"Ze zijn zo keigoed in bescheidenheid dat ze niet half weten wat een spilfunctie ze hebben". De managementassistenten – pardon, managementversterkers - van de gemeente Breda mogen zich wel wat meer profileren. Daarom krijgen ze met z’n allen vier ochtenden training om aan hun groei en ontwikkeling te werken. De training in Breda is één van de activiteiten die mede zijn gefinancierd vanuit Update! Hét subsidieproject van A&O fonds Gemeenten voor ontwikkelactiviteiten voor gemeentemedewerkers met (v)mbo-niveau.
‘Ja, ik wil wel! Ik aarzel, maar ik leer er vast hartstikke veel van,’ zegt één van de managementversterkers. De vraag was wie er samen met Kim van Stippent, de ‘inspirator’ van FutureTalentFactory een community in Teams wil opzetten voor het delen van kennis en ervaringen. Dat is handig, want er is niet zoveel onderling contact tussen de managementversterkers, terwijl ze tegen dezelfde dilemma’s aanlopen. Wat is bijvoorbeeld wel of niet je taak? Of hoe zeg je op een aardige manier ‘nee’ tegen een leidinggevende die je vraagt een krentenbol voor hem te gaan halen?
Update! is een project van A&O fonds Gemeenten voor ontwikkelactiviteiten voor gemeentemedewerkers met (v)mbo-niveau. Het gaat om ontwikkeladvies, begeleiding, scholing of EVC, erkenning van wat eerder in het werk is geleerd. Gemiddeld maken (v)mbo’ers weinig gebruik van ontwikkelactiviteiten, terwijl er in het werk vaak wel veel verandert. Hoe zetten gemeenten de middelen in? Wat levert het op? Dat willen we laten zien met een reeks verhalen, waarvan dit er één is.
Ik wil zoeken naar kansen voor mijn loopbaan bij de gemeente.
Bijblijven
De deelnemers hebben zin in de training. Sommigen doen ook al de cursus Projectassistent van A&O fonds. Anderen oriënteren zich nog op ontwikkelmogelijkheden. ‘Een hele tijd werkte ik als inleenkracht, nu ben ik in vaste dienst gekomen. Ik wil zoeken naar kansen voor mijn loopbaan bij de gemeente,’ zegt Ewaldine Buitelaar. Op een flap naast de ingang noteren de deelnemers waar ze nieuwsgierig naar zijn. ‘Hoe kun je bijblijven?’ schrijft de één. Anderen vragen zich af hoe het werk in de toekomst verandert, willen tips en trucs voor time management en iemand zegt: ‘Ik heb zin in de energie van het samenzijn’.
Trainer en futurist Sara van Broekhoven (FutureTalentFactory) werkt in meer gemeenten met managementassistenten. Ze ziet vaak dat deze medewerkers worden vergeten, ook door zichzelf. Om te beginnen hebben ze daarom afgesproken voortaan te spreken van managementversterkers. Een naam met meer kracht die past bij de durf om zichtbaar te zijn. ‘We gaan de spier trainen van proactief zijn,’ zegt Sara. ‘Van werk te zien en zeggen: dat is iets voor mij, daar heb ik zin in!’
Je leert het meest als je een stap zet buiten je comfortzone. Dat wil ik stimuleren.
De managementversterkers zijn door HR allemaal aangemeld voor de training, in overleg met hun leidinggevenden, vertelt Pieter Verdaasdonk, adviseur Leren en Ontwikkeling. ‘De organisatie vraagt veel van het secretariaat, ook verandert er veel door de digitalisering. Het is belangrijk dat deze medewerkers sterk in hun schoenen staan.’ Gemeentesecretaris Lieke Hendrix is het er hartgrondig mee eens. ‘Voor het bestuur, directie en de teams is de ondersteuning superbelangrijk. De medewerkers zijn bescheiden, zullen zelf niet snel vragen of ze op training mogen. Het leek ons goed om ze dit als team te gunnen.’ Lieke zelf wisselde in haar werkende leven vaak van rol. ‘Je leert en ontwikkelt jezelf het meest als je af en toe een stap zet buiten je comfortzone. Die houding wil ik stimuleren, en ook dat je niet bang moet zijn om ruimte in te nemen. Collega’s zijn daar juist vaak heel blij mee.’
Verstopt werk
Met meer samenwerken versterk je elkaar, zegt Sara. ‘Waar mopper je over? Hebben je collega’s dat ook? Wanneer je het samen aankaart, maak je meer geluid.’ Ze houdt een pleidooi om lef te hebben, en bijvoorbeeld je vinger op te steken voor een bepaald project of om zaken anders te organiseren wanneer je sluipenderwijs steeds meer ‘verstopt werk’ op je bord krijgt. Naast een functionele en hiërarchische rol brengt iedereen in het werk z’n karakter mee. ‘Met je karakterrol maak je het verschil.’
Bemoederen
Wat wil je in je werk behouden? Welke nieuwe dingen wil je doen om het beter te maken? Welke taken kunnen weg? Met deze vragen gaan de managementversterkers in groepjes aan het werk. Een groep is het er snel over eens dat agendabeheer blijft, al zou je beter kunnen spreken van agenda management. Niet voortdurend blijven schuiven met afspraken, of herhaaldelijk een collega afzeggen die al heel lang wacht op een gesprek. ‘Je mag er iets van vinden,’ zegt Sara.
Samenbrengen hoe de leidinggevende en jijzelf de ondersteuning ziet.
Het ontzorgen van de leidinggevende vinden de managementversterkers belangrijk, maar ‘bemoederen’ gaat te ver. ‘Als een leidinggevende zich in z’n vingers heeft gesneden, geef ik een pleister, maar ik plak hem niet,’ zegt Natascha van den Broek. Iemand vertelt dat ze werkt voor in totaal negen mensen. Dit is een flinke kluif. Ze neemt zich voor om duidelijker af te bakenen wat haar taken en prioriteiten zijn. De groep herkent de valkuil van te veel verantwoordelijkheid voelen. Iemand benoemt de ‘actielijst’ in vergaderingen. ‘Voor je het weet, moet jij er achteraan of het is gebeurd of niet.’ Teamleiders die op het laatst moment een NS-businesscard komen vragen. Een brief van een andere afdeling die je moet versturen omdat er een handtekening van jouw leidinggevende op moest. Dat soort werk dat er steeds maar stiekem bijkomt, zijn de managementversterkers liever kwijt dan rijk.
Ideeën voor het verbeteren van het werk zijn er volop. De managementversterkers zien kansen voor zichzelf als adviseur in digitale zaken in tijden van hybride werken. Natascha van den Broek vindt het belangrijk om ‘twee werelden samen te brengen. Hoe ziet de leidinggevende de ondersteuning? Hoe zie ik het vanuit mijn ervaring? Het is belangrijk om dit te bespreken.’ Deze opmerking krijgt veel weerklank. ‘Het is een wederkerige relatie,’ zegt Sara, ‘het is niet: ik werk vóór jou, maar ik werk mét jou.’
