Hybride werken | Tips voor gemeenten

• Hoe zorg je dat medewerkers de goede thuiswerkmiddelen (stoel, beeldscherm, los toetsenbord) hebben? Bied je hiervoor een checklist of tips aan en ga je hierover het gesprek aan?
• Hoe pas je de huisvesting aan waar meer ontmoeting mogelijk is, creatieve ruimtes, stilte plekken, vergaderzalen, videobel plekken?
• Hoeveel werkplekken en hoeveel van welk type richt je in?
• Hoe is de bezetting op kantoor? Gaan we werken met een reserveringssysteem?

• Kies je voor het vastleggen van een thuiswerkovereenkomst of ga je uit van vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid?
• Welke afspraken maken we over gezond thuiswerken en de inrichting van de thuiswerkplek?
• Hoe gaan we om met reiskostenvergoeding woon-werk?
• Hoe zorg je voor beveiliging van bedrijfsinformatie bij thuiswerken?

• Hoe keren we terug zonder weer te vervallen in het ‘oude’ patroon?
• Hoe zorg je voor een ludieke actie waardoor medewerkers zich extra welkom voelen?
• Wat is de mogelijke bezetting op kantoor en hoe stel je die af op de teams? Heb je daarbij voldoende rekening gehouden met de geldende corona maatregelen?
• Hoe zorg je dat de uitgeleende middelen (stoelen en scherm) weer terug komen om alle werkplekken op kantoor in te richten.

• Hoe benutten we de huidige technische mogelijkheden om online (samen) te werken?
• Welke informatie is essentieel en dient overal beschikbaar te zijn?
• Welke technologie hebben wij nodig om ons werk goed te kunnen doen?
• Hoe delen wij onze kennis met andere teams? Hoe krijgen we de benodigde informatie van andere teams?

• Hoe neem je initiatief om contact te houden met je collega’s en leidinggevende? En geef je aan hoe het met je gaat?
• Hoe stuur je op output, niet op afzonderlijke activiteiten? En geef je mensen helder kaders en daarbinnen de vrijheid te handelen.
• Hoe zorg je voor genoeg ontwikkel en leermogelijkheden?
• Hoe heten we nieuwe mensen welkom en nemen we afscheid van mensen?

• Wat voor afspraken maken we over onder andere bereikbaarheid, aanwezigheid, gebruik van communicatiemiddelen?
• Welke spelregels hebben we bij Hybride overleggen?
• Hoe werken we samen in ons team maar ook richting andere teams? Hoe laten we elkaar duidelijk weten waar we inhoudelijk mee bezig zijn?
• Welke afspraken maken we over resultaten van medewerkers en ieders bijdrage aan het team? Daaronder vallen ook individuele afspraken over flexibel werken tussen medewerker en leidinggevende.

• Hoe zorgen we voor sociale binding en persoonlijk contact met elkaar? Hoe gaat het met iedereen? Hoe houdt je goed contact? Hoe zorg je voor een luisterend oor, complimenten krijgen, geholpen worden om problemen te verhelderen, gerust stellen, maar ook gezelligheid met elkaar.
• Welke afspraken maak je over collegiale sociale ontmoetingen, offline of online?
• Hoe zorg je dat er aandacht is voor werkplezier?
• Hoe zorg je voor spontane ontwikkeling buiten je team om?

• Kan iedereen mee met online werken?
• Is iedereen digitaal vaardig genoeg?
• En zijn er mogelijkheden om digivaardigheid te verbeteren / leren?
• Hoe houden we de ontwikkelingen en mogelijkheden bij?

