Arbo- en vitaliteitscoördinator Jojan Veele vertelt over haar oplossing voor de uitdagingen die de Gemeente Hilversum ervaart door het lange thuiswerken. Veele's Vitaliteitswiel is een instrument om het gesprek over vitaliteit aan te gaan. In dit interview legt ze uit hoe het Vitaliteitswiel tot stand is gekomen en wat de veelbelovende resultaten zijn.
Het vitaliteitswiel brengt het gesprek en bewustwording op gang en geeft inzicht in iemands vitaliteit.
Vitaliteit bij Gemeente Hilversum
Halverwege 2019 ontstaat er een nieuwe functie bij Gemeente Hilversum: Arbo- en vitaliteitscoördinator. Jojan, die op dat moment al 11 jaar voor de gemeente werkt, rond net vanwege haar passie voor gezond leven en sport een opleiding tot vitaliteitsadviseur af. Zodoende verruilt ze haar baan als vergunningsverlener voor deze nieuwe functie en hoewel het onderwerp nog in de kinderschoenen staat, stapt ze er meteen vol enthousiasme in. Ze maakt een spektakel van Steptember en organiseert de eerste vitaliteitsweek.
Dreigend verzuim signaleren op afstand
Door corona komt ongeveer 90% van de medewerkers 100% thuis te zitten. Jojan: “Nieuwe uitdagingen bieden zich aan: hoe hou je het thuiswerken vol en bouw je micropauzes in? Hoe langer het duurt, hoe meer het gevoel boven komt drijven dat verzuim dreigt toe te nemen. We weten allemaal dat het contact met elkaar een belangrijke preventiefactor is, maar als je als leidinggevende veertig man onder je hebt die allemaal thuiswerken, is dat bijna onmogelijk. Bovendien, dat blijkt ook uit surveys die we uit zetten, vinden veel leidinggevenden het lastig: wat kun je wel en niet vragen, kom je niet te veel aan de privésferen?”
Kortom: hoe voer je het goede gesprek over vitaliteit op een laagdrempelige en uitnodigende manier? Deze uitdagingen pakt ze samen met een van de hr-adviseurs direct aan en zo is het Vitaliteitswiel geboren.
We weten allemaal dat het contact met elkaar een belangrijke preventiefactor is, maar als je als leidinggevende veertig man onder je hebt die allemaal thuiswerken, is dat bijna onmogelijk.
Vitaliteitswiel: een mix van wetenschappelijke modellen
Het idee dat Veele voor ogen heeft, past goed binnen het eigen regiemodel dat de gemeente hanteert. Het wiel is een tool dat zelfreflectie stimuleert en kan als basis gebruikt worden voor het goede gesprek tussen medewerker en manager.
“Zelfreflectie wordt in allerlei disciplines en lagen in de samenleving toegepast. Zo komt mijn tienjarige dochter thuis van school met een ‘ik-rapport’ en passen therapeuten in tbs-klinieken methodieken toe om te achterhalen of iemand wel een realistisch zelfbeeld heeft. Uit zulke modellen en uit het gespreksinstrument van Machteld Huber hebben we elementen gehaald die relevant zijn voor de medewerkers van onze gemeente. Ons model bestaat uit alles waarvan we weten dat het bij vitaliteit hoort:
- Werkplezier: Balans, veiligheid, verbinding en autonomie
- Ontwikkeling: Zingeving, vakkennis en vaardigheden, persoonlijke ontwikkeling en toekomstbestendig
- Gezond leven: Slaap, ontspanning, gezonde voeding en leefstijl en beweging
Wat hebben managers en medewerkers aan een vitaliteitswiel?
Het Vitaliteitswiel is klaar om toegepast te worden. Jojan: “Ik wil weten of de oplossing aansluit bij de behoeftes van managers en medewerkers die we eerder ophaalden. Tijdens de online vitaliteitsweek nodigen we een externe spreker uit om een inspiratiesessie voor managers te verzorgen over het herkennen van dreigend verzuim en het voeren van het gesprek hierover. Tijdens de sessie introduceren we het Vitaliteitswiel en dat is meteen meteen goed ontvangen. Sterker nog, al tijdens de sessie belt een secretaresse van een van de managers om een afspraak in te plannen met mij en het team voor een sessie met het Vitaliteitswiel.
Tijdens verschillende teamsessies zijn allerlei interessante resultaten geboekt. Mensen gaan met elkaar in gesprek over zaken die ze normaal nooit bespreken. Er ontstaat wederzijds begrip en men bedenkt creatieve oplossingen, zoals wandelgroepjes en afspraken over agendabeheer en appcontact. In andere teams loopt het stroever. Men heeft niet vooraf het wiel ingevuld en er wordt weinig openlijk gesproken. Maar ook dat geeft juist enorm waardevolle informatie.”
Je wilt uiteindelijk dat mensen zich veilig genoeg voelen om dingen met hun leidinggevende te delen.
Toepassen van het vitaliteitswiel
In het Vitaliteitswiel kan je per onderdeel aangeven hoe je daar als medewerker op scoort en hoe belangrijk je het vindt. Vervolgens koppel je hier SMART-doelen voor jezelf aan. Dit is heel persoonlijk: waar wil je zelf aan werken? Wat is voor jou belangrijk?
Het wiel kan op verschillende manieren worden toegepast: als zelfreflectie voor een individuele medewerker of als input voor een 1-op-1 gesprek, bila of om als team tot oplossingen te komen. “Om ervoor te zorgen dat het wiel op de juiste manier gebruikt wordt, is het onderdeel van een pakket, waarin voor elke toepassing toelichting is opgenomen. Bij teamsessies kunnen wij aansluiten, maar we vinden het wel belangrijk dat de leidinggevende er zelf bij aanwezig is. Je wilt uiteindelijk dat mensen zich veilig genoeg voelen om dingen met hun leidinggevende te delen.”
Laat vooroordelen je niet in de weg staan
"Ondanks mijn opgedane kennis en ervaring, begin ik te twijfelen. Ik heb wel iets verzonnen, maar zit men wel op een nieuwe tool met zoveel taartpunten te wachten? Deze twijfel is niet nodig. Het Vitaliteitswiel komt voort uit de behoeftes van de organisatie en is gebaseerd op wetenschappelijke inzichten.
Ook bij managers merk ik vooroordelen. De angst bestaat dat er vooral wensen komen voor nieuwe interventies. De praktijk leert echter dat dit – tot nu toe - niet is gebeurd. We bieden al voldoende interventies. Het Vitaliteitswiel brengt het gesprek en bewustwording op gang en geeft inzicht in iemands veerkracht. Het wiel is een opmaat naar verandering van gedrag. Ook als je alleen al het ingevulde wiel ziet zonder erover te praten, geeft het al veel informatie. En oprechte aandacht en waardering voor persoonlijk welbevinden blijkt uiteindelijk nog altijd het belangrijkste te zijn voor medewerkers!”
En oprechte aandacht en waardering voor persoonlijk welbevinden blijkt uiteindelijk nog altijd het belangrijkste te zijn voor medewerkers!
Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden
Download hier het Vitaliteitswiel en bijbehorende context en uitleg en ga er zelf mee aan de slag! Voor meer informatie, neem contact op met Emma Scherpenzeel.
