geconfronteerd met je eigen vitaliteit, waardoor je er automatisch meer mee bezig bent. Dat maakt het makkelijker voor werknemers om erover te praten.’
Totaaloverzicht
De resultaten van de ingevulde enquêtes worden daarnaast verzameld in een totaaloverzicht, waardoor de stemming op de gehele werkvloer óók inzichtelijk wordt. Ook dat brengt voordelen met zich mee, zegt Sulkers: ‘Het is bijvoorbeeld een mooi hulpmiddel voor onze leidinggevende, om te monitoren hoe het met iedereen gaat. Zij kan signalen van stress en ontevredenheid op de werkvloer nu veel sneller herkennen en op het juiste moment het gesprek aangaan.’ Belangrijker nog: de inzichten die de BRUISmeter opleverde, werden een mooie aanleiding om over vitaliteit te praten tijdens het werkoverleg. ‘En dat is precies waar we naar op zoek waren.’
De BRUISmeter levert weliswaar inzichten over vitaliteit op de werkvloer op, maar je moet wel zelf een goede manier vinden om die te bespreken met het team.
Focus op de waaromvraag
Het implementeren van de BRUISmeter was zo gepiept. ‘We pitchten het idee om de BRUISmeter te gebruiken bij het team en peilden de animo. Die was er! Toen hebben we in samenspraak een eerste plan van aanpak opgesteld’, zegt Sulkers. ‘Dat was vrij simpel: we kozen een vast, wekelijks moment om de enquête in te vullen en spraken af om de resultaten daarvan elke week te bespreken tijdens het werkoverleg. Toen konden we aan de slag.’
Die gesprekken over vitaliteit kwamen niet zonder slag of stoot op gang. ‘De BRUISmeter levert weliswaar inzichten over vitaliteit op de werkvloer op, maar je moet wel zelf een goede manier vinden om die te bespreken met het team’, zegt ze. ‘In eerste instantie staarden wij ons een beetje blind op de cijfers. We zagen bijvoorbeeld dat een bepaald percentage van de werknemers zich wekenlang enthousiast en vitaal voelde, terwijl anderen juist wekenlang in de stress zaten. Maar toen we die percentages in de groep gooiden, kon het team daar weinig mee. Die percentages zeggen op zichzelf immers niet zoveel.’
Focus op oorzaken
Sulkers zag al snel wat er miste en verlegde de focus van de percentages zelf, naar de oorzaken van die gevoelens van enthousiasme of stress. Ook daarbij kwam de BRUISmeter goed van pas. Werknemers kunnen hun gevoelens van stress en enthousiasme namelijk kort toelichten in de wekelijkse enquête. Ze verzamelde die informatie en bracht het in kaart op een groot A3-vel. Toen ze die presenteerde tijdens het volgende werkoverleg, kwam het gesprek wél goed op gang. ‘Door het antwoord op de waaromvraag inzichtelijk te maken, hadden we in een keer heel veel onderwerpen om met elkaar over in gesprek te gaan.’
Ze vond daar later nóg een goede manier voor: ‘We gaven werknemers af en toe een opdrachtje mee: neem je persoonlijke dashboard eens goed onder de loep en bekijk wat je opvalt aan jouw vitaliteit. Stuiter je vaak van stress naar enthousiasme en weer terug? Of vind je dat je (te)veel stress ervaart? Ook dat leverde veel gespreksstof op.’
Administratief medewerkers krijgen de ruimte om een deel van adviseurstaken op zich te nemen en ervaren daarom meer vrijheid en kunnen hun creatieve ei beter kwijt. Adviseurs worden op hun beurt ontlast, zodat ze meer ademruimte hebben en van waarde kunnen zijn op andere plekken in de organisatie. Zo dringen we het stressniveau aan beide kanten terug.
Herverdeling van de taken
Toen de wekelijkse gesprekken eenmaal vloeiend verliepen, kwamen de eerste interessante inzichten al snel bovendrijven. Zo kwam het team tot de ontdekking dat verschillen in functies ook zorgden voor verschillen in tevredenheid en vitaliteit: ‘HR-adviseurs scoorden bijvoorbeeld hoog op bevlogenheid en enthousiasme, omdat ze projectmatiger werken en meer vrijheid ervaren. Administratief medewerkers scoorden juist lager op dat punt, omdat hun takenpakket iets minder vrijheid biedt.’
