De A&O-pilot ‘Grip op Loslaten’ sluit aan bij de reorganisatie die ongeveer twee jaar geleden is ingezet in de gemeente Vaals. Sectorhoofd: “Ik heb altijd behoefte aan verandering, vooruitgang en aansluiting zoeken met de buitenwereld, de vraag uit de samenleving. En dit is een mooie kans om een beweging in de gemeente op gang te brengen.”
Ze zijn in totaal met zeven deelnemers in de gemeente Vaals, waaronder Trudy Janssen (sectorhoofd Maatschappij) en Jacqueline Croughts (jurist op de afdeling Ruimte, projectleider Omgevingswet en lid van de OR). Jacqueline: “Organisatie breed is gekeken naar leidinggevenden, informeel leidinggevende en OR-leden en zo ben ik gevraagd om mee te doen aan dit traject.”
Trudy: “Dat was geen big bang. We hebben gezegd dat we natuurlijke momenten pakken om bij te sturen, zoals de veranderende wetgeving vanwege de Omgevingswet en de eerdere decentralisatie in het sociaal domein. Dat vraagt een andere manier van kijken en werken. We spreken mensen meer aan op hun talenten en competenties. We willen ook meer aansluiting zoeken bij wat de samenleving van ons vraagt. Hiervoor gaan we niet alleen vanuit functieprofielen werken maar meer vanuit rollen en competenties.
We streven hiermee ook naar het ontschotten van de sectoren. Je ziet- in die afgelopen anderhalf jaar dat ik hier nu werkzaam ben -dat er in de beleving van mensen nog te weinig effecten zijn van de reorganisatie. Er is nog niet echt een beweging op gang gekomen. Dus op het moment dat ‘Grip op Loslaten’ kwam, zei de gemeentesecretaris dat dit een kans is om daadwerkelijk stappen te zetten.”
| Inwoners | ongeveer 10-duizend |
|---|---|
| Medewerkers | tussen de 80 en 90 |
| Deelnemers | 7 (in Vaals) en 10 (in Kerkrade) |
| Soort | leidinggevenden, medewerkers en OR leden |
Jacqueline: “We hebben een organisatiedag gehad afgelopen september. Dan is altijd de vraag wat daarna met de input gebeurt. Door het project ‘Grip op loslaten’ kunnen we zorgen voor een verbinding tussen hetgeen is opgehaald tijdens de dag en hetgeen we met dit project gaan ophalen. Met dit project zorgen we ervoor dat we niet tig verschillende organisatietrajecten naast elkaar hebben lopen.”
Wendbare organisatie
Trudy: “Ik ben sectorhoofd Maatschappij en daar valt ook het sociaal domein onder. In 2015 is de decentralisatie ingezet. Nu zie je dat we de decentralisatie hebben gerealiseerd, maar de transitie is nog niet gemaakt. We werken nog niet op een andere manier waardoor zelfstandigheid en participatie van inwoners wordt bevorderd. Nog steeds zijn we bezig om als gemeente te zorgen voor de mensen vanuit een hulpverlenende rol. We willen die bal weer veel meer in de samenleving leggen. De samenleving ondersteunen in het vergroten van de zelfredzaamheid en participatie. Dat is echt een grote uitdaging en daar zijn we volop mee aan de slag. Ook dit helpt daar weer bij.”
Buitenwereld
Jacqueline: “Ons onderwerp voor de opdracht is ‘de wendbare organisatie’. Wat hebben we daarvoor nodig? Welke competenties zet je daarvoor in? Welke rollen nemen de medewerkers in?” Het vraagstuk is intern gericht, maar er wordt wel degelijk rekening gehouden met wat de buitenwereld vraagt, bijvoorbeeld door de manier van interviewen. Jacqueline: “Wij vragen aan onze collega’s wat zij als inwoner van hun eigen gemeente willen of verwachten. Daar kan je al een heleboel uit ophalen. Iedereen woont ergens en dat kan je weer reflecteren op wat wij als gemeente zouden kunnen doen.”
Trudy: “Daarnaast hebben we natuurlijk mensen die dagelijks contact hebben met de samenleving. Zij dragen ook uit dat de gemeente niet bepalend is in alles, we moeten het vooral samendoen. Verder loopt hier ook nog het traject van de nieuwe strategische visie. Dat is gedaan door Jan Rotmans, een visionair vanuit de transitiekunde, die heeft met heel veel groepen uit de samenleving gesproken. Die informatie kunnen we ook gebruiken.”
Ik hoop dat inwoners gaan merken dat de gemeente meedenkt en zoekt naar samenwerking
Oplossing
De trainingsmomenten en begeleidingssessies worden als intensief ervaren door Trudy: “Dat je soms ook wel denkt: ‘Pfff wat zijn we allemaal aan het doen?’ We hebben natuurlijk allemaal wel eerder trainingen gedaan in het kader van persoonlijke ontwikkeling en leiderschapstrainingen. Maar wat me hierbij vooral opvalt is dat iedere keer de vraag bij de medewerker neer wordt gelegd. Ik was voorheen meer sturend en geneigd te denken ‘dat gaan we op deze manier oppakken’, maar nu gaat het steeds om de vraag terugleggen: ‘Wat ga jij eraan doen? Wat kan jij bijdragen? Wat is jouw talent? Wat is jouw succes?’ Daar wordt in mijn ogen met deze aanpak het meest op gehamerd. Dat pik ik ook wel echt op.”
