Hoe pakken we de werkdruk aan? Met die vraag ging een groepje medewerkers van de gemeente Hoorn aan de slag en dat heeft geresulteerd in de aanpak ‘Van werkdruk naar werkplezier’, voor teams en leidinggevenden.
De aanpak
Na een pilot bij drie teams is gekozen voor management training en teamaanpak gecombineerd met arenagesprekken.
Management training bestaat uit een basisworkshop “anders coachen” met aandacht voor herkennen van signalen en voeren van gesprekken. Ook is er tijd is om echt met elkaar als leidinggevende in gesprek te gaan.
Teamaanpak stap voor stap
- Intakegesprek met leidinggevende en eventueel enkele medewerkers
- Basisworkshop: deelnemers krijgen inzicht in vijf strategieën om werkdruk aan te pakken
- Ontwikkelwerkplaats, sessie waarbij één vraagstuk verder wordt uitgediept
- Borgingssessie: vieren van ‘successen’en kijken wat nog niet (voldoende) werkt
- Na iedere sessie volgt een persoonlijke evaluatie met de leidinggevende en wordt antwoord gegeven op de vraag: en nu?
Een arenagesprek wordt gevoerd met een vertegenwoordiging van medewerkers met werkdruk in de binnenkring, hun leidinggevenden, de directie en andere geïnteresseerden in de buitenkring; het geeft inzicht in patronen die binnen de organisatie plaatsvinden.
In een drieluik vertellen initiatiefnemers, leidinggevenden en een teamlid er alles over.
Uit een medewerkersonderzoek kwam de werkdruk als één van de onderwerpen naar voren. “Daar moeten we iets mee doen”, vond Henk de Bruijn, Teammanager Projectmanagement en één van de initiatiefnemers. “Met een soort denktank hebben we dit toen samen met HR opgepakt.”
Medewerker aan zet
“De insteek was: de medewerker is aan zet. We wilden alle medewerkers erbij betrekken en hen laten nadenken over de vraag ‘hoe ga ik om met mijn eigen werkdruk?’ Daarbij vielen twee dingen op: beter timemanagement en agendabeheer zijn niet de enige oplossing, en je kunt dit niet alleen.”
De bevindingen werden breed gedeeld, onder meer tijdens het Hoorns Kwartiertje, de weekopening op maandagochtend. Begin 2023 startte we met hulp van adviesbureau De Goede Praktijk met de uitwerking van dit programma. Onder leiding van twee ervaren trainers namen de teams Regie Openbare Ruimte, Informatiebeheer en Inkomensondersteuning hun werkdruk onder de loupe.
Verrassende antwoorden
In verschillende sessies gingen de deelnemers met elkaar in gesprek. De eerste ging over energiegevers en energievreters: waar krijg je energie van en wat kost energie? Hierbij kwamen vragen aan de orde als ‘hoe is het met jouw persoonlijke energiebalans?’ Een tweede, verdiepende sessie behandelde de vraag: waar willen we mee aan de slag?
“De bijeenkomsten leverden verhelderende en soms verrassende antwoorden op”, zegt Henk de Bruijn. “De grootste energiegever? Samen aan een resultaat werken. Zelf heb ik als leidinggevende geleerd om andere vragen te stellen en door te vragen. Zoals: wat heb je nodig? Het is soms belangrijker om een compliment te geven dan met een pasklare oplossing te komen.”
Er volgde een evaluatie, waarbij ook de OR werd betrokken. Aansluitend is een teamaanpak samengesteld die is opgenomen in het aanbod van de Westfriesland Academie, een intern opleidingsinstituut voor de zeven Westfriese gemeenten. Nieuwe teams en leidinggevenden kunnen zich hiervoor aanmelden.
HR
Sabine van de Wiel, beleidsadviseur HR: “De aanpak bestaat uit drie sessies: een basisworkshop, een verdiepende sessie en een borgingsbijeenkomst. Inmiddels hebben vier teams uit onze organisatie hem gevolgd. Met de afdeling HR starten we binnenkort.
Ieder mens vindt het fijn om aandacht en waardering te krijgen. Ook is het soms prettig om even te kunnen zeggen wat je op je hart hebt. Deze training haalt dat naar boven.”
De aanpak zorgt voor teambuilding en zaken worden bespreekbaar.
Leidinggevenden
Norbert Oud is sinds april 2023 als interimmanager verbonden aan de gemeente Hoorn, eerst bij het team Beleid en Regie, nu bij Gegevensmanagement. Vanuit zijn rol als leidinggevende legt hij uit wat hij van de aanpak vindt, wat het heeft opgeleverd en hoe hij teamleden ondersteunt.
