Met de continue dialoog verving de gemeente Tilburg de traditionele HR-gesprekscyclus en is daarmee een voorloper. In de praktijk leidt het tot betere gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers. “Want praten over dingen die niet goed gaan, wie krijgt daar nou energie van?”
Wat in de gemeente Tilburg de continue dialoog wordt genoemd, staat elders ook wel bekend als Het goede gesprek. Anno 2022 geldt Tilburg hiermee in gemeenteland in ieder geval als voorloper. In het bedrijfsleven is het al langer gebruikelijk om de meer dan honderd jaar oude rituele dans van functionerings- en beoordelingsgesprekken op te doeken. Daar heeft Esther Waterberg, adviseur P&O bij de gemeente Tilburg, zich duidelijk door laten inspireren. Zij is in Tilburg een van de drijvende krachten achter het concept continue dialoog.
De gemeentelijke overheid maakt de omslag van sturen door middel van controle naar sturen op basis van vertrouwen.
Waterberg omschrijft zichzelf als ‘de informele trekker van een pragmatische werkgroep’, die eind 2018 door een groepje HR-medewerkers in het leven werd geroepen. “De behoefte om de traditionele HR-gesprekscyclus te vervangen door meer modern instrumentarium bestond al langer, maar het kwam er maar niet van”, blikt Waterberg terug. “Het was de hoogste tijd om ermee aan de slag te gaan. Want de nieuwe generatie medewerkers heeft heel andere wensen en behoeften dan oudere generaties. Tegelijk maakt de gemeentelijke overheid de omslag van sturen door middel van controle naar sturen op basis van vertrouwen.”
Focus op kwaliteit
Het doel van de continue dialoog is dat leidinggevenden en medewerkers met elkaar in gesprek gaan over het functioneren en alles wat daarbij komt kijken. Een belangrijk uitgangspunt in Tilburg was om te focussen op kwaliteit, in plaats van op kwantiteit. “In de oude situatie maakten we ons druk over het feit dat nog maar 85% van de gesprekken was gevoerd”, zegt Waterberg, “terwijl we eigenlijk geen oog hadden voor de inhoudelijke kwaliteit.”
Het idee van de continue dialoog viel meteen goed in de organisatie, bij zowel leidinggevenden als medewerkers. Het idee van een gelijkwaardig gesprek in de vorm van tweerichtingsverkeer werd positief ontvangen. Ook dat daarin een oordeel achterwege bleef, droeg bij aan de acceptatie.
Wat ook hielp was de samenwerking met de ondernemingsraad. Die omarmde de ontwikkeling naar continu leren en ontwikkelen, waarbij de focus ligt op het optimaal inzetten van talenten. Waterberg: “Iedereen was wel klaar met discussies naar aanleiding van een beoordeling door de leidinggevende: is het eindoordeel voldoende of goed? Men was echt toe aan iets anders. De animo voor de workshops die we organiseerden rond de invoering van de continue dialoog begin 2020 was dan ook boven verwachting hoog.”
Medewerkers worden met de continue dialoog uitgedaagd om zelf de regie over hun eigen functioneren te nemen. Soms leidt dat tot opvallende uitkomsten, zegt Waterberg. “Zoals een medewerker die na heel veel jaren in dezelfde functie ineens een verrassende interne transfer maakt. En anders dan voorheen zijn de gesprekken ook veel positiever van karakter. Het is gewoon leuker om het met elkaar te hebben over wensen, talenten en mogelijkheden. Want praten over dingen die niet goed gaan, wie krijgt daar nou energie van?”
Experimenteren en ontdekken
Bij de opvolger van de traditionele gesprekscyclus zijn de vorm, het moment, de plaats en de duur van gesprekken vrij. Leidinggevende en medewerker bepalen samen waar zij behoefte aan hebben. Waterberg: “Bij onze gemeente werken meer dan tweeduizend medewerkers en ongeveer honderdtwintig leidinggevenden. Waarom zou HR voor al die collega’s in de organisatie moeten bepalen hoe zij het functioneren met elkaar bespreken? Wij kiezen liever voor maatwerk, op basis van een gedeelde verantwoordelijkheid voor leidinggevende en medewerker.”
