Eén traineetraject bij drie gemeenten

Samen zelfstandig

Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland zijn drie mooie zelfstandige, plattelandsgemeenten in Friesland. Drie gemeenten met elk een eigen historie en een eigen karakter die je niet zomaar samenvoegt, maar die elkaar wel nodig hebben. Rond 2010 kiezen zij dan ook voor een strategische samenwerking met behoud van zelfstandigheid. Onder de naam OWO-samenwerking worden drie afdelingen samengevoegd en dragen de drie gemeenten gezamenlijk verantwoordelijkheid voor een groot aantal administratieve backofficetaken.

Nieuw in deze samenwerking is het traineeprogramma dat van start is gegaan in september 2022. “Alle drie de gemeenten hebben last van de krapte op de arbeidsmarkt en een traineeprogramma is een goede manier om jonge mensen kennis te laten maken met werken bij de gemeente”, zegt Maura die naast coördinator van het traineetraject ook HRM-adviseur is bij de gemeente Ooststellingwerf en loopbaanambassadeur is bij het samenwerkingsplatform Werken in Friesland.

Commitment, skills en motivatie

Het traineeprogramma van de OWO-gemeenten is in alle opzichten een gezamenlijke inspanning. In de twee jaar die het traject duurt, voeren de trainees in totaal vier opdrachten uit. Minimaal één opdracht bij elke gemeente. De trainees maken zo kennis met de verschillende gemeenten en beleidsterreinen, vervullen een rol in beleid, projecten en programma’s en ontwikkelen zich als professional.

“Met het traineeprogramma richten we ons op hbo-bachelor- en wo-afgestudeerden in het algemeen, niet op een specifieke studierichting”, vertelt Maura. “Er is ook geen baangarantie na afloop van het traject, maar trainees kunnen als interne kandidaat solliciteren op vacatures binnen de drie OWO-gemeenten. We hebben vooral geworven op commitment, motivatie en skills. Zo hebben we onder meer gekeken naar communicatieve vaardigheden, potentie om te leren, empathisch vermogen en een politieke antenne.”

Kennismaken met verschillende werkzaamheden

Ankje de Jong, Anna Harbers en Eva Lichtenbeld begonnen een jaar geleden aan het traineeprogramma, samen met nog drie andere trainees, te weten Evita Hogeling, Jasper Assen en Ayla Grotenboer. Ieder doorloopt een ontwikkelproces vanuit zijn of haar eigen keuze en met eigen verwachtingen. Voor Ankje, Anna en Eva is het traineeship, na één of twee jaar elders te hebben gewerkt, een overstap om een andere weg in te slaan. Eva: “Ik werkte bij het Openbaar Ministerie als ketenprocescoördinator; een prima eerste baan, maar te administratief voor mij.

Ik wilde graag ontdekken wat beter bij mij past en een traineeship is een goede manier om in korte tijd kennis te maken met verschillende werkzaamheden. Dus besloot ik te solliciteren.” Ankje had al werkervaring in een bijbaan in een commerciële organisatie. “Na mijn studie bedrijfskunde kwam ik er al snel achter dat een maatschappelijke organisatie mij beter ligt. Bij de gemeente kun je direct iets betekenen voor inwoners en dat spreekt mij erg aan.”

Ontwikkelprogramma

De grote saamhorigheid binnen de trainee-groep is volgens trainees Ankje, Anna en Eva een belangrijk voordeel van het traineeprogramma. “We zitten alle zes in hetzelfde schuitje”, zegt Anna. “Anders dan bij een ‘gewone’ nieuwe baan, maken we allemaal hetzelfde mee en kunnen we goed ervaringen uitwisselen.” Vier dagen in de week werken de trainees in een functie of een opdracht bij een van de drie gemeenten en op vrijdagochtend volgen ze een ontwikkelprogramma dat bestaat uit interne workshops, trainingen, werkbezoeken en intervisie. “Er is binnen de gemeenten zo veel kennis en ervaring beschikbaar, dat we collega’s vragen zelf workshops te geven over hun werk en vakgebied. Dat kost niets en vergroot het interne netwerk van de trainees”, zegt Maura die het ontwikkelprogramma opzette.