De manager, die leiding geeft aan 35 mensen, vertelt dat het helpend is om zulke sessies te volgen. Het is een goede toets. De aanpak bevat onderdelen die direct opbouwend zijn, zoals een ‘complimentendouche’. Daarnaast worden bepaalde zaken meer bespreekbaar. Bij ons heeft het in ieder geval voor teambuilding gezorgd.”
Meekijken en meedenken
Wat heeft de aanpak concreet opgeleverd? “Bij mijn huidige team heeft het tot goede vervolgacties geleid, zoals een initiatief om met collega’s te wandelen tijdens de lunch; en onlangs hebben we met elkaar een kookworkshop gehad.
Hoe ik mijn medewerkers ondersteun? Door er te zijn wanneer ze dat nodig hebben. En door het organiseren van het werk, mee te kijken, mee te denken. Het vervelende is: ik kan niet alle 35 teamleden elke dag evenveel aandacht geven, dat gaat niet. Wat ook meespeelt is hoe mensen het zelf beleven. Het kan zijn dat een medewerker zegt: ik heb het druk. Maar als je dan samen naar de agenda kijkt, blijkt het soms best mee te vallen.”
Ik heb geleerd mijn grenzen aan te geven.
Medewerkers
Danny de Jong (32) is één van de ambtenaren die de werkdruktraining heeft gevolgd. Hij vertelt wat het hem en zijn mede-teamleden heeft gebracht, welke acties er zijn ondernomen en hoe zijn werkplezier is toegenomen.
Als Woo-coördinator (verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet Open Overheid) is Danny de Jong in Hoorn de spil in het proces van openbaarmaking van informatie. De werkdruk die de contacten met Woo-verzoekers en de interne coördinatie met zich meebrengt is wisselend, zegt hij. “Energievreters zijn voor mij: slechte software, en inwoners die een verzoek indienen en al boos zijn op de gemeente. In het laatste geval sta je direct met 5-0 achter. Al is het ook een uitdaging om zulke mensen tevreden te stellen. Wat me energie oplevert, is waardering. En ik word er blij van als ik collega’s kan helpen.”
Grenzen aangeven
Danny, tevens OR-lid, heeft meegedaan aan het eerste deel van de aanpak, de basisworkshop. “Eigenlijk zou het normaal moeten zijn dat je zoiets periodiek met je team doet. Het heeft mij veel gebracht. Mijn leidinggevende kwam op een gegeven moment naar me toe: zullen we een kop koffie drinken? Daarna zijn veranderingen doorgevoerd. Mijn functie is duidelijker omschreven en we hebben vastgelegd: wie doet wat? Dus niet, zoals voorheen wel gebeurde: oh, Danny regelt het wel.” Dat laatste heeft ook te maken met de Westfriese mentaliteit, zegt hij. Zo van: aanpakken en schouders eronder. “Terwijl het soms beter is om te zeggen dat je ergens geen tijd voor hebt. Dankzij de workshop heb ik geleerd mijn grenzen aan te geven. Weet je wat ik mooi vind? Dat de training zacht is. De trainers zijn vriendelijke, zachtaardige mensen, daardoor laat je zelf eerder je emotie spreken in plaats van je verstand. Dat is een positief neveneffect.”
Arenagesprek
Ook vertelt hij over het zogeheten arenagesprek, een bijeenkomst voor medewerkers en leidinggevenden waarbij de directie ook aanwezig was. “Daar heb ik heel veel aan gehad. Ik kon mijn verhaal doen en kreeg het gevoel dat ik gehoord werd, dat is waardevol. Daarnaast heb ik een andere kijk op mijn werk gekregen.”
Je krijgt er veel voor terug
Zijn werkplezier is toegenomen, stelt de Woo-coördinator. “Ik voel me meer in mijn kracht gezet. Ik had vaak moeite met plannen, mijn leidinggevende helpt me daar nu bij en dat is erg fijn. Verder is de cohesie in ons team (dat was een energievreter) flink verbeterd.” Zou hij collega’s van andere gemeenten aanraden de training ook te volgen? “Ja, mits het bij de organisatie past. Je investeert tijd, maar daar krijg je veel voor terug. Het is het méér dan waard.”
Pluspunten
- waardevolle toets, zowel voor leidinggevenden als teamleden
- zorgt voor teambuilding
- de investering in tijd betaalt zich ruimschoots terug
- medewerkers voelen zich gewaardeerd
- leidt tot meer werkplezier
Valkuilen
- zorg ervoor dat de training een co-creatie is
- zet hem goed neer en maak er voldoende tijd voor vrij
- let erop dat hij aansluit bij je organisatie
- pas op met aannames; het zit soms anders dan je denkt, sta daar open voor
- zorg voor borging