Naar verwachting zullen medewerkers bij hybride werken minder vaak en anders op kantoor werken dan voorheen. Op welke manieren kan je het kantoor zodanig inrichten dat aan deze nieuwe manier van werken op kantoor invulling wordt gegeven? Hieronder enkele voorbeelden:

• Richt ruimten flexibel in zodat ze voor verschillende werkconcepten kunnen worden gebruikt.
• Richt vergaderruimten zodanig in dat hybride vergaderen mogelijk is met medewerkers die thuis werken en dus voorzien is van de benodigde ICT.
• Richt op kantoor ‘ontmoetingsruimten’ in waar medewerkers elkaar informeel kunnen ‘ontmoeten’, kan bijvoorbeeld in combinatie met een barista.
• Bouw concentratiecellen die minder nodig zijn om naar cellen voor één op één bellen en online overleg.
• Verdeel het kantoor in verschillende zones, waarbij iedere zone een ander type werk kan plaatsvinden: samenwerken, concentratiewerk, etc.
• Laat cateringconcepten aansluiten op andere werkconcepten, catering op meerdere momenten van de dag en ‘to go’-concept of barista.
• Experimenteer met verdiepingen of op afdelingen met de inrichting en ervaar wat goed werkt.
• Een goede combinatie van ontmoetingsruimtes, samenwerkingsruimtes/brainstormruimtes, overlegruimtes waar ook hybride vergadert kan worden, video-belplekken, aanlandplekken voor kortdurend werk en concentratieplekken.
• Houdt rekening met de momenten dat op sommige dagdelen er relatief veel medewerkers op kantoor zijn met verschillende behoeftes aan werkruimte. Een goede analyse vooraf kan hierbij helpen. Daarbij gaat het zowel over aanwezigheid als behoefte aan soort werkruimte.

De Arbeidsomstandighedenwet (arbowet) gebruikt de term ‘plaats onafhankelijk werken’. Hiermee wordt bedoeld het werken in een woning of een ander gekozen werkplek anders dan de arbeidsplaats van de werkgever. Het moet daarbij wel gaan om werk dat in opdracht van de werkgever gedaan wordt.

Over plaats en tijdsonafhankelijk werken staat het volgende in de arbowet.
De werkgever is verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek, of dat nu thuis, op kantoor of elders is. Bij thuis en elders werken hoeft de werkplek niet te voldoen aan de eisen uit hoofdstuk 3 van het arbobesluit. Die gaan over vluchtwegen, nooduitgangen, brandbestrijding en valgevaar.

Alle andere eisen gelden wel. Daarbij gaat het om het uitvoeren van een RI&E, het geven van voorlichting, psychosociale arbeidsbelasting (Werkdruk en agressie), regels voor werktijden en pauzes, ergonomische eisen van de beeldschermwerkplek en de zorgplicht van de werkgever.

Werkt een werknemer meer dan twee uur per dag thuis of elders met een beeldscherm, dan moet de werkplek voldoen aan ergonomische eisen voor beeldschermwerk inclusief de verlichting. Dit betekent ten aanzien van de stoel dat deze passend dient te zijn voor zijn lichaamsmaten, waarbij zitdiepte, zithoogte, rugleuning en armsteunen van belang zijn. De werktafel dient eventueel met gebruik van een voetenplank een hoogte te hebben die gelijk is met de onderzijde van de ellebogen. De werknemer dient voldoende verlichting te hebben om zijn werk goed te kunnen doen. Tegenlicht achter het scherm door buitenlicht en weerspiegelingen in het scherm dienen te worden vermeden of afgeschermd. Het beeldscherm is vrij te plaatsen, in hoogte verstelbaar en kantelbaar. De werknemer heeft een los toetsenbord en een losse muis. Een kale laptop voldoet dus niet om langer dan twee uur aan te werken.

De werknemer heeft ook verantwoordelijkheid. En wel door zich te houden aan de regels over werktijden en pauzes. En op de juiste manier gebruik te maken van de werkplek en de voorlichting die hij daarover gehad heeft toe te passen.

Vanuit privacy mag de werkgever niet de thuiswerkplek bezoeken, tenzij de werknemer daar toestemming voor geeft. De werkgever dient vanuit de RI&E wel na te gaan of de werknemer gezond thuis of elders kan werken. Dat kan bijvoorbeeld op de volgende manieren:

• De werknemer vult een vragenlijst of checklist in en als daar aanleiding voor is bespreekt hij deze met zijn leidinggevenden of een arbodeskundige. Dit kan vervolgens vastgelegd worden in bijvoorbeeld het personeelsdossier.
• De werknemer maakt één of enkele foto’s of video van zijn thuiswerkplek en bespreekt hij deze met zijn leidinggevenden of een arbodeskundige.
• Met expliciete toestemming van de werknemer komt een deskundige langs bij de thuiswerkplek.