“Ook kopen we trainingen in via Werken in Friesland en in samenwerking met andere overheidsorganisaties die een traineeprogramma hebben.” Onderdeel van het ontwikkelprogramma is ook het uitvoeren van een aantal opdrachten, zoals het organiseren van een bijeenkomst voor alle jonge ambtenaren in de OWO-samenwerking. En de trainees geven aan het eind van elke werkperiode een interactieve presentatie over de behaalde resultaten en ervaringen in hun werk. Zo leren ze ook veel van elkaars ervaringen. “En soms gaan we op excursie bij interessante bedrijven of organisaties in de omgeving”, aldus Maura.

Op de werkvloer

Een ander belangrijk aandachtspunt bij het ontwikkelen van een traineeprogramma, is de positie van de trainees. Maura: “Trainees zijn geen stagiairs, maar volwaardige nieuwe collega’s die ook dezelfde begeleiding nodig hebben als een nieuwe collega. Daarnaast willen we de trainees zo breed mogelijk laten kennismaken met het werken in beleidsfuncties, programma’s en projecten binnen de OWO-gemeenten.” De trainees hebben op de werkplek een buddy die hen meeneemt in de werkzaamheden en processen. Verder heeft elke trainee een mentor waarmee ze kunnen sparren over vraagstukken die ze tegenkomen in hun werk. Daarnaast is Maura hun aanspreekpunt en daar zijn ze duidelijk blij mee. “Bij Maura kunnen we altijd terecht,” zegt Ankje terwijl de anderen instemmend knikken. “Of het nu gaat om werk of privé, Maura luistert en helpt je weer op weg.”

Passende vacature

Al ruim voor de start van het traineeprogramma op 1 september 2022, hadden de drie gemeenten samen ongeveer twintig opdrachten klaarliggen voor de trainees, waaruit zij gedurende het traject kunnen kiezen. Een dynamisch geheel waarbij het belang van de trainee altijd voorop staat. “Bij de start van het traject vroegen we alle trainees naar hun leerdoelen. Gekozen opdrachten moeten hierbij aansluiten”, vertelt Maura. “Maar ook als de aansluiting er is, is goede begeleiding essentieel en vragen we trainees duidelijk hun verwachtingen uit te spreken. Tijdens de eerste opdrachtronde bleek namelijk dat trainees zich verloren kunnen voelen als zij niet goed begeleid worden op de werkplek. Voor de buddy’s was het niet altijd duidelijk genoeg wat de inzet van een trainee betekent.

We besteden nu meer aandacht aan de wederzijdse verwachtingen.” En soms gaat het zo goed, dat meteen duidelijk is waar een trainee thuishoort. Zoals bij Anna: “Ik voel me het meest op mijn plaats in een adviserende rol”, zegt zij. “Een volgende opdracht als projectleider of programmamanager zou me minder liggen. Toen ik een passende vacature voorbij zag komen heb ik, in goed overleg met Maura, besloten intern te solliciteren. Binnenkort treed ik dan ook in dienst als junior beleidsadviseur Jeugd bij de gemeente Ooststellingwerf. Wel blijf ik deelnemen aan het ontwikkelprogramma van het traineeship zodat ik mij ook in deze functie nog verder kan ontwikkelen.”

Frisse wind

Collega-trainees Ankje en Eva begrijpen de keuze van Anna volledig. Zij zijn zelfs van mening dat een introductie, zoals trainees die krijgen, vast onderdeel zou moeten zijn van elke inwerkperiode. Eva: “Zeker bij een eerste baan word je echt in het diepe gegooid. De druk om te presteren is hoog, terwijl je ook nog ontzettend veel moet leren. Dat vond ik best pittig.” Naast de veiligheid en flexibiliteit die het traineeship biedt, ziet Ankje ook als belangrijk voordeel de gezamenlijke ontwikkeling die zij als trainees doormaken. “Wanneer je start in een organisatie ben je heel erg op zoek naar je plek en je verantwoordelijkheden. Als groep trainees verken je samen de weg in de organisatie en leer je ook van elkaar.” Maura heeft ook nog als tip voor de trainees dat zij minder voorzichtig mogen zijn. “Wees de olifant in de porseleinkast”, zegt zij stellig, “de organisatie heeft behoefte aan jullie frisse blik en kan ook veel van jullie leren.”

Meer over deze werkwijze?

Klik op de + en lees meer over deze werkwijze en de geleerde lessen.