Een van de grootste uitdagingen van dit moment is het binnenhalen én binnenhouden van jongeren. Toch vinden steeds meer gemeenten een manier om jong talent aan zich te binden: het traineeprogramma. Wat maakt een goed traineeprogramma en wat zijn de voordelen voor werkgever en werknemer? A&O fonds Gemeenten zocht het voor je uit.
Wat is een traineeprogramma?
Je hebt de term traineeprogramma of traineeship vast al vaker gehoord, maar wat is het nu precies? Een traineeprogramma is een opleidingsprogramma dat een organisatie aanbiedt aan pas afgestudeerden of vroege carrièreprofessionals, doorgaans op hbo- en wo-niveau. “Onze trainees volgen samen als groep een opleidingsprogramma met trainingen gericht op persoonlijke ontwikkeling, maar ook met gave masterclasses zoals VR en ChatGPT”, vertelt Mirthe Kreuning van Talentenregio. “Daarnaast organiseren zij samen ook een politieke excursie naar het buitenland; heel divers dus.”
Lees ook interview met Rob Witjes: "Zes op de tien gemeenten heeft beleid om jongeren binnen te halen, maar evenveel gemeenten heeft geen beleid om ze te behouden".
Géén stageplek
Bij een traineeprogramma komt een aantal trainees tegelijk in dienst, meestal voor een periode van twee jaar. In die tijd doen zij verschillende opdrachten bij diverse bedrijfsonderdelen en ontwikkelen zij zich tot professionals. Trainees worden doorgaans beschouwd als fulltime medewerkers en ontvangen een bijpassend salaris en dezelfde arbeidsvoorwaarden als andere medewerkers. Dit in tegenstelling tot stagiairs, een andere veel gekozen vorm voor het binnenhalen van jong talent.
“Het is belangrijk dat iedereen in de organisatie beseft dat een trainee een volwaardige medewerker is en geen stagiaire”, zegt Wietske le Feber van de gemeente Utrecht. “We investeren dan ook veel tijd en energie in de begeleiding op de werkvloer en hechten veel waarde aan de feedback van de trainees. Zij vertellen ons dan wat er goed en minder goed gaat en wat er nog beter kan.”
Het is belangrijk dat iedereen in de organisatie beseft dat een trainee een volwaardige medewerker is en geen stagiaire.
TRAINEEPROGRAMMA
- Lange duur (2 jaar).
- Opleiden voor specifieke functie in organisatie en aandacht voor persoonlijke ontwikkeling.
- Trainee is afgestudeerd.
- Dezelfde vergoeding als vaste medewerkers.
STAGEPLEK
- Korte duur (0,5 – 1 jaar).
- Opdoen van werkervaring en leren over een bepaalde sector.
- Stagiair is nog in opleiding.
- Geen of minimale vergoeding.
4 soorten traineeprogramma’s
Met een traineeprogramma bied je als werkgever startende werknemers een gecombineerd werk- en ontwikkeltraject en daarmee een vliegende start op de arbeidsmarkt én in jouw organisatie.
Via het traineeprogramma maken ze namelijk kennis met verschillende onderdelen van de organisatie en krijgen ze onderwijs, coaching en mentoring. Denk aan vakspecifieke kennis, meestal van eigen mensen, en ingekochte persoonlijke-ontwikkeltrajecten. Anne Eikenboom van de gemeente Amsterdam vertelt: “Traineeprogramma’s zijn meestal gericht op hbo-/wo-afgestudeerden, zelden op mbo’ers. Omdat mbo’ers de extra begeleiding van een traineeship ook goed kunnen gebruiken en wij mbo-talent zo hard nodig hebben, hebben we een specifiek traineeprogramma opgezet voor mbo’ers.”
Naast een specifiek traineeprogramma zoals dat van de gemeente Amsterdam, onderscheiden we de volgende traineeprogramma’s:
Een klassiek traineeprogramma vindt plaats binnen één gemeente en is gericht op het opleiden van generalisten. Meestal gaat het om managementtrainees die binnen verschillende opdrachten diverse rollen vervullen en zo in 2 jaar tijd veel ervaring opdoen.
