Leiding steviger in rol door Leiderschapskompas

Uit een tevredenheidsonderzoek onder medewerkers bleek dat bijna iedereen de werkdruk hoog vond in Schouwen-Duiveland, vertelt Saskia Machielse, afdelingshoofd Bedrijfsvoering. ‘In een ambitieuze organisatie is er sowieso veel te doen, maar we vroegen ons ook af of de hoge werkdruk door onze manier van werken komt.’

Uit het onderzoek kwam ook naar voren dat medewerkers en leiding duidelijkheid misten in de organisatie. ‘We hebben een op zichzelf fijne, losse werkcultuur met veel ruimte. Met als keerzijde dat rollen niet altijd helder zijn. Ook ontbrak een eenduidige visie op leiderschap.’

Visie op leiderschap

Saskia klopte aan bij Floor Jansen, beleidsadviseur HR. Hoe kunnen we met de leidinggevenden werken aan een gezamenlijke visie op leiderschap? ‘We bedachten een werkwijze die dicht bij onszelf staat, het was eigenlijk verrassend simpel,’ zegt Floor.

Het begon na een inspirerende en vooral ook leuke kick-on met Jan van Setten, met een bijeenkomst voor iedereen waarin ze – plenair en in break outs – praatten over de organisatie en de buitenwereld. Waar zijn we goed in? Wat kan beter, welke factoren spelen een rol?

Dilemma's

Het bleek een schot in de roos. De deelnemers wilden zich graag uitspreken over hun dilemma’s, de organisatie en de werkcultuur, vertelt Saskia. ‘Het waren open gesprekken waarin kritische noties op tafel kwamen, zoals de neiging in de organisatie om interne projecten gericht op organisatieontwikkeling niet altijd af te maken of daarbij te weinig op het resultaat gericht te zijn.

De positieve werksfeer is een pluspunt, maar durf je elkaar ook aan te spreken op resultaat? Het gesprek was open, de leidinggevenden waren bereid te kijken naar hun eigen rol.’ De herkenning was groot, het was gemakkelijk om de rode draden uit de eerste bijeenkomst te halen, vertelt Floor. ‘De gezamenlijke aanpak versterkte meteen al de verbinding tussen de leidinggevenden. Dat was een mooie bijvangst, want een aantal kende elkaar nog niet.’

In vijf stappen tot Leiderschapskompas

Vervolgens volgden – steeds met tussenpozen van twee à drie maanden – een serie online dialoogsessies. In kleine groepjes op verschillende dagen van de week zodat iedereen de gelegenheid had om deel te nemen. ‘Iedereen is druk en moet een drempel over om twee uur tijd te investeren in zo’n sessie, maar na afloop waren ze altijd blij dat ze hadden meegedaan. Mensen legden hun hart op tafel, ook als het afdelingshoofd of de gemeentesecretaris erbij waren.’

In vijf stappen kwamen ze tot het Leiderschapskompas. Na het gesprek over de organisatie en de omgeving ging het over de principes van leiderschap. Ze kwamen op vijf essentiële dingen:

• een visie hebben
• vertrouwen geven
• mensen verbinden
• eerlijk en duidelijk zijn
• zorgen voor juiste persoon op juiste plek

In een volgende sessie werden de principes nader gedefinieerd en vervolgens spraken de leidinggevenden welke vaardigheden en competenties het vraagt om volgens de principes te werken. Ook wijdden ze een sessie aan het implementeren van het Leiderschapskompas in de praktijk.

Resultaat: leiding steviger in rol

Floor vertelt dat iedereen blij is met het resultaat en met het proces. ‘De leidinggevenden waardeerden het om uit de hectiek van alledag te stappen en te reflecteren op leidinggeven. Je hoorde na afloop steeds: jee, wat is dit fijn,’ zegt Floor.

Omdat het zo’n succes was willen Floor en Saskia de dialoogsessies continueren als onderdeel van de implementatie en borging, in ieder geval één dialoogsessie per kwartaal. ‘Ook andere onderwerpen op het gebied van organisatieontwikkeling kunnen aan de orde komen. Binnenkort gaan we praten over hybride werken en wat dit betekent voor leiderschap,’ zegt Saskia.

Verder wordt het Leiderschapskompas onderwerp van gesprek in de reguliere cyclus van ontwikkel- en functioneringsgesprekken. Hoe werkt de leidinggevende aan zijn (haar) ontwikkeldoelen? Is er nog training nodig? Collegiale intervisie is door het traject meer op de kaart komen te staan. Saskia benoemt dit als een belangrijke opbrengst. ‘Je haakt gemakkelijker bij elkaar in. Ook is er meer bewustzijn van wat er komt kijken bij leiderschap. De leiding is steviger gepositioneerd in de rol die ze hebben en de organisatie is strakker.’

Tip: doe het samen met alle leidinggevenden

Was er aan de start van het project weerstand te overwinnen? ‘In het begin zeiden sommigen wel: wat wordt er nu weer gestart? Dat verdween toen ze zagen dat we de energie erop hielden en dat iedereen daar een rol in speelde,’ zegt Floor.

Haar tip voor andere gemeenten die willen werken aan leiderschap is om het samen te doen. ‘Al kan ik me voorstellen dat dit anders is in hele grote gemeenten. Wij hebben 26 leidinggevenden en coördinatoren op in totaal 350 mensen, dat is een goede schaalgrootte voor zo’n soort project. Ik denk ook dat het belangrijk is de snelheid in het proces te houden. Als het te lang duurt, gaat de energie eruit.’

Supertrots

Floor en Saskia reageerden op een oproep van A&O fonds Gemeenten om een inspirerende aanpak te delen. Waarom? ‘We zijn hier supertrots op. Het is een concreet verhaal en het levert veel op. Schouwen-Duiveland is een ambitieuze maar ook bescheiden gemeente. Wij wilden het verhaal graag delen en zeggen: kijk ’s hoe tof we dit hebben gedaan.’

Ook je verhaal delen?

Reageer dan op onze oproep. Dan doen wij de rest. We zijn namelijk altijd op zoek naar de beste ideeën en projecten bij gemeenten om te kunnen delen. Heb jij een gemeenteproject, nieuwe gemeentelijke toekomstvisie of leiderschapsstijl die je erg graag wilt delen? Dan zorgt A&O voor een uitgebreid interview, fotograaf en het platform. Mee doen? Stuur je verhaal op dan maken wij een selectie. Stuur je inspirerende verhaal naar redactie@aeno.nl. Dan nemen wij contact met je op.