Hoe pak je het organiseren van een webinar nou goed aan? Met de Meester in je Werk Week in aantocht zijn bij veel gemeenten de voorbereidingen al in volle gang. Door de huidige omstandigheden gaat een groot aantal gemeenten hun week digitaal invullen; volkomen logisch en verstandig! We krijgen veel vragen binnen over het organiseren van een online event. We helpen daarom graag met de volgende gouden tips.
Tip 1: Zorg voor de juiste inhoud
Prioridad numero uno! Een webinar dat aansluit op je doelgroep, met goede inhoud en een duidelijk onderwerp, is het meest waardevol. Aan het eind van het webinar wil je natuurlijk dat de deelnemers er zoveel mogelijk van hebben opgestoken. Het is dus belangrijk om te bedenken welke onderwerpen op dit moment relevant zijn en wie daar het beste over zou kunnen vertellen. En wie gaat er als gespreksleider in gesprek met de spreker? Mocht je hierover twijfelen dan kan je altijd een rondje bij je collega’s maken.
Daarnaast is het van belang om de bovenstaande zaken samen te laten smelten met het doel van je webinar. Wil je de deelnemers informeren, activeren of inspireren? Of een combinatie daarvan? Dit beïnvloedt vervolgens de keuze over de opzet van je webinar. Om te activeren is interactie in de sessie belangrijk, terwijl voor een inspirerende sessie het verhaal zelf boeiend moet zijn.
Tip 2: De techniek maakt het of kraakt het
Het haperen van de verbinding, slechte kwaliteit van beeld en geluid, het geluid loopt niet gelijk met het beeld, deelnemers die door de presentatie heen kunnen praten; dit zijn allemaal technische problemen die het webinar in de soep kunnen doen laten lopen. Om dit te voorkomen is het belangrijk om de achterkant waterdicht te krijgen. Het uitzoeken van het juiste platform is hierbij essentieel. Goede software helpt ook bij het inrichten van het webinar naar jouw wensen: Zit er een chatfunctie bij? Is het mogelijk om te wisselen tussen verschillende camera’s? Is het toegankelijk genoeg? Kan de sessie worden opgenomen?
Voorbeelden van bruikbare platformen zijn:
- Microsoft Teams
- Zoom (Let op, Zoom wordt niet bij elke gemeente toegestaan)
- YouTube
- Specifieke webinarsoftware zoals EasyWebinar
Er zitten tussen de verschillende platformen geen al te grote verschillen, het belangrijkste waar je rekening mee kan houden is welk platform het meest vertrouwd is bij de deelnemers. Werken jullie bijvoorbeeld al de gehele tijd met Teams, gebruik dan zeker Teams voor je webinar.
Ten slotte over de techniek, sommige platformen werken niet goed in bepaalde browsers. Zo werkt een sessie via Zoom niet altijd goed in Internet Explorer, en juist wel in Chrome. Sta hier voor het geven van je webinar dus zeker even bij stil, en maak bij de deelnemers bekend – wellicht in de vorm van een handleiding - hoe ze het beste het webinar kunnen volgen.
Tip 3: Spread the word!
Het is fantastisch als je een webinar hebt met een prima inhoud en een goed werkende techniek, maar dat richt natuurlijk niks uit als er niemand op af komt. Campagne voeren is een belangrijk onderdeel van de succesformule. Doe bijvoorbeeld een oproep via een interne nieuwsbrief, plaats een bericht op het intranet, stuur een e-mail rond of nodig collega’s uit door ze op hun thuisadres een kaartje te sturen.
Je zou hier ook zeker de online toolkit van de Meester in je Werk Week kunnen gebruiken. In de video kan je het onderdeel terugkijken van de Startbijeenkomst Meester in je Werk Week dat over promotie ging.
Daarnaast is het ook belangrijk om voor een goede ‘e-mail flow’ te zorgen, zo houd je de deelnemers van tevoren betrokken. Stuur een (geautomatiseerde) bevestigingsmail bij inschrijving en een reminder een week – en wellicht ook een dag - voor de webinar. Hoe meer zielen, hoe meer vreugd!
Tip 4: Testing, attention please
Een generale repetitie doet wonderen en voorkomt onverwachte (technische) problemen. Neem hier dus zeker even de tijd voor! Wat ook helpt is om een draaiboek in elkaar te zetten voor de organisatoren. Dit zorgt ervoor dat iedereen goed voorbereid en met dezelfde verwachtingen het webinar ingaat. Van de invulling tot aan timemanagement, en van een vloeiende interactie onderling en met de deelnemers tot aan een soepele inleiding en afsluiting van het webinar: hoe beter dit wordt voorbereid, des te vlotter het webinar zal verlopen.
Tip 5: Houston, we are go for launch!
Dan komt het moment suprême: het webinar zelf. Met een goede voorbereiding zou het webinar vervolgens redelijk vanzelf moeten gaan. Wat nog wel handig is om met elkaar af te stemmen is de balans tussen het verhaal van de spreker zelf en de interactie met de deelnemers. Worden vragen aan het eind besproken of worden ze tussendoor behandeld? Daarnaast hoeven de vragen niet alleen vanuit het publiek te komen, de spreker kan zelf ook vragen stellen aan het publiek.
Een leuke manier om dit te doen is via ‘Mentimeter’ of ‘Kahoot’. Interactieve presentatiesoftware die je in staat stelt om in een soort van quiz-vorm vragen aan de deelnemers te stellen, erg leuk! Beide tools zijn ook prima te combineren met je platform. Voor het technische gedeelte tijdens het webinar is het handig om een extra persoon aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het beantwoorden van vragen vanuit de chat en het eventueel oplossen van haperingen.
Tip 6: De follow-up
Het einde van het webinar betekent zeker niet dat het feestje voorbij is. Deze fase is net zo belangrijk als de voorbereiding en het webinar zelf. Hier een aantal voorbeelden van wat er na de sessie nog gedaan kan worden om de webinar tot een nog groter succes te maken:
- Stuur als ernaar wordt gevraagd de dia’s van de presentatie door.
- Verstuur een korte enquête ter evaluatie.
- Plaats eventueel de gehele presentatie online zodat hij door meer mensen bekeken kan worden of worden teruggekeken door degene die daar interesse in hebben.
- Last but not least, wijs ze alvast op de Meester in je Werk Week van volgend jaar!
Volg ons
Blijf op de hoogte en volg ons op Linkedin, Twitter en Youtube-kanaal.
Je wordt op de hoogte gehouden van onze evenementen, workshops en webinars. Ook inspireren we je met geleerde lessen van andere gemeenten en met de nieuwste instrumenten om de gemeente nog wendbaarder te maken.
A&O Nieuwsbrief
Word lid van één of meerdere nieuwsbrieven, zodat we je op de hoogte kunnen houden van onze activiteiten binnen jouw specialiteit.
