Slimmer werken is een belangrijke strategie om beter om te gaan met de huidige arbeidsmarktkrapte. Maar hoe kunnen gemeenten dit in de praktijk realiseren? Wat zijn goede voorbeelden van sociale en digitale innovatie? Daarover ging het leiderschapsdiner dat de Vereniging van Gemeentesecretarissen en A&O fonds Gemeenten gezamenlijk organiseerden op dinsdag 1 oktober 2024.
Slimmer werken dé ideale oplossing?
Na de opening van Marjolijn Feringa, interimdirecteur van A&O fonds Gemeenten, trapte Jaring Hiemstra de avond af. De conclusie van het vorige diner op 29 mei was dat er drie strategieën zijn om met een krappe arbeidsmarkt om te gaan:
- Het aanbod vergroten: meer mensen aannemen, mensen meer uren laten werken
- De vraag verkleinen: scherpere prioriteiten stellen, serviceniveau verlagen
- Slimmer werken/innovatie: meer doen met minder mensen
Slimmer werken lijkt dé ideale en veelbelovende oplossingsrichting. Toch weten bestuurders en gemeentesecretarissen dat de innovatiepraktijk weerbarstig is. Innovaties zijn vaak lastig op te schalen, en de verwachte personele en financiële voordelen blijven vaak achter. Hoe kunnen we dat doorbreken?
Innovatie begint vaak met slechtere prestaties
Henk Volberda, hoogleraar Strategie en Innovatie aan de Universiteit van Amsterdam (UvA), startte de avond met een boodschap die tot nadenken stemde: innovatie leidt vaak in de beginfase tot slechtere prestaties. Toch is dit een noodzakelijke stap in het proces van verbetering. Hij benadrukte dat innovatiesucces voor 75% afhankelijk is van sociale innovatie, en slechts voor 25% van technologie. Innovatie draait om mensen, en organisaties moeten bereid zijn hun structuren en culturen te herzien om tot duurzame vernieuwing te komen. Volberda presenteerde zijn Schijf van Vijf voor Innovatie. Hierbij zijn technologie, dienend leiderschap, slimmer werken, zelforganisatie en co-creatie de succesfactoren.
Innovatie draait om mensen. Organisaties moeten bereid zijn hun structuren en culturen te herzien om tot duurzame vernieuwing te komen.
Breda: Flexibel, integraal en toekomstgericht
Helena Absen is strategisch adviseur digitalisering van de gemeente Breda en sloot aan op Volberda's visie door te laten zien hoe haar gemeente sociale én digitale innovatie toepast. Breda werkt volgens de FIT-waarden: flexibel, integraal en toekomstgericht. De aanpak is niet top-down, maar een beweging die van onderop wordt gestimuleerd, met steun van de directie. Helena benadrukte het belang van niet-klassikaal leren: het samen leren als toepassing van nieuwe technologie.
Momenteel experimenteren bijvoorbeeld zo'n 50 medewerkers in Breda met generatieve AI en Co-pilot (AI Microsoft). Dat werkt goed. Aan de tafels prezen deelnemers de aanpak van Breda: enkele deelnemers hadden in hun gemeente licenties voor co-pilot aangeschaft maar dit werd nog weinig gebruikt. De roep om de VNG meer regie te laten pakken op de mogelijkheden en randvoorwaarden voor de inzet van AI door gemeentelijke organisaties was veel te horen.
Molenlanden: Zelforganisatie als motor van innovatie
De gemeente Molenlanden is een voorbeeld van sociale innovatie, waarbij zelforganisatie de drijvende kracht is van de organisatie. De gemeente startte in 2019 met het idee van zelforganisatie. Ilona Goessens (domeinmanager) en Marko Does (gemeentesecretaris) van de gemeente Molenlanden legden uit hoe de 25 vakteams verantwoordelijk zijn voor de opgaverealisatie en beschikken over het regelvermogen om knelpunten op te lossen en te verbeteren. De teams in Molenlanden kunnen hulpbronnen inschakelen zoals bijvoorbeeld domeinmanagers of teamcoaching en de teamplannen. Eigenaarschap en vertrouwen staan centraal.
Tijdens de avond werd door een deelnemer opgemerkt dat ‘de gemeentesecretaris niet de eerste, maar de laatste adviseur is.’ Dit onderstreept het belang van sociale innovatie in de context van leiderschap, waarbij de gemeentesecretaris vertrouwt op de expertise van het ambtelijke apparaat.
Slimmer werken met AI en technologie
In de discussie aan de tafels werd snel duidelijk dat technologie zoals AI veel wordt ingezet in gemeenten. In de gemeente Laarbeek bijvoorbeeld, helpt ChatGPT bij het schrijven van speeches. Ook het schrijven van de eerste opzet van persberichten wordt aan AI overgelaten. De gemeente Nissewaard heeft een AI schil om jeugddata. Zo brengen variabelen niet kloppende declaraties aan het licht. Deze werkwijze heeft de gemeente al veel geld bespaard. Dit illustreert de kracht van AI om taken te verlichten en efficiënter te maken.
Tegelijkertijd voerden deelnemers aan de tafels discussie over de hoge verwachtingen van burgers door de inzet van technologie. Zoals iemand opmerkte: ‘Een app voor afvalmeldingen leidt tot hoge verwachtingen van burgers dat meldingen direct worden opgepakt.’ Een ander voorbeeld van een ongewenst effect was dat sinds het ziekmelden via een specifiek daarvoor ingerichte app, het ziekteverzuim sterk is gestegen.
Werkgeluk essentieel
Veel deelnemers noemden werkgeluk als een essentieel element voor succesvolle innovatie. De gemeente Amstelveen liet zien dat deelname aan een festival door ambtenaren niet alleen leidde tot betere binding tussen medewerkers, maar ook tot grotere motivatie om deel te nemen aan innovatieve projecten. ‘Werkgeluk is cruciaal, want gemotiveerde medewerkers dragen meer bij aan vernieuwing.’ Een eigentijdse werkomgeving helpt daar ook bij.
Conclusie: Innovatie vraagt om durf en volharding
Een belangrijke les van de avond was dat innovatie en cultuurverandering tijd en aandacht vragen. Slimmer werken is niet een snelle doorbraak maar een langdurig proces van kleine stappen dat vraagt om durf en volharding. Het is geen proces dat je ‘snel regelt’; het vereist een bewuste en langdurige inspanning van zowel leidinggevenden als medewerkers. Daarnaast is ook voor innovatie en cultuurverandering een duidelijke visie nodig op waar je als organisatie heen wilt. Antwoord geven op het ‘waarom’ is cruciaal om iedereen mee te nemen in ‘de bedoeling’ die de organisatie nastreeft.
Het volgende leiderschapsdiner vindt plaats op woensdag 20 november in Kamerik.