Verricht de werknemer elders dan op kantoor en in de eigen woning plaatsonafhankelijke arbeid, dan is de werkgever niet rechtstreeks verantwoordelijk voor de werkplek op die locatie. Wel dient hij de werknemers voor te lichten. In de regel zal de eigenaar/beheerder verantwoordelijk zijn voor de inrichting van de werkplek elders (internetcafé, pand van een klant). Dit ontslaat de werkgever niet van de verplichting de werknemer adequaat te informeren en voor te lichten over veilig werken ter plekke. Het is uiteindelijk een kwestie van maatwerk en goede onderlinge afspraken.

Hybride werken maakt dat medewerkers structureel thuiswerken. Hoe zorg je ervoor dat dit op een gezonde en veilige manier gebeurt? Hieronder enkele voorbeelden.

• Geef medewerkers schriftelijke instructies in de vorm van richtlijnen of checklists waarmee ze zelf hun werkplek thuis kunnen beoordelen en aanpassen.
  >> Inspiratie: Checklist thuiswerkplek | A&O fonds Gemeenten
  >> Inspiratie: Informatieblad medewerkers – Het inrichten van een ergonomisch verantwoorde thuiswerkplek | A&O-fonds Waterschappen
• Stel e-learnings ter beschikking voor medewerkers over het instellen van de thuiswerkplek.
  >> Inspiratie: E-learning 'Inrichten ergonomisch verantwoorde thuiswerkplek'
• Voer een risicoinventarisatie en -evaluatie uit voor de thuiswerkplek.
  >> Inspiratie: Handreiking RI&E Thuiswerken | A&O-fonds Waterschappen
• Laat medewerkers één of enkele foto’s of video van zijn thuiswerkplek maken en bespreek deze met een arbodeskundige die advies kan geven. 

In veel organisaties wordt het (algemeen) thuiswerkbeleid vastgelegd in een regeling of in een personeelshandboek. Onderwerpen die daarbij aan de orde komen zijn bijvoorbeeld: 

• Algemene criteria inrichting werkplek en de wijze van ‘controle’ daarop 
• Beveiliging van data en voorzieningen daarvoor 
• Reiskostenvergoeding  
• Afspraken tussen medewerker en  leidinggevende.  

Een thuiswerkovereenkomst is (vaak) een overeenkomst tussen medewerker en werkgever. Hier kunnen individuele afspraken worden vastgelegd over bijvoorbeeld: 

• Werktijden en bereikbaarheid 
• Individuele inrichting van de werkplek en eventuele bruikleen afspraken van spullen 
• Beveiliging van bedrijfsinformatie 

Na een lange periode van thuis werken, is het voor veel medewerkers weer wennen om op kantoor te zijn. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich weer ‘thuis’ voelen op kantoor samen met hun collega’s. Hieronder enkele voorbeelden:

• Speel in op de veranderende behoeften van medewerkers op kantoor door bijvoorbeeld het ontwikkelen van ontmoetingsruimten, flexibele werkconcepten en andere cateringconcepten.
• Organiseer een open dag, een ‘welkom op kantoor’-moment.
• Verwijder belijning, stickers en andere communicatie uitingen die nog aan de corona-maatregelen refereren.
• Besteed extra aandacht aan het creëren van ‘sfeer’ op kantoor die ontmoeten stimuleert.