Daarnaast volgen zij gezamenlijk een opleidingsprogramma gericht op persoonlijke ontwikkeling en inhoudelijke kennis en vaardigheden. Trainees bouwen snel een (intern) netwerk op en verwerven zo een plek binnen de organisatie waardoor de kans groter is dat zij bij de organisatie blijven.
Voordelen
Organisatie
- Grote kans op behoud trainees na afloop.
- Goede kandidaten voor toekomstige vacatures.
- Veel interesse van kandidaten.
Trainees
- Breed opleidingsprogramma.
- Snel een netwerk opbouwen in de organisatie.
- Binding met andere trainees.
Nadelen
Organisatie
- Grote investering in tijd en geld.
- Zorgen voor voldoende opdrachten.
Trainees
- Uitgebreid en vaak lang sollicitatietraject.
- Weinig flexibel door vast startmoment.
Frisse blik en vernieuwende inzichten
Elke twee jaar start bij de gemeente Utrecht een groep van zo’n 25 trainees. Zij beginnen direct in een passende functie. Daar werken en leren ze 90 procent van de tijd, 10 procent van de tijd besteden ze aan het ontwikkelprogramma voor trainees. Meer over het traineeprogramma van de gemeente Utrecht vertelt strategisch adviseur HRM, Wietske Le Feber.
28 trainees
“Elke twee jaar selecteren we uit ruim 300 aanmeldingen een groep van maximaal 28 trainees. Het precieze aantal plekken wordt medebepaald door het aantal beschikbare functies. Dit jaar waren dit er 26, waaronder beleidsadviseur energietransitie, adviseur duurzame mobiliteit, juridisch adviseur en junior projectleider circulaire economie. De trainees solliciteren gericht op een functie en starten ook direct op deze plek. Ze blijven hier gedurende het hele traineeship werken.
De leidinggevende en een mentor zorgen voor voldoende afwisseling in de werkzaamheden en leiden de trainee op. Eén dag in de week, namelijk op woensdag, nemen alle trainees deel aan het gezamenlijk ontwikkelprogramma. Een uitdagend en gevarieerd programma waarin zij drie leerlijnen volgen: persoonlijk leiderschap, Utrechtkunde en werken aan gemeente brede projecten.
Het is belangrijk dat iedereen beseft dat een trainee geen stagiaire is.
Langer bij de organisatie
De hechte groep, het opbouwen van een netwerk, de extra ruimte om je te ontwikkelen en het snel kennismaken met de hele organisatie noemen de meeste trainees als voordeel van ons traineeprogramma. Voor ons als gemeente is een groot voordeel van trainees hun inbreng en frisse blik. Vooral bij de gemeente brede projecten hebben we veel profijt van hun vernieuwende inzichten.
Een bijkomend voordeel is dat trainees gemiddeld langer bij de organisatie blijven. Zeker sinds we een baangarantie bieden. En ook dan zien we dat trainees gemiddeld langer werkzaam zijn bij of voor de gemeente. Natuurlijk vergt een goed traineeprogramma het nodige van de organisatie. We investeren veel tijd en energie in het neerzetten van een stevig opleidingsprogramma alsook in de begeleiding op de werkvloer.
Volwaardige medewerker
Het is belangrijk dat iedereen in de organisatie beseft dat een trainee een volwaardige medewerker is en geen stagiaire. We hechten dan ook veel waarde aan de feedback van de trainees en spreken hen tijdens het traineeprogramma een aantal keer samen met hun mentor, leidinggevende en een HR-adviseur. Zij vertellen ons dan wat er goed en minder goed gaat en wat er nog beter kan. Over één ding zijn alle trainees het eens: de gemeente Utrecht heeft ontzettend veel te bieden.”
Tips
- Investeer in de begeleiding van mentoren
- Zorg voor een stevig opleidingsprogramma
- Ontwikkel het traineeprogramma met de tijd mee
Bij een regionaal traineeprogramma werken meerdere (kleine) gemeenten samen en doen de trainees ervaring op bij verschillende organisaties. Een regionaal traineeprogramma duurt doorgaans 2 jaar en leidt de trainees op tot generalisten. Een opleidingsprogramma gericht op persoonlijke ontwikkeling en inhoudelijke kennis en vaardigheden is een gezamenlijke inspanning van de deelnemende organisaties.
