Het idee ontstond spontaan tijdens een conference call met de algemeen-directeur van de provincie Limburg en alle gemeentesecretarissen van die provincie: laten we kijken of we iets gezamenlijks kunnen bedenken om de vraagstukken rondom de coronacrisis op te pakken. Drie gemeentesecretarissen staken hun vinger op. Dat resulteerde eind april in een ‘Wij-werken week’ in samenwerking met het A&O Fonds gemeenten en 7Senses. De initiatiefnemers blikken terug op die week en schetsen wat het heeft opgeleverd.
Laten we kijken of we iets gezamenlijks kunnen bedenken om de vraagstukken rondom de coronacrisis op te pakken.
Hoe pak je zoiets aan? Samen gingen Harry Coumans (Kerkrade), Bert Timmermans (Bergen) en Jos Kusters (Gulpen-Wittem) op zoek naar een goede manier. Toen kwam Kerkrade met een voorstel. Harry Coumans: “Ik heb goede contacten met het A&O Fonds, omdat we ook meedoen aan het project ‘Grip op Loslaten’. Zij zeiden meteen dat ze het een heel goed idee vonden om te kijken of de methodiek van ‘Grip op Loslaten’ ook past in deze tijd.”
Na videobellen en mailen lukte het om meteen de volgende week met een groep van tien mensen te beginnen. Coumans: “Dat alleen al was pure winst. Dat mensen vanuit intrinsieke behoefte en motivatie mee wilden doen aan dit traject. Dan heb je nog niks, maar ik vond het al uniek dat we samen aan de slag gingen.”
Ik heb goede contacten met het A&O Fonds, omdat we ook meedoen aan het project ‘Grip op Loslaten’. Zij zeiden meteen dat ze het een heel goed idee vonden om te kijken of de methodiek van ‘Grip op Loslaten’ ook past in deze tijd.
Jos Kusters (Gulpen-Wittem): “In die week zijn we begonnen met inventariseren wat er goed ging in de coronacrisis, want dat schept meteen een band. Iedereen worstelt met dezelfde problemen, maar we hebben ook heel veel positieve dingen gezien. Wat 7Senses goed deed, was dat ze de aanpak die ze normaal uitspreiden over een paar maanden samenpersten tot één week. Voor iedereen was duidelijk wat er van hen verwacht werd. Dus het proces was denk ik heel duidelijk.”
Bert Timmermans (Bergen) was niet bekend met de methodiek die 7Senses gebruikt, maar hij was meteen enthousiast: “Wat ik heel positief vond, was het denken in oplossingen en niet in problemen. Wel was het lastig – daar moest ik echt even aan wennen- dat je met deze manier van werken vanuit je onderbuik moet gaan roepen. Wij zijn altijd de ratio gewend, je moet verstandige dingen zeggen. Maar door te roepen vanuit je onderbuik krijg je discussie en dat verrijkt. Daarmee kwamen we ook een beetje uit onze comfort zone.”
Tijdens de Wij-Werken Week is de methodiek van PAO (Participatief Actie Onderzoek) ingezet die een onderdeel is van het leerprogramma Grip op Loslaten.
Wij-Werken Methodiek uitgelegd
Tijdens de Wij-Werken Week is de methodiek van PAO (Participatief Actie Onderzoek) ingezet die een onderdeel is van het leerprogramma Grip op Loslaten.
Met twee belangrijke verschillen:
- De deelnemers leren Wij-Werken met PAO als methode.
Je onderzoekt waar de energie in “de groep “zit, hoe de leden aankijken tegen het probleem, welke oplossingen zij zien. Daarna geef je aan de groep terug wat je gevonden hebt in je onderzoek en laat hen daar in dialoog op reflecteren.
Dan faciliteer je een co-creatie proces om te komen tot een actieplan dat vervolgens de groep zelf gaat uitvoeren. Kortom: een intensieve training dat je als deelnemers zelf de methodiek van PAO kan faciliteren. De deelnemers van de week Wij-Werken Week Limburg hebben samen de groep gevormd. De ervaren trainers van 7Senses hebben het proces gefaciliteerd en hadden meer tijd nodig dan vooraf was ingeschat Kortom: de deelnemers van de Wij-Werken Week zijn niet getraind maar geïnspireerd door de methodiek. - Om de methodiek in het tijdbestek van een week toe te passen is het belangrijk om daarbij te beseffen dat het werkingsmechanisme fundamenteel verandert.
In een week is geen tijd om alle belanghebbenden rondom een thema in kaart te brengen, laat staan te interviewen en te betrekken in focusgroepen. Daarmee is de Wij-Werken Week veel meer een aanpak die te vergelijken is met “snelkookpansessies” of met zogenaamde co-creatiesessies.
