De 120 medewerkers van Gulpen-Wittem werken in hiërarchische teams en in vijf kleinere zelforganiserende teams. Een ontwikkelteam, ook zelforganiserend en met wisselende samenstelling, pakt organisatiebrede projecten op onder begeleiding van Ta’Sangka Jurgens, ze is coach zelforganisatie.
Alles ging proactief, op eigen initiatief en zonder lange besluitvormingstrajecten
Wat is het vraagstuk?
We staan voor de vraag hoe we de organisatie kunnen inrichten op het werken in de anderhalvemetereconomie. Thuiswerken was bij ons een uitzondering. Veel medewerkers hadden er geen faciliteiten voor en we moesten een flinke inhaalslag maken. Het oude klooster waarin ons kantoor zit, heeft veel kleine ruimten en de gangen zijn niet breed. Een uitdaging om dat aan te passen. Het derde vraagstuk is hoe we de continuïteit en de kwaliteit van de organisatie op peil houden in coronatijd.
Hoe heb je het aangepakt?
- We hebben begeleiding gevraagd aan een extern bureau dat ons ontwikkelteam heeft ondersteund in een proces van creatief denken.
- In 4 bijeenkomsten zijn verschillende methodes (in de lijn van lean en scrum) ingezet wat ons heeft geholpen om uit te diepen waar het om gaat, en wat oplossingen kunnen zijn.
Wat gaat er goed?
Wij hebben veel geleerd en het heeft geleid tot actie. In het kantoor hebben we tijdelijke maatregelen genomen, zoals het instellen van looproutes en het plaatsen van desinfectiepalen. Ook hebben we een extra vergaderruimte gerealiseerd met schermen om online te kunnen vergaderen. Voor het thuiswerken hebben we heel snel een groot aantal laptops aangeschaft, geïnstalleerd en gezorgd voor inlogmogelijkheid op de lokale netwerken. Het ging allemaal proactief, op eigen initiatief en zonder lange besluitvormingstrajecten.
Wat kan er beter?
Het proces in het ontwikkelteam is voor verbetering vatbaar. Een volgende keer gaan we beter afspreken wie wat doet en wie welke inzet levert. Het gaat om mensen die zomaar bij elkaar zijn gezet; het is niet automatisch een team. Ook is het belangrijk om tijdig de organisatie te betrekken. De - toch al zwaar belaste - afdeling automatisering werd nu overvallen door onze plannen. Hulde dat ze het allemaal toch hebben uitgevoerd.
Wat zijn je lessen voor andere gemeenten?
Het werkt soms goed om een externe partij te betrekken om patronen waarvoor je blind bent geraakt zichtbaar te maken. Ontwikkelen blijkt soms best ingewikkeld; je hebt reuring nodig om tot verandering te komen.
Voor vragen en meer informatie over de aanpak van Gulpen-Wittem, neem contact op met Ta’Sangke Jurgens via t.jurgens@gulpen-wittem.nl.
1,5 meter op het werk
Zolang er corona is, leven we in een anderhalve meter samenleving. De manier van werken verandert, de werkomgeving verandert. Het raakt alle medewerkers van gemeenten en hun gezinnen. Overal zijn gemeenten aan de slag met aanpassingen zodat er veilig kan worden gewerkt. Niet alleen op kantoor, maar ook thuis. In dit drieluik laten we zien hoe gemeente Utrecht, Enschede en Gulpen-Wittem het vraagstuk 1,5 meter op het werk aanpakken.
Subsidie en Expertise
Wil jouw gemeente ook aan de slag met een project om de wendbaarheid van de medewerkers te vergroten? Klik dan op de knop 'Dat wil ik ook' en A&O fonds Gemeenten helpt je verder met subsidie en expertise.
Contact
De mogelijkheden voor subsidie en expertise eerst bespreken? Neem contact op met subsidies@aeno.nl om jouw wensen en ons maatwerk op elkaar af te stemmen.