Voordelen
Organisatie
- Door bundeling van krachten wél capaciteit voor trainees.'
- Kleine gemeenten worden zo aantrekkelijker als werkgever.'
- Trainees bouwen regionaal netwerk op.
- Behoud van jonge medewerkers voor de regio.
Trainees
- Kennismaken met verschillende organisaties en organisatieculturen.
- Betere keuze maken na afloop van traineeprogramma.
- Regionaal netwerk opbouwen.
- Grotere traineegroep meer onderling contact.
Nadelen
Organisatie
- Grote investering in tijd en geld.'
- Zorgen voor voldoende opdrachten.
Trainees
- Vaak een vast startmoment.
- Mogelijk meer reistijd door wisseling van organisatie.
Samenwerken in regionaal verband is de kracht van Talentenregio
In 2012 begon een eerste groep trainees aan het traineeprogramma van Talentenregio, een samenwerkingsverband van 25 overheidsorganisaties in Overijssel, Drenthe, Gelderland en Flevoland. Van één traineegroep per twee jaar is het programma nu uitgegroeid naar maar liefst twee startmomenten per jaar. Mirthe Kreuning, Coördinator traineeprogramma Talentenregio, vertelt over hun traineeprogramma en samenwerken in regionaal verband.
“Als Talentenregio staan wij voor talent, ontwikkeling en werkplezier voor alle medewerkers van de 25 aangesloten organisaties. We organiseren inspirerende evenementen, webinars en trainingen. En dat niet alleen, we hebben ook een eigen traineeprogramma waarin we jong talent laten zien hoe leuk het is om bij de overheid te werken! Ons traineeprogramma is gericht op hbo-/wo-afgestudeerden met maximaal twee jaar werkervaring. Trainees kunnen bij ons kiezen tussen een vaste tweejarige plek bij één organisatie of een roulatieplek waarbij zij drie periodes van acht maanden werken bij verschillende organisaties.
Daarnaast volgen zij samen als groep een opleidingsprogramma met gave masterclasses, zoals VR en ChatGPT, en trainingen gericht op persoonlijke ontwikkeling. Ook organiseren zij samen een politieke excursie naar het buitenland en zijn er regelmatig borrels met alle traineegroepen. Op dit moment zijn er 58 trainees werkzaam in de hele regio, verdeeld over zes groepen. Ons alumni-netwerk telt 140 oud-trainees waarvan het merendeel nog altijd werkzaam is in de regio in uiteenlopende functies en vakgebieden.
Het merendeel van de trainees is nog altijd werkzaam in de regio.
Het opzetten van een traineeprogramma kost best wat voorbereiding en mankracht. En ook het begeleiden van een traineegroep en het doorontwikkelen van het programma kost tijd, maar is tegelijkertijd heel gaaf om te doen. Voor ons als Talentenregio is het samenwerken in regionaal verband onze grootste kracht. Bij ons komt alles samen en wij coördineren alles; een groot voordeel voor de aangesloten organisaties én voor de trainee die via ons de kans krijgt om echt te ontdekken waar zijn of haar talent ligt.
Naast het vaste aanspreekpunt bij Talentenregio, is er bij elke organisatie op de werkvloer een vaste werkbegeleider die de trainee op weg helpt. Daarnaast krijgt elke traineegroep een vaste trainer die de groep gedurende twee jaar begeleidt in hun persoonlijke ontwikkeling en die fungeert als sparringpartner voor de groep. Tot slot matchen we alle trainees aan een onafhankelijke coach uit de regio die hen in 1-op-1-sessies helpt met persoonlijke en werk gerelateerde vraagstukken. In de afgelopen twaalf jaar hebben we gezien dat het traineeprogramma een mooie manier is om jong talent aan te trekken. Trainees zorgen voor een frisse blik en brengen nieuwe inzichten mee. Aan de andere kant is het voor trainees de ideale combinatie van werken en leren en zo een waardevolle start van hun loopbaan. Kortom, een win-winsituatie!”
Tips
- Denk van tevoren het traineeprogramma helemaal uit. Als het aan de voorkant goed staat, scheelt dit later veel tijd.