Met één belangrijk verschil: de Wij-Werken Week brengt voorafgaand aan het co-creatie proces eerst de perspectieven van betrokkenen in kaart. Dat heeft voor de deelnemers van Wij-Werken Week Limburg een impuls en verdieping aan het co-creatie proces gegeven.
Geen blauwdruk
De initiatiefnemers dachten bij de start een document te maken met oplossingen voor gemeenten rondom de coronacrisis. Timmermans: “Ik zat in eerste instantie in de modus dat er vanuit het gezamenlijk besef en de urgentie er een soort draaiboek moest komen met oplossingen.” Maar als snel werd voor iedereen duidelijk dat een blauwdruk niet mogelijk is. Coumans: ”Je hebt grote gemeenten, middelgrote- en kleine gemeenten met een verschillende dynamiek en ontwikkeling van de organisatie. Er zijn andere colleges en diverse ondernemingsraden. En je hebt te maken met andere samenlevingen. “
Kusters: “Als je bijvoorbeeld naar de fysieke kant kijkt. Wij zitten hier in een oud klooster met een kamerstructuur waar mensen veelal alleen op een kamer zitten of maximaal met twee. Dus de anderhalve meter eis is vrij gemakkelijk in te richten voor wat de werkplekken betreft. Als je een kantoortuin hebt waar heel veel mensen in een ruimte zitten, wordt dat een stuk ingewikkelder en krijg je misschien wel met plaatsgebrek te maken.”
Dit is misschien nog maar een halffabricaat, maar je kunt het naar mijn mening gebruiken om de discussie te voeren in je eigen organisatie. En daar kun je zelf nog een heleboel aan toevoegen wat voor jouw gemeente belangrijk is.
Opbrengst
Er kwamen vijf thema’s naar voren die volgens de deelnemers belangrijk zijn tijdens- en na de coronacrisis:
- Digitalisering vasthouden en uitbouwen
- Samenleving
- De nieuwe manier van werken
- Leiderschap tonen
- Communicatie
Voor al die vijf onderwerpen is er een handleiding gemaakt waar andere gemeenten hun voordeel mee kunnen doen.
Coumans: “Dit is misschien nog maar een halffabricaat, maar je kunt het naar mijn mening gebruiken om de discussie te voeren in je eigen organisatie. En daar kun je zelf nog een heleboel aan toevoegen wat voor jouw gemeente belangrijk is.”
Kusters: “In het proces vond ik het fantastisch dat we elkaar snel gevonden hebben. Maar het belangrijkste is denk ik dat we in staat zijn gebleken om in een hele korte tijd een heel complex vraagstuk te analyseren en met voorstellen te komen hoe je daar in de toekomst mee om kunt gaan. En dat in een week tijd, dat is een snelheid die we niet kenden.”
Timmermans: “Voor mij was de belangrijkste opbrengst dat we duidelijk hebben gemaakt wat de goede vragen zijn die bij de thema’s gesteld moeten worden. Het heeft me geholpen om mijn denkkader te verbreden waaruit je de uitdagingen van de komende tijd ziet. En de tweede opbrengst is dat we nu ook kijken naar het structurele verhaal. Dus niet alleen naar de oplossing tot 1 september.”
Coumans: “Normaal zit je te discussiëren en heb je tegenstellingen. Bij mij is het gras groener, want wij doen het zo. Nu ben je een nieuw grasveld aan het inzaaien. Dat voelde je ontstaan. Het boeiende aan de systematiek is dat je moet nadenken wat het vraagstuk is en luistert naar wat de andere toevoegt. Op die manier groei je eigenlijk onbewust naar je eindproduct. Pas achteraf constateer je dat. Terwijl we aan het begin hartstikke onzeker waren over wat die week zou gaan opleveren: krijgen we wel een eindproduct? Maar we hebben ons laten meezuigen in het proces -we zaten echt in een flow- en merkten dat we steeds met elkaar een stapje verder kwamen.”
Kusters: “De verbinding maken, dat kan digitaal heel goed. In de verbinding zit de vernieuwing. Je ziet nu ook dat we in Limburg dingen delen. Dat secretarissen zeggen: we zijn hier mee bezig, misschien is dat ook voor jullie interessant. Jazeker, stuur het even rond. Dat deden we voorheen niet. Ook de kennisdeling en het elkaar opzoeken buiten de coronaproblematiek wordt gewoon veel makkelijker.”
