De sterk veranderende context, onder andere corona en digitalisering, waarmee gemeentelijke organisaties te maken hebben, maakt het van belang dat werknemers ook bij hybride werken gezond, competent en gemotiveerd zijn. Gezondheid is het fundament van duurzame inzetbaarheid en omgaan met veranderingen.
Alles in één pdf om rustig na te lezen? Download de Arbocatalogus | Handreiking Hybride Werken 2022. Hierin vind je alle informatie over hybride werken voor de arboprofessional, medewerker, leidinggevende, directie en ondernemingsraad bij elkaar.
Aandacht voor gezond hybride werken
Hybride werken heeft invloed op de gezondheid en productiviteit van werknemers. Soms in positieve zin en soms zijn er risico’s.
De belangrijkste issues op een rij:
- Op kantoor is de inrichting van de werkplekken meestal goed op orde. Maar thuis hoeft dat niet zo te zijn. Als werknemers veel meer uren thuis op een computer werken en de werkplek is niet goed ingericht is het risico van klachten aan arm, nek en/of schouder een belangrijk aandachtspunt. Goed om hierbij te weten dat bij meer dan 2 uur op een dag beeldschermwerk de werkplek thuis net als op kantoor moet voldoen aan ergonomische eisen.
- Bij hybride werken verandert ook de mentale component. Sociale steun, binding met het team en de organisatie vragen extra aandacht.
- Geconcentreerd werken lukt het beste zonder afleiding. Zowel thuis (privézaken) als op kantoor (pratende collega’s) zijn risico’s van verstoorders. Inrichting van het gebouw en afspraken over elkaar storen op kantoor en afspraken met medebewoners bij thuis werken kunnen goed helpen in geconcentreerd werken en verhogen de productiviteit aanzienlijk.
- Bij thuis werken wordt er veel meer vergadert via het beeldscherm. Dat is extra beeldschermwerk met bijhorende extra belasting, met name voor de ogen. Korte pauzes tijdens beeldbelvergaderingen en voorkomen van naadloos vergaderen verminderen de belasting daarvan en verhogen de productiviteit.
- Leidinggeven aan werknemers die regelmatig thuis werken is anders dan leidinggeven aan werknemers die altijd op kantoor zijn. Bij leiding geven op afstand is als basis vertrouwen in de werknemer nodig. En bij de werknemer zelfstandigheid en het nemen van verantwoordelijkheid. Aansturen op afstand gaat minder over wat iemand doet en meer over resultaten en de weg die de werknemer daarin bewandelt. Een cultuur en leiderschap gebaseerd op vertrouwen (versus controleren) werkt bij hybride werken het beste. De gewenste vorm van leidinggeven bij Hybride werken gaat niet bij alle leidinggevenden vanzelf en vraagt om sturing vanuit directie.
- Om bij hybride werken goed samen te kunnen werken is het nodig dat werknemers elkaar regelmatig zien en elkaar goed kunnen bereiken. Dat gaat niet altijd vanzelf en vraagt extra aandacht om te realiseren.
- De werk-privé balans verandert in hybride werken. Voor sommige werknemers in positieve zin, omdat ze beter werk en privé op elkaar kunnen afstemmen en op thuiswerkdagen minder reistijd kwijt zijn. Voor andere werknemers negatief, omdat ze bij thuiswerken bijvoorbeeld kunnen vereenzamen, thuis last kunnen hebben van de onrust van privé-zaken of lastiger afspraken fysieke afspraken met collega’s kunnen maken.
In de arbowet staat de term ‘plaats onafhankelijk werken’. In de kern beschrijft de arbowet daarbij dat de werkgever verantwoordelijk is voor een gezonde werkplek, waarbij het niet uitmaakt of die op kantoor, thuis of elders is. De werknemer is verantwoordelijk om die werkplek op een gezonde manier te gebruiken. Tevens zegt de arbowet dat u werknemers voor dient te lichten over de arbo-risico’s en oplossingen.