In de praktijk blijken vorm en frequentie van de gesprekken flink te variëren en dat vonden veel collega’s in het begin best spannend, aldus Waterberg. “Sommige medewerkers en leidinggevenden kiezen ervoor om regelmatig informele koffiemomenten te houden. Anderen geven de voorkeur aan een serie meer gestructureerde overlegmomenten. Er zijn zelfs nog collega’s die het traditionele format van functionerings- en beoordelingsgesprekken hanteren. Als zij zich daar comfortabel bij voelen, is dat trouwens prima.”
HR heeft een speciale toolbox ingericht met tips en tricks voor de continue dialoog. Aan de hand daarvan worden medewerkers en leidinggevenden gestimuleerd om met elkaar te experimenteren en te ontdekken wat wel en niet werkt. Mede daardoor verandert de inhoud van gesprekken. Niet alleen het functioneren van het individu komt aan de orde, er is ook ruimte om andere onderwerpen te bespreken. De werk/privé-balans bijvoorbeeld. Maar ook onderwerpen als vitaliteit, persoonlijke ontwikkelwensen en privéomstandigheden kunnen aan bod komen. Waterberg: “We doen doorlopend tevredenheidsonderzoek met behulp van een app. De resultaten van onderzoek naar bijvoorbeeld werkdruk kan collega’s aanmoedigen om daarover in de continue dialoog met elkaar van gedachten te wisselen.”
Waarom zou HR voor alle collega’s in de organisatie moeten bepalen hoe zij het functioneren met elkaar bespreken?
Herken je dit, praat erover
De genoemde app wordt binnenkort voor het eerst ingezet om medewerkers en leidinggevenden te bevragen naar hun ervaringen met de continue dialoog. Uiteraard is Waterberg benieuwd naar de uitkomsten. Ze kent de diverse onderzoekjes waarin wordt geschermd met enorme voordelen van de nieuwe werkwijze. De betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie zou fors toenemen, net als hun arbeidsproductiviteit. Tegelijk zouden verloop en ziekteverzuim stevig dalen. Waterberg: “Tijdens de coronapandemie is het ziekteverzuim inderdaad drastisch gedaald. Maar dat schrijf ik toch eerder toe aan het thuiswerken dan aan de continue dialoog.”
Overigens kan input voor de continue dialoog ook uit meer onverwachte hoek komen, stelt Waterberg. “Toen er ophef ontstond over de misstanden bij het tv-programma The Voice hebben wij op intranet berichten gepubliceerd over veiligheid op de werkvloer. Met als strekking: herken je dit, praat er dan over in de continue dialoog.”
Volgens Waterberg heeft de nieuwe werkwijze gezorgd voor betere gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers. Wat daarbij trouwens verdween, is de uitvoerige documentatie van de gesprekscyclus. Vastleggingen in het personeelsdossier of via e-mail blijven mogelijk, maar verplicht is dat niet. Er geldt één uitzondering, namelijk als sprake is van onvoldoende functioneren. Waterberg: “Dan moet je klare taal spreken, een verbetertraject formuleren en dat heel zorgvuldig vastleggen.
Wat is een goed gesprek?
Wat is een goed gesprek en wat zijn randvoorwaarden om een goed gesprek te voeren? Een goed gesprek kan bijdragen aan de vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van een medewerker. Maar wat kun je als organisatie nog meer bereiken? A&O verzorgt een serie webinars over Het Goede Gesprek. Meld je hier aan voor het webinar van 2 juni 2022.
Subsidie
De gemeente Tilburg vroeg voor het project 'de continue dialoog' een subsidie aan bij het A&O fonds Gemeenten. Ga naar subsidie en lees over de mogelijkheden die A&O fonds Gemeenten biedt.