- Begin klein en waarborg de kwaliteit, het programma zal vanzelf organisch groeien.
- Een trainee is een high potential, geen stagiaire. Zorg dat de opdrachten op niveau zijn en de trainee voldoende wordt uitgedaagd.
Kenmerkend voor een thematisch traineeprogramma is dat dit gericht is op een specifiek vakgebied binnen de organisatie. Trainees solliciteren op een functie en doen tijdens hun traineeship gericht ervaring op. Ook het opleidingsprogramma richt zich op het ontwikkelen van vakgerichte kennis en vaardigheden. Soms vraagt de organisatie om een passende vooropleiding maar het traineerprogramma kan ook ingezet worden om trainees om te scholen. Het thematisch traineeprogramma duurt doorgaans 1 à 2 jaar.
Voordelen
Organisatie
- In spelen op huidige of verwachte krapte op de arbeidsmarkt.
- Traineeprogramma is voor veel starters aantrekkelijker dan juniorfunctie.
Trainees
- Relevante werkervaring opdoen op een specifiek vakgebied.
- Kansen op de arbeidsmarkt vergroten.
- Snellere vakgerichte ontwikkeling dan in een startersfunctie.
- Contact met medetrainees.
Nadelen
Organisatie
- Veel concurrentie met andere organisaties op specifiek vakgebied.
- Interne weerstand door hoge werkdruk bij collega’s.
Trainees
- Bij veelgevraagde expertise is het salaris bij een thematisch traineeprogramma mogelijk minder
Starters ontdekken het Ruimtelijk Domein in Gelderland
Woningbouwversnelling, energietransitie en verduurzaming zorgen voor enorme druk op het Ruimtelijk Domein. De professionals die nodig zijn om met deze opgaven aan de slag te gaan, zijn helaas schaars. Reden voor de Gelderse overheden om gezamenlijk een thematisch traineeprogramma op te zetten om nieuwe medewerkers aan te trekken, op te leiden en te behouden. Yvonne Neven, manager Werken in Gelderland, vertelt meer over hun uitgebreide traineeprogramma ‘Starters in Gelderland - Ontdek het Ruimtelijk Domein’.
“Met ons programma ‘Starters in Gelderland- Ontdek het Ruimtelijk Domein’ hebben we een uitgebreid leer-/werkprogramma ontwikkeld om specifiek collega’s te werven voor het Ruimtelijk Domein. De tekorten zijn nu al enorm en worden komende jaren alleen nog maar groter. Uit onderzoek naar het imago van de gemeente als werkgever weten we dat starters vaak liever werken bij een ‘hip adviesbureau’ dan bij de ‘stoffige gemeente’. We moeten dus van goede huizen komen om starters aan te trekken én te behouden. We richten ons op starters omdat ervaren professionals op de huidige arbeidsmarkt zeer schaars zijn en niet actief zoeken naar een andere baan. De term starter is daarbij overigens een breed begrip want we richten ons niet alleen op pas afgestudeerden (mbo t/m wo-niveau) maar ook op zij-instromers en interne junior-collega’s.
We richten ons op starters, maar zeker niet alleen op pas afgestudeerden.
Het startersprogramma duurt een jaar en wordt grotendeels georganiseerd door Werken bij Gelderland, een samenwerkingsverband van Gelderse overheidsorganisaties. Wij verzorgen het opleidingsprogramma dat bestaat uit 25 opleidingsdagen, coaching en werkbezoeken. Ook bieden we ondersteuning bij de begeleiding op de werkvloer en nemen we de werving en selectie uit handen. Van de deelnemende organisaties vragen wij draagvlak, betrokkenheid van de manager, interne begeleiding van de starter en een financiële bijdrage. Afgelopen jaar is de tweede groep begonnen (max. 30 deelnemers) en wat opvalt is dat de samenstelling steeds diverser wordt. We zien een mooie mix van mensen mét en zonder ruimtelijke of bestuurlijke achtergrond. Onze organisaties staan steeds meer open voor competentiegericht werven en zelf mensen opleiden.