Door dit inzicht besloot het P&O-team om met een nieuwe werkwijze te experimenteren. ‘Administratief medewerkers krijgen de ruimte om een deel van adviseurstaken op zich te nemen en ervaren daarom meer vrijheid en kunnen hun creatieve ei beter kwijt. Adviseurs worden op hun beurt ontlast, zodat ze meer ademruimte hebben en van waarde kunnen zijn op andere plekken in de organisatie’, vertelt Sulkers. ‘Zo dringen we het stressniveau aan beide kanten terug.’
We waren soms iets teveel met ons eigen werk bezig, daardoor waren we tijdens werkoverleggen vooral gefocust op het inbrengen van onze eigen punten. Sommigen voelden zich daardoor minder goed betrokken of hadden te weinig zicht op het grotere plaatje. Dat zorgde voor stress. Toen we dat eenmaal wisten, konden we er wat aan doen.
Betere communicatie
Een ander belangrijk inzicht dat de BRUISmeter boven tafel haalde, was de link tussen stress en de communicatie tijdens werkoverleggen. Uit het jaarlijkse werknemersonderzoek van Gemeente Moerdijk kwam namelijk naar voren dat die niet altijd even vlot verliep. ‘Toen we dat inzicht naast de inzichten van de BRUISmeter legden, zagen we al snel in dat het een belangrijke reden voor stress was’, zegt Sulkers.
‘We waren soms iets teveel met ons eigen werk bezig, daardoor waren we tijdens werkoverleggen vooral gefocust op het inbrengen van onze eigen punten’, licht ze toe. ‘Sommigen voelden zich daardoor minder goed betrokken of hadden te weinig zicht op het grotere plaatje. Dat zorgde voor stress. Toen we dat eenmaal wisten, konden we er wat aan doen.’
Sindsdien heeft het P&O team de werkoverleggen dan ook anders gericht, compleet met agendapunten, een heldere structuur en meer rust in de tent. ‘We zijn er echt beter door gaan communiceren.’
We denken er momenteel over na om de BRUISmeter in te zetten in andere delen van de organisatie, zodat praten over vitaliteit ook daar gemakkelijker gaat.
Bewuster omgaan met vitaliteit
Sulkers is blij met de geboekte resultaten. De bewustwording voor vitaliteit is duidelijk gestegen (van 3.1 naar 3.8 op 5-punts schaal). ‘We denken er momenteel over na om de BRUISmeter in te zetten in andere delen van de organisatie, zodat praten over vitaliteit ook daar gemakkelijker gaat. En willen de BRUISmeter misschien breder inzetten, voor zaken als communicatie en leiderschap op de werkvloer. We hebben al contact gelegd met 2DAYSMOOD, de ontwikkelaar van de app, om de mogelijkheden te bespreken.’
Tips
Ook met de BRUISmeter starten? Dit zijn de tips van Debby Sulkers, P&O Adviseur bij Gemeente Moerdijk:
- Begin klein: ‘Je gaat immers met een nieuwe tool aan de slag en dat vereist best wel wat uitzoekwerk. Hoe maak je de inzichten van de BRUISmeter bijvoorbeeld het beste bespreekbaar in het team? Als je klein begint (met een team of afdeling), kun je rustig uitvogelen hoe je dat het beste aanpakt.’
- Kies een vast tijdstip waarop werknemers de BRUISmeter invullen: ‘Wij doen het na de scrumsessie op dinsdagochtend. Zo blijft het top-of-mind en zorg je ervoor dat iedereen het blijft invullen.’
- Bepaal wie de eindverantwoordelijke en aanjager wordt: ‘Dat hoeft niet per se de leidinggevende te zijn, maar het is wel fijn dat iemand ervoor zorgt dat de BRUIScampagne leeft en blijft leven binnen het team.’
- Zie de BRUISmeter niet als een wondermiddel: ‘Het kan hele mooie inzichten opleveren, maar het is je eigen verantwoordelijkheid om daar je voordeel mee te doen.’
Start je eigen BRUIScampagne
De wereld verandert, werk verandert en mensen veranderen ook. Het is van belang dat je als gemeentemedewerker gezond, vitaal en prettig blijft (samen)werken. Daarom heeft het A&O fonds Gemeenten de vitaliteitscampagne BRUIS ontwikkeld. Deze campagne kan je inzetten in jouw gemeente.
Meet juist nu de vitaliteit van je medewerkers
Door het coronavirus verandert er op dit moment veel. Een groot deel van de medewerkers werkt thuis. Anderen zijn juist enorm druk om de verspreiding van het virus tegen te gaan of kritische processen operationeel te houden. Dat vraagt veel van de fysieke en mentale fitheid van medewerkers. Juist om die reden is het goed om vinger aan de pols te houden en vitaliteit en werkplezier met elkaar bespreekbaar te maken.