Simpel
Jacqueline: “Ik ben niet heel bewust bezig met wat ik leer in de training, maar neem het ergens mee in mijn achterhoofd. Het is meer dat je wat linken gaat leggen. Wij brainstormen en praten in onze groep over wat we verwachten dat de geïnterviewden zullen antwoorden. Maar hopelijk zijn er straks een heleboel dingen waarvan we zeggen: ‘Oh daar hadden we nog niet aan gedacht of dat is eigenlijk een hele simpele oplossing.’ Ik denk en hoop dat dat wel gaat gebeuren.”
Wat ik als uniek aan ‘Grip op Loslaten’ ervaar, is dat je echt eerst gaat ophalen, dan gaat kijken waar de rode draden liggen en dan laat je daar de mensen zelf mee aan de slag gaan.
Uitdaging
Een andere manier van werken en denken, vraagt ook iets van de deelnemers aan ‘Grip op Loslaten’. Jacqueline: “We moeten echt gaan zorgen dat we niet gaan invullen voor de ander. Daar wordt aandacht aan besteed tijdens trainingen. Dit trainen we onder meer door een groep te leiden in de rol van facilitator. Je merkt dat je dan toch geneigd bent om mee te gaan doen met de discussie. Je zit er zo fanatiek in en daarom doe je misschien wel te enthousiast mee, terwijl het eigenlijk uit de groep moet komen. Dus ik denk dat dat voor ons zevenen een uitdaging is. We zijn allemaal wel typetjes die ergens voor gaan.”
Trudy: “Anders gaan mensen afhaken, dan denken ze: ‘Laat hen maar, wij volgen wel’. Dat willen we niet. Wat ik als uniek aan ‘Grip op Loslaten’ ervaar, is dat je echt eerst gaat ophalen, dan gaat kijken waar de rode draden liggen en dan laat je daar de mensen zelf mee aan de slag gaan.” Jacqueline: “Het is het type onderzoek, dat hebben wij nog nooit eerder gedaan.”
Trudy: “Bij onze organisatiedag in september hadden we twee begeleiders die middels de zogenaamde mentimeter anoniem bij medewerkers zijn gaan ophalen wat er in een organisatie leeft. Dat is lekker, iedereen stort dat even anoniem zijn frustratie uit en zegt dan: ‘Ik had een leuke dag en de groeten’. En hierbij zeggen we juist: ‘Fijn dat je dat vindt en wat kan jij er zelf aan bijdragen om hier iets in te veranderen?’ Ook al is het maar heel klein. Dat is denk ik wel het unieke. Je laat alles los, we weten geen oplossingen.”
Jacqueline: “De oplossing gaan komen vanuit de groep. Iedereen kan meedenken over de oplossing en het is niet het MT dat een plan bedenkt voor de organisatie en dat oplegt. Op deze manier maak je het ook echt iets van de gehele organisatie en probeer je daar ook iedereen in mee te krijgen.”
Als we zelfstandig willen blijven, moeten we ons op een andere manier gaan laten zien bij de inwoners.”
Maatwerk
Trudy: “We willen ontschotten, niet meer vanuit sectoren werken, maar vanuit rollen. De ene keer heb ik de rol van regisseur en de andere keer ben ik misschien de dirigent of de vakspecialist. Dus welke rol pak je op welk moment? Meer de projectmatige aanpak, je zoekt per project mensen die daar iets vanuit hun expertise of talent in kunnen betekenen.”
Jacqueline: “En dan kun je ook beter aan de vraag van de burger voldoen. Want als die vraag van de burger komt, kijk je naar welke talenten daarvoor nodig zijn. Dat hoeven geen mensen te zijn die werken op de afdeling waar die vraag betrekking op heeft. Op dat moment past die daar het beste bij. Als je dadelijk de medewerkers en hun talenten in beeld hebt, dan kan je projectmatig gaan werken.”
Trudy: “Ik hoop dat inwoners gaan merken dat de gemeente meedenkt, faciliteert en openstaat in plaats van dat we uitstralen als gemeente dat wij wel weten wat goed is voor die inwoner. De beweging die je intern op gang brengt, heeft effect op buiten.”
Jacqueline: “Zodat de burger de meerwaarde van de gemeente Vaals ziet, want je kunt ook zeggen: ‘Maak gewoon een hele grote gemeente die een heel groot gebied bestrijkt, want we zijn heel klein.’ Als we zelfstandig willen blijven, moeten we ons op een andere manier gaan laten zien bij de inwoners.”
Trudy: “Omdat we het verschil voor de inwoner kunnen blijven maken.”
Grip op Loslaten
Meer over het leerprogramma Grip op Loslaten en het project Wij Werken? Klik hieronder om meer te lezen.
