Uniek aan de gemeente Eemsdelta is dat de herindeling samen met medewerkers wordt vormgegeven in het ontwikkel- en ontmoetingsprogramma Met volle energie op weg. De gemeenten Appingedam, Delfzijl en Loppersum vormen sinds 1 januari 2021 de gemeente Eemsdelta. We interviewen P&O adviseur Daniëlle van Eijk en medewerker Marleen Meijer. “Veel medewerkers hebben na kunnen denken over wat zij willen en kunnen bijdragen aan de nieuwe organisatie.”
Een herindeling is een uitgelezen moment om extra aandacht te besteden aan de ontwikkeling van medewerkers en hen in beweging te krijgen. “We wilden de medewerkers daarom in een vroeg stadium bewust maken van hun eigen talenten en stimuleren hierin bewuste keuzes te maken zodat ze optimaal tot hun recht kunnen komen in de gemeente Eemsdelta”, vertelt P&O adviseur Daniëlle van Eijk.
Het is ontzettend belangrijk om medewerkers bij een herindeling al aan de voorkant actief te betrekken
Zij is tevens projectleider van een van de werkgroepen P&O die in 2019 ter voorbereiding op de herinrichting werd opgericht. “Ik werkte toen bij de gemeente Delfzijl en heb contact gezocht met de collega’s van de andere twee gemeenten en de regionale samenwerkingsverbanden Werkplein Fivelingo en WO DEAL die ook zouden opgaan in de gemeente Eemsdelta.
Vanaf het begin af aan was het voor ons een bewuste keuze om dit traject samen met de medewerkers, dus bottom-up, aan te pakken. Dat sloot ook aan bij de nieuwe visie en besturingsfilosofie van de nieuwe gemeente Eemsdelta. Meer regie en verantwoordelijkheid geven aan medewerkers en hen actief betrekken bij de vormgeving van de nieuwe organisatie maakten daar onderdeel van uit. Ook voor mij was dat laatste nieuw. Ik heb al twintig jaar ervaring in het P&O vak en was gewend om plannen zelf te bedenken en uit te werken.”
Voorwaarden bottum-up aanpak
De werkgroep P&O ontwikkelde samen met de medewerkers het programma ‘Met volle energie op weg’, waarbij de focus van de eerste fase lag op professionele en persoonlijke ontwikkeling. Het bureau &Talent ondersteunde bij het vormgeven van de bottom-up aanpak en de Stimuleringsregeling voor innovatieve projecten 'nieuw voor de sector' van het A&O fonds Gemeenten heeft daaraan bijgedragen.
Van Eijk: “Vooraf hebben we als uitgangspunt gesteld dat het programma laagdrempelig en deelname vrijwillig moest zijn. Verder moest het aanbod ruimte bieden voor samenwerking, elkaar leren kennen, plezier en energie opleveren en tegemoetkomen aan de behoeften van een brede groep medewerkers – van de binnen- tot de buitendienst, hoog en laag in de organisatie. Ook hebben we de MT-leden van de verschillende fusieorganisaties en de leidinggevenden bij de voorbereiding en ontwikkeling van het programma betrokken, zodat we verzekerd waren dat onze aanpak in de hele organisatie draagvlak kreeg.”
Input van medewerkers
De medewerkers hebben op verschillende manieren bijgedragen aan de totstandkoming van het programma. “Allereerst hebben we via een enquête de behoeften en wensen onder medewerkers gepeild”, vertelt P&O medewerker Marleen Meijer die ook lid is van de werkgroep. “Vervolgens hebben we een oproep gedaan om deel te nemen aan een brainstorm met als doel concrete activiteiten daaraan te koppelen. Dertig medewerkers afkomstig uit alle betrokken organisaties gaven hier gehoor aan – van een medewerker van een begraafplaats, inkoopadviseur, vertegenwoordiging van de OR tot beleidsadviseur.
Aan de hand van associatieoefeningen kwamen ze op veel creatieve en inspirerende ideeën. Met elkaar bij een kampvuur zitten bijvoorbeeld. En een kijkje nemen in elkaars keuken. Er bleek veel behoefte te zijn om elkaar te leren kennen en daarnaast ook aan concrete zaken als timemanagement en workshops mindfulness en yoga om vitaliteit in je werk te behouden. Van tevoren hebben we gezegd dat we alle geleverde input zouden opnemen in het aanbod en dat is dus ook gebeurd.”
Allereerst hebben we via een enquête de behoeften en wensen onder medewerkers gepeild.
Daarnaast zijn er ook medewerkers met talenten en/of specifieke kennis betrokken bij het samenstellen van het ontwikkel- en ontmoetingsaanbod. Zo hebben medewerkers zelf workshops en trainingen verzorgd, zoals ‘Schrijven op B1 niveau’ en ‘de CV check/LinkedIn’. Van Eijk: “Op deze manier willen we stimuleren dat collega’s hun talenten en kennis benutten en delen met andere collega’s. De P&O adviseurs van de Eemsdelta hebben bijvoorbeeld ook een training gevolgd om de workshop Talent in kaart zelf te kunnen organiseren voor medewerkers en/of teams.”
Op deze manier willen we stimuleren dat collega’s hun talenten en kennis benutten en delen met andere collega’s.
Enthousiaste reacties
Om de volle aandacht te trekken voor het programma trok de werkgroep P&O in september 2019 met een ijscokar langs alle negen werklocaties van de toekomstige gemeente Eemsdelta. Samen met de leidinggevenden deelden ze ter plaatse de flyer met het aanbod aan trainingen en workshops uit onder het motto ‘Gebruik de herindeling voor nieuwe energie en inspiratie!’.
