Hilversum werkt in pilot met re-integratie- en verzuimcoach

Emma: “Ons verzuimpercentage was erg hoog. Daarnaast speelde ook het gedrag van de medewerker rondom verzuim een rol. We wilden graag dat medewerkers meer zélf de regie nemen in hun herstel. Daarnaast merkten we dat onze managers hulp en advies nodig hadden in hun rol als casemanager.

We hebben daarom gekozen voor de inzet van een re-integratie- en verzuimcoach. Vanaf 2023 draaien we met 11 van onze 30 teams een pilot, waarin deze coach onze managers ondersteunt. De coach weet álles over verzuim, wetgeving, de juridisch kant, etc. Ze (Susan Spiekerman, red.) biedt de manager en de medewerker daarbij maatwerk bij het delen van haar expertise.”

Eigenaarschap

Pilar: “In de zoektocht voorafgaand aan deze pilot hield de vraag ‘Wie is er eigenaar van ziekteverzuim’ ons in het MT bezig. Is het de afdeling HR die er mee aan de slag moet, of heeft de teammanager eigenaarschap bij verzuim? Waar hoort verzuim thuis en wat verwacht je van wie. We hebben even gekeken naar het inzetten van een externe casemanager, maar uiteindelijk hebben we het eigenaarschap bij de managers gelaten. Niet omdat ze niks te doen hebben, maar omdat een medewerker het recht heeft om persoonlijk door de manager te worden gezien. De manager weet wat er speelt in een team. Dat is zo belangrijk.

We hebben daarom gekozen voor een pilot met de re-integratie en verzuimcoach, waar managers vrijwillig in meedraaien. Deelname heeft alleen meerwaarde als het ook echt intrinsiek wordt gevoeld. Uiteraard hebben we ook de cijfers en de aard van verzuim meegewogen, sommige langdurige ziekte kun je immers niks aan doen.”

Behoefte aan expertise

Maureen is een van de managers die met haar team met de pilot meedraait. Ze was direct enthousiast over het plan. Maureen: “Ik werk in het sociaal domein met het team inkomen. Er is best veel ziekteverzuim in mijn team. Ik merkte dat ik vastliep. Je hebt als manager zoveel te doen, dat een hoog ziekteverzuim het laatste is waar je aan denkt in je planning. Zeker bij langdurige ziekte schoot de aandacht er wel eens bij in. Toch heb je je wel aan je verplichtingen en termijnen te houden.

Ik had behoefte aan iemand met expertise, die me kon helpen in het goede gesprek voeren met de medewerker. Zeker nu er best wat restricties zitten op het gesprek, gaat dit minder natuurlijk. Als iemand niet uit zichtzelf vertelt wat er speelt en je mag niet vragen naar het ziektebeeld, dan vind ik het lastig om het gesprek gaande te houden. Toen deze pilot werd gelanceerd, wilde ik dan ook graag meedraaien. Het maatwerkprincipe (van de pilot, red. ) sprak me aan. Samen kijken hoe een coach me zou kunnen helpen bij de dingen waar ik mee worstelde.”

Superteam

Maureen: “De coach en ik zijn echt een superteam. Er is een wereld voor me opengegaan. Ik weet nu beter hoe de lijntjes lopen, hoe je een gesprek moet voeren, of hoe ik netjes benadruk dat ziek zijn betekent dat je óók plichten hebt. Sommige gesprekken voer ik zelf, soms zit de coach erbij. Of we bespreken het voor en maken een plan.

Ik heb geleerd de regie terug te geven aan de medewerker en hem of haar na te laten denken over wat hij wél kan. Het team was in het begin wat sceptisch; worden we gecontroleerd? Maar als ik uitleg dat de coach er voor mij is maar ook voor hén, begrijpen ze het. Ik ben wel blij dat de verantwoordelijkheid bij mij als manager blijft. Ik wil er echt voor zorgen dat mijn medewerker verbinding houdt met het team. Als manager ben je toch de linkin-pin.”

Pilar vult aan: “Als manager kom je er ook sneller achter dat bijvoorbeeld onze procedures en afspraken de medewerker te veel stress geven. Als de werkdruk te hoog is, dan wil je dat als manager weten. Wij kunnen daar als verantwoordelijken dan mee aan de slag. Als je verzuim bekijkt vanuit duurzame inzetbaarheid; professionaliteit, boeien en binden, dan is het gesprek altijd constructief. En dan werk je ook naar een oplossing. We hebben heel bewust deze positieve insteek gekozen.”

Warm bad

Maureen: “Ik heb een hoop geleerd en de begeleiding kost me nu ook een stuk minder energie dan voorheen. Bijvoorbeeld: ga in gesprek, ook al is die drempel voor iemand hoog. En vraag hoe je iemand kunt opvangen. Zo had ik een medewerker die al 1,5 jaar ziek was.

Zij zag erg op tegen terugkeer, bang dat iedereen wat van haar dacht. Ik heb met de afdeling gesproken en we zijn op de dag van haar terugkeer samen langs een koffietentje gegaan, eerst koffiedrinken en daarna naar kantoor. Ze belde me later op: het had haar zo goed gedaan. Door deze aanpak kwam ze in een warm bad terecht. Zo simpel, maar zo doeltreffend. Ik had zonder coach nooit bedacht dat je zo eenvoudig op maat kunt aansluiten bij de behoefte van de medewerker.”

Belang van maatwerk

Emma: “Maatwerk is voor ons erg belangrijk, dat krijgen we ook terug uit de pilot. Samen met de medewerker kijken wat hen helpt en zo sneller interventies doen. Moeten we iets doen aan de werkdruk, is er een psycholoog nodig? We zoeken naar de kern waarom re-integratie lastig gaat en kijken dan hoe we daar als werkgever in kunnen faciliteren. Als je sneller dingen in gang zet, beweeg je eerder naar duurzaam herstel.

Na een half jaar hebben we een tussenevaluatie gehad. We zien bij veel teams dat de manager beter zijn of haar rol pakt en dat de bewustwording rondom verzuim bij de medewerkers stijgt. De rol van de manager blijft soms wel lastig, zeker in een groot team waar verzuim minder prioriteit heeft. Alle deelnemende managers zijn blij: de ene met de kennis, de ander met het partnerschap. Het helpt iedereen op een andere manier. En dat is ook maatwerk. We gaan de pilot daarom met een jaar verlengen. De pilot geeft aandacht aan het hele thema verzuim.”

Maureen haakt daar enthousiast op aan: “De verzuimcoach komt ook eens in het kwartaal in ons teamoverleg, om zo samen het gesprek aan te gaan over verzuim. Dat een verkoudheid niet gelijk betekent dat je je ziek moet melden. Kijken naar wat wél kan, zoals thuiswerken. Mensen steken elkaar daar ook mee aan, we hebben een stuk minder langdurig verzuim en daar ben ik trots op!”