Hybride vergaderen is een oplossing wanneer een aantal medewerkers vanuit huis werken, maar toch bij een belangrijk overleg aanwezig willen of moeten zijn. Daarnaast kunnen medewerkers die wel op kantoor aanwezig zijn samenkomen in een vergaderruimte. Dit vraagt om een hybride vergadervorm, waarbij een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is en een deel via een online verbinding. Hieronder enkele voorbeelden hoe je dit goed en effectief kan organiseren:

• Investeer in de inrichting van een hybride vergaderruimte. Denk hierbij onder andere aan een camera die meerdere deelnemers in beeld kan brengen, groot scherm, microfoons en speakers.
• Voorzie ook de ‘thuiswerkers’ van de juiste ICT apparatuur. Denk hierbij aan een goed werkende laptop met microfoon en eventueel een headset.
• De ene soort vergadering leent zich meer voor online vergaderen dan de ander. Coördinerende agendapunten of besluitvormende agendapunten kunnen prima online. Als creativiteit of emotie een rol speelt of bij complexe zaken is fysiek vergaderen beter. Het belangrijkste startpunt is dus goed stil staan bij het doel van je vergadering. Afhankelijk van het doel kun je vervolgens beslissen of een vergadering online, fysiek of hybride of helemaal niet plaatsvindt.
• Nodig alleen deelnemers uit voor de hybride vergadering die daadwerkelijk iets toe te voegen hebben. 
• Las pauzes in wanneer dit nodig is, spreek duidelijk af hoe laat de vergadering hervat wordt. 
• Maak tips en ‘spelregels’ voor hybride vergaderen en deel deze met medewerkers.
  >> Inspiratie: 11 tips voor hybride vergaderen | Rijksoverheid
• Zorg voor verbinding tussen fysieke deelnemers en online deelnemers door smalltalk vooraf. Wat ook goed kan werken is dat iedere online medewerker een buddy heeft die fysiek aanwezig is.
• Bevorder interactie tussen de fysiek en online aanwezigen door vragen te stellen of deelnemers beurten te geven.
• Maak duidelijke afspraken voorafgaand aan de vergadering en breng alle deelnemers hiervan op de hoogte. Denk hierbij bijvoorbeeld over het inschakelen van de microfoon en het beperken van achtergrondgeluiden. 
• Verder kan het goed zijn om in de beginfase elke vergadering kort te evalueren. Werkte alle apparatuur naar zoals gewenst? Heeft iedereen zijn/haar ideeën kunnen inbrengen? Wat zou er beter, leuker of efficiënter kunnen? Door deze vragen te beantwoorden, zal het hybride vergaderen binnen je organisatie steeds makkelijker en beter verlopen. 

Een visie op hybride werken gaat over een manier van werken van de medewerkers van de organisatie. In de visie beschrijft de organisatie het ‘waarom’ van hybride werken, wat het inhoudt, wat de organisatie hiervan vindt en waar het naar toe wil. Ook het gewenste gedrag van medewerkers en leidinggevenden is onderdeel van de visie. Uiteraard moet deze visie passen in de overall visie van de organisatie.

Om visie en beleid te communiceren kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van spelregels, een (thuiswerk)regeling en/of thuiswerkovereenkomst. De spelregels worden opgesteld om houvast te geven. Vaak zie je dat de spelregels worden opgesteld en bijgesteld na evaluatie. Enkele voorbeelden van onderwerpen zijn:

• De dienstverlening staat voorop 
• De werkplekken zijn van iedereen. Kies de werkplek die het beste bij je werk past 
• Reserveer je werkplek of ruimte 
• Ben je langer dan 30 minuten weg van een werkplek? Maak de werkplek dan vrij. Neem alle persoonlijke spullen mee en laat het netjes achter.
• Je eet in het restaurant en niet achter een bureau.
• Zorg dat je bereikbaar en vindbaar bent 
• Kom circa de helft van je werktijd naar kantoor  
• Je werkt (zo veel mogelijk) papierloos. Het noodzakelijke papieren werkarchief bewaar je in de daarvoor bestemde kasten
• Samenwerken en ontmoeten doen we op kantoor 

Voor veel leidinggevenden is leiding geven in hybride situaties anders dan wanneer werknemers altijd op kantoor zijn.