In de Risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) dient volgens de arbowet plaats onafhankelijk werken aan de orde te komen. De RI&E is de wettelijke basis van arbobeleid. Een RI&E brengt systematisch in kaart wat de arbo risico’s van werken zijn. En beschrijft oplossingen in een plan van aanpak. Daarbij dient het te gaan over psychosociale arbeidsbelasting, werk en rusttijden, fysieke belasting, beeldschermwerk, werkplekverlichting, arbeidsmiddelen, toezicht houden en beschikbaarheid gegevens van werknemers die thuis werken.
Aanpassingen aan het beleid en procedures die te maken hebben met de arbeidsomstandigheden zijn instemmingsplichtig voor de OR conform de WOR. De arboprofessional in de gemeentelijke organisatie is het aanspreekpunt om u te ondersteunen in het toepassen van de arbowet.
Onderstaande punten zijn belangrijke ingrediënten van het beleid die te maken hebben met hybride werken:
- Zorg voor een heldere visie. Met daarin opgenomen het waarom van hybride werken, wat het inhoudt en waar de gemeentelijke organisatie naar toe wil. Gewenst gedrag van werknemers en leidinggevenden zijn onderdeel van een visie. De visie is zo vertrekpunt voor beleid en versterkt acceptatie.
- De wettelijke basis van een beleid rondom hybride werken is het opnemen van hybride werken in de Risico-inventarisatie en evaluatie en het bijhorende plan van aanpak.
- Werknemers moeten tevens actief voorlichting krijgen over de risico’s van hybride werken. Zoals het inrichten en gebruiken van de thuis werkplek, afspraken over werkplekken elders en de psychosociale risico’s van hybride werken.
- Als veel werknemers hybride werken krijgt het gebouw waar werknemers hun werk doen andere functies. Vaak betekent dit meer ontmoetingsplekken, plekken voor samenwerken, tevens plekken om kortdurend met een computer te werken, plekken om geconcentreerd te kunnen werken en plekken om te kunnen beeldbellen. Het gebouw is ondersteunend voor het doen van werk. De inrichting van gebouwen dient hierop aangepast te worden bij het implementeren van hybride werken.
- Voor sommige leidinggevenden is leidinggeven op afstand anders dan ze gewend waren. Leidinggeven ‘by walking around’ is veel minder. Zowel de werknemer als de leidinggevende zijn vaker vanuit huis aan het werk. Dat vraagt om andere competenties van de leidinggevenden en wellicht coaching of training op dit terrein.
- Heldere randvoorwaarden over thuis en op kantoor werken. Met daarin bijvoorbeeld het maximumaantal dagen dat een werknemer per week thuis mag werken en minimaal aantal dagen dat hij op kantoor dient te zijn. En ook wat de organisatie en de werknemer minimaal moeten doen om thuis gezond te kunnen werken. Wat organiseert de organisatie centraal en waar mag de leidinggevende in zijn team afspraken over maken?
- Afspraken met teams en individu. Bij hybride werken zie je elkaar minder. Daarom is het belangrijk duidelijke afspraken te maken. Die kunnen in grote lijn liggen op organisatieniveau en verder uitgewerkt worden op teamniveau. Daarbij gaat het bijvoorbeeld op organisatie over:
- Welke functies en taken vinden altijd op kantoor plaats?
- Hoeveel werktijd mogen werknemers maximaal thuis werken? Hoeveel werktijd zijn werknemers minimaal op locatie? Dit kan per functie verschillend zijn.
- Wat zijn de voorwaarden om thuis te mogen werken? Wie gaat hierover het gesprek aan met de werknemer en is hier eventueel ook een rol voor de arboprofessional?
- Hoe dienen werknemers aan te geven dat ze aan het werk en dat ze bereikbaar zijn?
Uw arboprofessional/preventiewerknemer kan uw eerste aanspreekpunt zijn bij het uitwerken van het beleid. Deze arboprofessionals en uzelf kunnen daarbij gebruik maken van de informatie van deze arbocatalogus.
In de Arbocatalogus hybride werken is uitgebreide informatie beschikbaar specifiek voor de arboprofessional, werknemer, leidinggevende en ondernemingsraad.
