Maak van werkgeluk een organisatiedoel

In Alphen aan den Rijn werken ze al sinds januari 2019 met de tool van 2DAYSMOOD. Rita Blankenberg, adviseur HR bij de gemeente, vertelt hoe de tool werkt en wat je eraan hebt.

Waarom de BRUIStool?

“We zijn bezig met een organisatie- en cultuurverandering. Kortgezegd komt het hierop neer: we willen wendbaarder zijn, met eigen collega’s meer werk gedaan krijgen en de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie houden. Om dat te bereiken werken we in teams in plaats van afdelingen en hebben we opdrachten in plaats van vacatures.

Als er een nieuwe opdracht is, kan iedereen op basis van zijn competenties daarop inschrijven. Dus kan het zijn dat je samen met een collega van financiën en een collega van HR werkt aan een opdracht die gaat over digitalisering. Daarnaast willen we in de hele organisatie kortcyclisch meten of we onze doelen hebben bereikt. Dus ook in de gesprekken over werkgeluk. Daar past zo’n wekelijkse korte enquête perfect bij.”

Hoe werkt de tool?
“Via een app of e-mail krijgen medewerkers de enquête. Die begint altijd met de vraag: hoe voel je je? En dan: hoe komt dat? Dat zijn de algemene vragen om de stemming te peilen. En daar kan je dan nog inhoudelijke vragen aan toevoegen. Kost medewerkers heel weinig tijd, maar is heel waardevol voor de organisatie.

De uitkomsten worden namelijk verzameld en gepresenteerd in het zogenoemde dashboard dat de teamleider, HR Business Partner of het team zelf kan zien. Daar zie je bijvoorbeeld dat de uitkomsten na verloop van tijd kunnen veranderen. Bijvoorbeeld dat collega’s van een team meer werkgeluk ervaren sinds er een nieuwe manier van werken is geïntroduceerd. Of dat er elk jaar op dezelfde momenten meer stress wordt ervaren. Als je dat weet, kan je onderzoeken wat de oorzaken zijn en daar op sturen.”

Waarvoor gebruiken jullie de tool?
“Wij gebruiken hem om het werkgeluk te meten van onze collega’s. Valt het op dat in een team veel collega’s aangeven gestrest te zijn, dan kan je daar op inzoomen. Bijvoorbeeld door de week erna in dat team een inhoudelijke vraag over stress aan de enquête toe te voegen of het gesprek aan te gaan. Zo kom je tot de kern van die stress.

Dat is waardevolle informatie voor ons van HR, maar zeker ook voor de teamleider. Die kan bijvoorbeeld kijken of het werk anders verdeeld kan worden. En is er een actie ingezet? Dan kan je daarna weer meten of er verbetering is in het werkgeluk in dat team. Zo ga je op basis van data aan het werk en maak je onderbouwde keuzes.”

Kan je een voorbeeld uit de praktijk noemen?
“In onze nulmeting werd leiderschap laag gewaardeerd. Dan denk je al snel: dat ligt aan de leidinggevenden. We zijn gaan doorvragen via de tool in de weken die daarop volgden. Toen zagen we drie interessante dingen: collega’s vonden dat er veel van hen gevraagd werd en de werkdruk hoog was. Maar ze beoordeelden hun relatie met een leidinggevende als goed én de werksfeer als veilig.

Dus gingen de leidinggevenden in gesprek hierover met hun teamleden. Daar kwam uit dat collega’s het lastig vinden om nee te zeggen en zichzelf eigenlijk opzadelen met te veel werk. Dus ondernamen we twee acties: de hoeveelheid en verdeling van het werk bespreekbaar maken, en persoonlijk leiderschap opnemen in trainingen voor medewerkers. Zo krijg je een professionele cultuur waarin werkdruk, en werkgeluk, besproken wordt. Dat is een stuk beter dan tegen elkaar mopperen over een te hoge werkdruk.”

Hebben jullie een beeld bij hoe hoog het werkgeluk moet zijn?
“Jazeker. Daarom hebben we er een KPI, een organisatiedoel van gemaakt. Hierdoor meten we specifieker en krijgen we concretere resultaten. En het laat aan collega’s zien dat werkgeluk voor iedereen belangrijk is en door de organisatie heel serieus wordt genomen. Ons doel is dat medewerkers hun werkgever beoordelen met een 8. Dat doen we door eens per kwartaal te vragen: hoe waarschijnlijk is het, op een schaal van 1 tot 10, dat je de gemeente Alphen aan den Rijn aanbeveelt als werkgever bij vrienden en familie?”

Hoe zorg je dat medewerkers de enquête elke week invullen?
“Met alleen een tool aanschaffen ben je er niet. Je moet je collega’s verleiden, motiveren en laten zien wat je doel is. En vertellen wat de resultaten zijn: wacht niet te lang met het teruggeven van feedback. Het invullen kost maar 15 seconden, maar als collega’s er te lang niets over terug horen, haken ze af. Zij nemen de moeite om feedback te geven, dus mogen ze ook wat terugverwachten. Het helpt als je doelen stelt voor wat je wilt meten, want dan heb je concretere resultaten om over te communiceren. Daarnaast moet je investeren in de cultuur. Als medewerkers en leidinggevenden niet gewend zijn om te praten over werkgeluk, kan je ook weinig met de uitkomsten van de enquêtes. Daarom trainen wij leidinggevenden in coaching en onze medewerkers in persoonlijk leiderschap.”