Astrid Schilder, expert op het gebied van toegepaste en positieve psychologie, trapte het programma af met een centrale lezing over werkgeluk. Daar kwamen 100 medewerkers op af. Erna kon iedereen tot juli 2020 trainingen en workshops volgen. Vanwege de coronacrisis moest in de loop van dat jaar noodgedwongen overgegaan worden naar online lessen. Van Eijk: “Toch hebben 200 medewerkers deelgenomen want ze voelden zich betrokken bij het programma omdat ze het aanbod ervan mede hebben bepaald. Dat blijkt bijvoorbeeld uit de vele positieve reacties en ervaringen die ze deelden via het sociale intranet dat voor de herindeling werd ingericht. Ook hebben we de training ‘Werken vanuit je talenten’ voor de hele buitendienst georganiseerd omdat daar veel belangstelling voor bleek te zijn.”
Toch kwam het voor dat medewerkers op het laatste moment afhaakten omdat ze het te druk hadden. Van Eijk: “Ik denk dat medewerkers de ruimte hebben ervaren om tijd hiervoor vrij te maken want leidinggevenden hebben hun teams meerder malen op het programma gewezen en gestimuleerd te gaan. In de praktijk blijken ze dus erg loyaal aan hun werk.”
In beweging
In de zomer van 2020 werden in totaal 560 medewerkers op hun functies geplaatst. Van hen had 141 aangegeven iets anders te willen doen en 93 werd daadwerkelijk in hun ambitiefunctie geplaatst. Meijer: “Zo is een secretaresse nu gebiedsregisseur en zijn er medewerkers vanuit een ondersteunende/adviserende functie geplaatst in een leidinggevende rol.
Het programma heeft er zeker aan bijgedragen dat medewerkers in beweging zijn gekomen. Uit een evaluatie bleek vorig jaar ook dat de medewerkers erg positief waren over de bottum-up aanpak.”
“Voor medewerkers hebben we het ook laagdrempelig gemaakt om hun eigen loopbaan bespreekbaar te maken”, vult Van Eijk aan. “Ze kunnen hiervoor namelijk bij ons terecht omdat we binnen P&O ons eigen loopbaancentrum hebben ingericht. Een van onze eigen P&O adviseurs zet hiervoor haar kennis en expertise als loopbaanadviseur in. Veel medewerkers hebben daardoor na kunnen denken over wat zij willen en kunnen bijdragen in de nieuwe organisatie.”
Van Eijk ziet bij andere herindelingsgemeenten in de regio dat medewerkers weinig invloed hebben gekregen op de voorbereiding van de herindeling en managers daar ook geen actieve rol in hadden. “Vaak worden er projectmanagers ingevlogen om het proces aan te sturen terwijl ik hiervoor bijvoorbeeld twee jaar lang volledig vrij ben gemaakt en mijn eigen functie juist werd ingevuld door een ad interim.
Ik ken ook een gemeente die aan de voorkant alle kwaliteiten van medewerkers in beeld heeft gebracht door hen verplicht een ontwikkelscan te laten doen. Bij ons schrokken sommige medewerkers er al van dat wij de CV check en het LinkedIn profiel als workshops in het programma hadden opgenomen terwijl deelname vrijwillig was. Dat hebben we toen moeten toelichten want ze vroegen zich af of dit betekende dat ze elders werk moesten zoeken.
Dat toont hoe belangrijk het is dat je medewerkers bij een herindeling al aan de voorkant overal actief bij betrekt. Het risico is anders dat je niet wat er bij hen speelt of leeft en heb je grote kans op ziekteverzuim. In de Eemsdelta was de uitval gedurende de herindeling juist heel laag.”
Teamontwikkeling en cultuur
Nadat alle medewerkers waren geplaatst ging de volgende fase van het programma in 2021 van start. Dat stond in het teken van leiderschapsstijl en teamontwikkeling. Meijer: “Geheel in lijn met de besturingsfilosofie van de gemeente Eemsdelta hebben we dat ook weer bottum-up aangepakt. De managers bepalen in dit ontwikkeltraject samen met hun medewerkers wat ze als team nodig hebben en kunnen daarbij ter ondersteuning een van de drie bureaus inzetten die we via een onderaanbesteding hebben aangesteld. Inmiddels heeft een team met elkaar een jaarplan gemaakt en een ander is met talentontwikkeling bezig geweest.
De managers bepalen in dit ontwikkeltraject samen met hun medewerkers wat ze als team nodig hebben.
Elkaar leren kennen
De behoefte om elkaar te leren kennen blijkt echter onverminderd groot nu dat eindelijk weer op locatie kan. Na een jaar is ook duidelijk dat de cultuur van de nieuwe organisatie, waar verantwoordelijkheden bij de medewerkers liggen, zich moet settelen. Dat heeft uiteraard tijd nodig.
Wat er nu moet gebeuren is dat de gemeente Eemsdelta van ons samen wordt en er een gevoel komt van één organisatie. Daar gaan we in het vervolgtraject aan werken, waarin we de bottom-up benadering verstevigen met focus op team- en leiderschapsontwikkeling, cultuur en blijvende aandacht voor de persoonlijke ontwikkeling.
Ik vind het erg positief dat medewerkers steeds vaker en sneller bij ons loopbaancentrum aankloppen als er iets in hun nieuwe functie niet goed loopt omdat ze het gevoel hebben dat ze hier zelf iets in kunnen veranderen, wij ze daarbij kunnen helpen en de ruimte voelen hierover het gesprek aan te gaan.”
Subsidie
Eemsdelta heeft voor dit project gebruik gemaakt van subsidie van A&O fonds Gemeenten. Wil je meer weten over de mogelijkheden van subsidie of toetsen of jouw project in aanmerking komt voor een steuntje in de rug? Kijk dan eens op onze subsidiepagina.
