De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft haar functionerings- en beoordelingsgesprekken nieuw leven ingeblazen. Tot voor kort waren de gesprekken voor leidinggevenden een administratieve last en ze resulteerden vaak in ‘afvinklijstjes’. Maar dat is straks voorbij.
Om de goede gesprekken gaande te houden, kregen de medewerkers verschillende tools in handen: van gesprekskaart tot placemats, en een Kletspot; een glazen potje gevuld met themakaarten. Al deze ingrediënten helpen bij het voeren van het goede gesprek. “We willen meer uit onze mensen halen.”
In een vergaderkamer in het Leidschendamse gemeentehuis vertellen HR-adviseurs Mariëlle van Harmelen en Eva Noteboom waarom de cyclus toe was aan vernieuwing. Eva laat op een scherm een presentatie zien waarmee zij en haar collega’s in maart van dit jaar de nieuwe opzet toelichtten. Tegelijkertijd werden Kletspotten overhandigd aan leidinggevenden.
Vlak daarna, op 1 april, startte een pilot, die nog loopt tot en met januari 2024 - en daarna een vervolg krijgt. Belangrijke uitgangspunten: “Je voert het gesprek op het moment dat het ertoe doet, het goede gesprek is tweezijdig, het is een doorlopend proces en het gaat niet om een format of een formulier maar om de inhoud (waar zowel organisatiebelang als persoonlijke groei in naar voren komen)”.
Elk gesprek doet ertoe
Met het goede gesprek neemt de gemeente afscheid van de klassieke plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken. Mariëlle: “In de oude situatie werden drie gesprekken per jaar gevoerd. Nu is het zo dat elk gesprek erbij hoort, ook de momenten bij de koffieautomaat en vergaderingen. Het heeft een laagdrempelig karakter. Is informeler. Voorheen was het systeem leidend, voortaan is dat het gesprek”.
Medewerker en leidinggevende bepalen samen hoe vaak en in welke vorm ze de gesprekken voeren en wat ze daarin bespreken. Beiden leveren een actieve bijdrage. “Doordat het vrij wordt gelaten kunnen ze doen wat bij hen past”, zegt Mariëlle. In een leidraad schrijft de gemeente dat de drie V’s de basis vormen: Verbinden, Vertrouwen, Verantwoordelijkheid.
Formatvrij
Minimaal één keer per jaar vindt een formatvrije verslaglegging plaats. Op de gesprekskaart (die het vroegere standaardformulier vervangt) staan negen onderwerpen die helpen bij het voeren van het goede gesprek: functioneren, talent, werkplezier, ontwikkeling, samenwerking, werk-en privébalans, duurzaam vitaal, integriteit en werkomgeving.
De belangrijkste doelstelling, aldus de gemeente, is “een voortdurende dialoog om wensen en behoeften van medewerker en organisatie op elkaar af te stemmen”. Anders gezegd: het benutten van talenten en kwaliteiten en die koppelen aan de organisatiedoelen.
Jij doet ertoe
Bij de gesprekken draait het om de medewerkers. Met de slogan ‘Jij doet ertoe!’ wordt dat duidelijk gemaakt. Op dienbladen in het bedrijfsrestaurant zijn leuke placemats neergelegd, voorzien van de slogan en een korte uitleg, om het goede gesprek te promoten. Er staan vragen op die kunnen helpen. Zoals: hoe tevreden ben jij op dit moment met jouw werk?
De Kletspot ondersteunt bij het gesprek en dient ter inspiratie. In het glazen potje zittten kaartjes met daarop een deel van de vragen van de gesprekskaart. Die kaart is te vinden op WijvanLV, het intranet van de gemeente. Het onderwerp feedback speelt een belangrijke rol; voorbeeldvragen staan op WijvanLV, net als tips voor het voeren van een goed gesprek. Medewerker en leidinggevende zijn er allebei verantwoordelijk voor dat hun gesprek goed verloopt en dat alles gezegd wordt.
Administratieve lastenverlichting
“Tot nu toe is iedereen erg positief”, weet Mariëlle. “We horen vooral goede verhalen en er zijn zelfs al verslagen vastgelegd. Om de Kletspot nog meer elan te geven hebben we er een kaartje ingedaan voor een lunch om zo, tijdens het eten, het goede gesprek te voeren. In het najaar staat geven en ontvangen van feedback centraal in onze communicatie richting medewerkers en leidinggevenden.”
Eva vult aan: “We merken dat mensen nog wel moeten wennen. Elke verandering kost tijd. We geven medewerkers en leidinggevenden ondersteuning en goede voorbeelden om hen te helpen bij deze verandering. Het uiteindelijke doel? We willen een wendbare organisatie zijn en inspelen op veranderingen. En we hopen dat we meer uit onze medewerkers kunnen halen. Dat de nieuwe situatie ook leidt tot administratieve lastenverlichting is mooi meegenomen”.
Meer weten? Neem contact op met Mariëlle van Harmelen via 070 300 8693 of mvharmelen@leidschendam-voorburg.nl.