Onderzoek uit november 2021 door Motivaction (in opdracht van Zilveren Kruis) laat zien dat de meerderheid van leidinggevenden (60%) aan geeft minder zicht te hebben op het welzijn van werknemers. Velen van hen (48%) maken zich zorgen of werknemers over hun eigen grenzen gaan. Leidinggevenden erkennen dat leidinggeven op afstand andere vaardigheden vraagt (70%). De helft van de leidinggevenden ervaart op afstand geen echt contact te kunnen maken met mensen in het team. Ook 39% van de werknemers geeft aan het moeilijk te vinden betrokken te blijven bij collega´s of te weten wat er echt speelt in de organisatie.

Het belangrijkste wat je als leidinggevende kan doen is:

• Verbinding houden: het gesprek aangaan met de werknemers. Hybride werken biedt ruimte voor maatwerk. Stel de vraag wat zij zelf een wenselijke invulling vinden en geef ruimte hier zelf keuzes in te maken. Maak heldere afspraken over taken, verantwoordelijkheden en gewenste resultaten maar ook over bereikbaarheid wanneer men thuis werkt. Hierover bestaan soms onuitgesproken verwachtingen, bijvoorbeeld om ook ‘s avonds online te zijn. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid van leidinggevende en werknemer om verwachtingen en wensen kenbaar te maken.
• Informeren en betrekken: Houd werknemers die thuis of elders werken op de hoogte. Wie op afstand werkt, is meestal minder goed op de hoogte van de nieuwste plannen en ontwikkelingen. De wandelgangen, waarin je het meeste hoort, ontbreekt. Prik daarom bijvoorbeeld een vaste dag en tijd, elke week of maand, waarin je als leidinggevende zo veel mogelijk details over de laatste ontwikkelingen deelt. Werknemers zijn dan beter op de hoogte van de koers, richting en strategie en het versterkt het gevoel van ‘erbij horen’.
• Aandacht voor ontmoeten: Als mensen samenwerken zonder elkaar elke dag fysiek te ontmoeten krijg je sneller misverstanden. Stimuleer dus dat werknemers contact hebben met elkaar. Ook over informele zaken, zoals hobby en vakantie. Regelmatig contact tussen teamleden op manieren die zij het prettigst vinden kan veel misverstanden voorkomen. Als hybride leidinggevende kan je deze contacten tussen je teamleden stimuleren.

Voorbeelden van dingen die je kan organiseren zijn:

• Wandelend vergaderen één op één of met het team,  
• (live) samenkomen voor vergaderen met het team/ directe collega’s,  
• Aan een werk activiteit ook een sociale activiteit koppelen,  
• Online weekstart van 15 min voor de hele organisatie,  of online koffiekwartiertje aan begin werkdag,
• Babbel What’s App groepen, 
• Behaalde resultaten of bijzondere momenten aangrijpen om samen te vieren,
• Ommetje app met een challenge zoals wandelen naar Rome 

Hybride werken heeft invloed op de gezondheid en productiviteit van medewerkers. Soms in positieve zin en soms zijn er risico’s. Waar kun je aan denken:

• Op kantoor is de inrichting van de werkplekken meestal goed op orde. Maar thuis hoeft dat niet zo te zijn. Als medewerkers veel meer uren thuis op een computer werken en de werkplek is niet goed ingericht is het risico van RSI of KANS-klachten een belangrijk aandachtspunt. 
• Bij hybride werken verandert ook de mentale component. Sociale steun, binding met het team en de organisatie vragen extra aandacht.  
• Geconcentreerd werken lukt het beste zonder afleiding. Zowel thuis (privézaken) als op kantoor (pratende collega’s) zijn risico’s van verstoorders. Inrichting van het gebouw en afspraken over elkaar storen op kantoor en afspraken met medebewoners bij thuis werken kunnen goed helpen in geconcentreerd werken en verhogen de productiviteit aanzienlijk. 
• Bij thuis werken wordt er veel meer vergadert via het beeldscherm. Dat is extra beeldschermwerk met bijhorende extra belasting, met name voor de ogen. Korte pauzes tijdens beeldbelvergaderingen en voorkomen van naadloos vergaderen verminderen de belasting daarvan en verhogen de productiviteit. 
• Leidinggeven aan medewerkers die regelmatig thuis werken is anders dan leidinggeven aan medewerkers die altijd op kantoor zijn. Bij leiding geven op afstand is als basis vertrouwen in de medewerker nodig. En bij de medewerker zelfstandigheid en het nemen van verantwoordelijkheid. Aansturen op afstand gaat minder over wat iemand doet en meer over resultaten en de weg die de medewerker daarin bewandelt. Een cultuur en leiderschap gebaseerd op vertrouwen (versus controleren) werkt bij hybride werken het beste. 
• Om bij hybride werken goed samen te kunnen werken is het nodig dat medewerkers elkaar regelmatig zien en elkaar goed kunnen bereiken. Dat gaat niet altijd vanzelf en vraagt extra aandacht om te realiseren. 
• De werk-privé balans verandert in hybride werken. Voor sommige medewerkers in positieve zin, omdat ze beter werk en privé op elkaar kunnen afstemmen en op thuiswerkdagen minder reistijd kwijt zijn. Voor andere medewerkers negatief, omdat ze bij thuiswerken vereenzamen, thuis last kunnen hebben van de onrust van privé-zaken, thuis kunnen vereenzamen of lastiger afspraken fysieke afspraken met collega’s kunnen maken.  

Op een thuiswerkdag is de kans dat je langer zit dan normaal aanwezig. Je hebt geen reisbeweging en de afstanden in huis zijn mogelijk kleiner dan op kantoor. Langdurig zitten en te weinig bewegen is ongezond. Tips om in beweging te komen:

• Gebruik de ommetjes app met je team of organisatie en ga de strijd aan wie de meeste stappen zet.  
• Stimuleer dat oefeningen in de agenda worden gepland zodat je een waarschuwing krijgt, Je kan hiervoor timer (op je telefoon) in die ieder half uur signaal geeft instellen.   
• Onderzoek of er mogelijkheid is (betaalde) pauzesoftware voor op de PC te verschaffen. Pauzesoftware is programmatuur die je waarschuwt als je te lang achter elkaar of te intensief aan het werk bent. Een aantal geeft ook oefeningen of adviezen over houding en gedrag. 
• Stimuleer het uitvoeren van rek-, strek en beweegoefeningen in de vorm van mini pauzes achter je werkplek. Hier vind je oefeningen die A&O fonds gemeenten heeft verzameld om te doen: Oefeningen 1 en Oefeningen 2. Je kunt dit ook gezamenlijk met het team inplannen.   
• Stimuleer een vast beweegschema, bijvoorbeeld ieder dag starten met een wandeling, een vast hardloop moment of lunchwandeling.  
• Plan vaste beweegmomenten in met collega’s om online met elkaar te bewegen. 
• Daag mensen uit om een doel om 10.000 stappen per dag te zetten. Dit kun je bijhouden met een beweegmeter, verkrijgbaar in verschillende soorten: simpele stappentellers (via gratis Stappenteller app of standaard op je telefoon), trackers met wat extra functies zoals meten van je hartslag, uitgebreide sporthorloges en complete smartwatches die ook bijvoorbeeld gps registeren.  
• Wijs collega’s op online challenges van je eigen sportschool of beweegvideo’s op internet zoals licht intensieve oefeningen via de serie ‘7 minuten training’, matig tot zwaar intensieve oefeningen via de videoserie oefening van de week of Balansoefeningen met deze Thuistrainingsvideo. 

Hybride werken vraagt om meer afstemming en coördinatie binnen het team, dan wanneer we allemaal thuis of allemaal op kantoor werken. Hybride werken gaat zowel over de keus van het individu om zelf de werkplek en werktijden te kiezen, als over het belang van de organisatie/ leidinggevenden dat medewerkers, als het werk daar om vraagt, naar kantoor of de werklocatie komen. Daarom laten veel organisaties het over aan de teams om hier afspraken over te maken.  Het belang van de individuele medewerker en het belang van de organisatie worden gewogen en besproken. Doel is om samen de juiste verdeling te maken, die voor iedereen goed voelt.  