Dagverslag gemeente Kerkrade
Gemeente Kerkrade was al goed op stoom met het leerprogramma Grip op Loslaten van A&O fonds Gemeenten. Maar moest dit noodgedwongen on hold zetten toen de crisisbeheersing het overnam door het coronavirus. Omdat Kerkrade toch met de geleerde lessen verder wilde, is in zeer korte tijd een snelkookpansessie van Wij-Werken opgezet: De Wij-Werken Week. John Seetsen, Hoofd P&O, heeft een dagverslag bijgehouden.
Eigen gemeente
De drie initiatiefnemers zijn inmiddels aan het werk gegaan in hun eigen gemeente. Harry Coumans over Kerkrade: “Het proces is belangrijker dan meteen in de actie schieten. We leggen de plannen nu neer bij het bestuur, we leggen het uit in de directie en in de ondernemingsraad. Zij moeten hier zelf ook iets in zien en mee willen. Vervolgens kunnen we dat verder met elkaar uitdiepen. Het liefste zou je eenzelfde week willen houden met die verschillende actoren. De geesten zijn niet overal rijp om dat nu te doen en dan vind ik het geen goede zaak om het te forceren. In Kerkrade sluit het mooi aan bij de processen waar we nu met ‘Grip op Loslaten’ mee bezig zijn. En ik verwacht dat we stappen kunnen zetten, omdat mensen dit al herkennen.”
In Gulpen-Wittem zijn de uitkomsten van de week besproken in de directie en volgende week zal het gesprek hierover met het college worden opgepakt. Jos Kusters is een team aan het samenstellen om na te denken over de lessen die zijn gemeente kan trekken, bijvoorbeeld op het gebied van digitalisering: “We hebben natuurlijk nu gezien wat het voordeel is als je inzet op digitalisering. Je maakt heel snel contact. We hebben noord, zuid en midden Limburg met elkaar verbonden in een week tijd, sterker nog in een dag tijd. In het pre - corona tijdperk was dat een stuk ingewikkelder. Dat heeft toegevoegde waarde.”
We hebben natuurlijk nu gezien wat het voordeel is als je inzet op digitalisering. Je maakt heel snel contact. We hebben noord, zuid en midden Limburg met elkaar verbonden in een week tijd, sterker nog in een dag tijd. In het pre - corona tijdperk was dat een stuk ingewikkelder. Dat heeft toegevoegde waarde.
Ook in Bergen wordt er met het college gesproken en zijn tien mensen uit verschillende hoeken van de organisatie aan de slag. Timmermans: “We beginnen met de thema’s veilig werken en tijd- en plaats onafhankelijk werken. De tweede stap is richting samenleving. Wat kunnen we proactief doen voor onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties?” Voor Timmermans is dit het moment om principiële vragen te stellen en te kijken of er een koppeling te maken is met strategische thema’s: “Als gemeente hebben we, zoals vele andere ook, duurzaamheid hoog in het vaandel staan. In combinatie met de positieve ervaringen met het thuiswerken, is de vraag gerechtvaardigd of het voor de hand liggend is dat we straks weer met z’n allen de auto instappen. Of nu het moment gebruiken om invulling te geven aan onze ambitie om ook structureel minder kilometers te gaan maken, dus bijdragen aan minder uitstoot en minder files. Het is zonde als je dit moment niet gebruikt om daarbij stil te staan.”
Openbreken
De week is voorbij, maar dat betekent wat Harry Coumans betreft niet dat het daarbij blijft: “Met de groep waar we een week mee hebben gezeten, is afgesproken dat we na een maand elkaar weer digitaal zien. We hebben onze plannen ook gedeeld in een conference call met alle secretarissen en de provincie Limburg. Dat was ook al een opbrengt. In het najaar hebben we een vervolgafspraak met hen om te kijken wat dit product ons heeft gebracht. We gaan elkaar op een andere manier ontmoeten. Dat voel ik. Naar mijn mening breekt er iets open in de toekomstige samenwerking op het niveau van gemeentesecretarissen.”
Grip op Loslaten
Gemeenten moeten meebewegen met nieuwe maatschappelijke en gemeentelijke ontwikkelingen. Een top-down organisatiecultuur maakt dat lastig. Leidinggevenden staan voor een uitdaging: hoe benut je ieders talent? En hoe kun je loslaten en toch grip houden? Met het pilotproject Grip op Loslaten gaan we bij gemeenten aan de slag met een andere denk- en werkwijze: Wij-Werken.
De provincie Limburg is goed vertegenwoordigd in het programma Grip op Loslaten. Naast de gemeenten Kerkrade, Vaals en Sittard-Geleen start binnenkort ook een samenwerking rondom Center Court, waarin Kerkrade, Landgraaf, Vaals en Voerendaal participeren. A&O fonds levert ook een financiële bijdrage aan deze Wij-Werken Week in Limburg.