Hiervoor zul je het gesprek aan moeten gaan met je teamgenoten. Dit gesprek kan geïnitieerd worden door de leidinggevende / projectleider of door een teamlid. Het is handig om samen in grote lijnen te bepalen wie wanneer en waar werkt en welke werkzaamheden op kantoor plaatsvinden.  

Afhankelijk van je organisatie zijn er kaders / spelregels over hybride werken. Deze kaders geven de grenzen aan, waarbinnen medewerkers ruimte hebben. Het kan fijn zijn in je team nadere afspraken te maken over bijvoorbeeld onderstaande punten:

• Hoeveel dagen (of een deel daarvan) wil en mogen medewerkers gemiddeld per week thuiswerken en hoeveel op kantoor? Dit hoeft niet voor iedere week hetzelfde te zijn, sommige weken werkt een medewerker twee dagen thuis, andere drie en soms is hij de hele week op kantoor.
• Welke dagen hebben medewerkers voorkeur om naar kantoor te gaan en zijn er vaste dagen waarop medewerkers niet aanwezig kunnen zijn?
• Welke soort werkzaamheden willen medewerkers straks vooral thuis of op kantoor doen?
• Wat worden over het algemeen de werktijden en op welke momenten ben is een medewerker wel/niet bereikbaar? Maak afspraken met elkaar over wanneer medewerkers werken, wanneer ze wel/niet bereikbaar zijnen laat zet dit in hun agenda zetten. Sommige collega’s starten vroeg, andere juist wat later. Weten medewerkers dit van elkaar en houden ze rekening met elkaar.
• Bij welke (terugkerende) vergaderingen/ bijeenkomsten/werkzaamheden is het belangrijk dat het hele team fysiek aanwezig is? Hoe vaak zijn deze bijeenkomsten? Op welke dagen plannen jullie deze? Jonge medewerkers en/of nieuwe collega’s zijn over het algemeen vaker op kantoor en leren graag van ervaren collega’s. En juist om het leren van elkaar mogelijk te maken, is het belangrijk om er op sommige momenten allemaal te zijn.
• Het spreiden van aanwezigheid over alle vijf de werkdagen van de week. Bespreek dit met elkaar. Hoe zorgen het team voor een goede verdeling? Kijk ook naar de flexibiliteit van medewerkers in dagen dat ze niet werken; voor de een dat makkelijker te realiseren dan de ander.
• In de ochtend blijken we het beste te zijn in geconcentreerd werk. Aan het begin en einde dag zitten de meeste files en druk in de treinen; houd daar vooral in de randstad in de planning van overleggen rekening mee.

Hybride werken brengt met zich mee dat medewerkers elkaar minder fysiek zullen treffen. Hoe zorg je er desondanks voor dat er toch verbinding is binnen een team? Hieronder enkele voorbeelden van manieren om verbinding te houden tussen medewerkers:

• Denk eens aan andere vormen van vergaderen, bijvoorbeeld wandelend één op één of met een team.
  >> Inspiratie: gesprekskaarten Gemeente Dordrecht
• Plan belangrijke vergaderingen met het team zo veel mogelijk live op kantoor of andere fysieke locatie.
• Koppel aan een werkactiviteit ook af en toe eens een sociale activiteit, dat kan zowel fysiek als online (bijvoorbeeld digitale escaperoom)
• Plan wekelijks een online weekstart van 15 minuten voor de gehele organisaties.
• Plaats periodiek vlogs op intranet vanuit management waarin de belangrijkste ontwikkelingen binnen de organisatie worden gecommuniceerd.
• Creëer appgroepen voor informeel contact (‘Babbel What’s App groepen’).
• Maak gebruik van de ‘Ommetje app’ met een challenge zoals wandelen naar Rome.
• Richt op kantoor ‘ontmoetingsruimten’ in waar medewerkers elkaar informeel kunnen ‘ontmoeten’, kan bijvoorbeeld in combinatie met een barista.