Dit is een programma van, voor en door de regio. Het programma wordt mede mogelijk gemaakt door provincie Gelderland, die subsidie verstrekt en zo de deelnemersbijdrage aanzienlijk verlaagt. Daarnaast betrekken we zowel hogescholen en universiteiten uit de regio als onze Gelderse overheden om het opleidingsprogramma vorm te geven.”
Tips
- Investeer in begeleiding op de werkvloer, zeker bij schaarste-functies is de werkdruk bij collega’s hoog en schiet dit er vaak bij in.
- Zorg voor goede opdrachten/taakomschrijvingen zodat het voor starters helder is waarmee ze aan de slag gaan. Laat ruimte voor verkenning.
- Zoek regionale samenwerking, met elkaar als overheden maar ook met onderwijsinstellingen.
- Zet voor echte schaarste-functies een recruiter in die actief kan zoeken. Onze recruiter zorgt voor een heldere vacature-intake die gericht ingaat op competenties en gedragsindicatoren.
- Wees creatief in je werving en zoek de samenwerking op met interessante studieverenigingen. Zo kan je heel gericht in contact komen met studenten met relevante opleidingen.
Dan zijn er nog specifieke traineeprogramma’s die net even anders zijn dan de andere varianten. Bij deze traineeprogramma’s zet de organisatie in op elementen die minder of niet aan bod komen bij andere traineeprogramma’s. Denk aan het aanspreken van andere doelgroepen en het inzetten op meer sociale binding. Specifieke traineeprogramma’s hebben vaak een eigen wervingstraject, kennen een ander verloop dan traditionele traineeprogramma’s en duren doorgaans iets minder lang.
Voordelen
Organisatie
- Aantrekken en behouden van jong talent zonder uitgebreid traineeprogramma.
- Aanspreken van andere doelgroepen.
Trainees
- Snellere persoonlijke ontwikkeling en meer werkervaring.
- Kansen op de arbeidsmarkt vergroten.
- Flexibel startmoment.
- Contact met medetrainees.
Nadelen
Organisatie
- Vraagt meer organisatiekracht.
Trainees
- Bij veelgevraagde expertise is het salaris bij een specifiek traineeprogramma mogelijk minder.
Gemeente Amsterdam biedt mbo’ers eigen traineeprogramma
De gemeente Amsterdam ziet graag dat haar personeelsbestand een afspiegeling is van de Amsterdamse beroepsbevolking. Om meer mbo-talent aan zich te binden is de gemeente afgelopen jaar gestart met een traineeprogramma specifiek voor afgestudeerde mbo-studenten. Anne Eikenboom, adviseur arbeidscommunicatie, en Wendy Rijnaard, projectleider mbo-traineeprogramma, geven een kijkje in de keuken van dit specifieke traineeprogramma.
Wendy: “Traineeprogramma’s zijn meestal gericht op hbo-/wo-afgestudeerden, zelden op mbo’ers. En dat terwijl we mbo-talent zo hard nodig hebben en zij de extra begeleiding van een traineeship ook goed kunnen gebruiken. Startende mbo’ers hebben dezelfde behoeften als starters met een hbo- of wo-diploma.”
Anne: De collega’s uit ons projectteam hebben allemaal een mbo-achtergrond, waardoor wij goed weten welke uitdagingen een mbo’er heeft binnen een organisatie.
Mbo’ers zijn vaak praktijkgericht. Een traineeprogramma combineert werken en leren en is daarmee de perfecte manier om hun talenten te ontwikkelen.
Anne: “Het mbo-traineeship is een programma van 22 maanden waarin de trainees werkervaring opdoen, zich persoonlijk en vakinhoudelijk ontwikkelen. Ze leren bijvoorbeeld hoe de overheid werkt, hoe je moet netwerken en onderhandelen, en hoe je feedback geeft en ontvangt.”
“Een traineeprogramma is ook voor mbo’ers de perfecte manier om hun talenten te ontwikkelen.”
Wendy: “De gemeente Amsterdam heeft al sinds 2015 een eigen mbo-agenda. Samen met scholen investeren we in sterk middelbaar beroepsonderwijs. Onderdeel hiervan is ook de voorbereiding op de arbeidsmarkt en samenwerking met werkgevers. We hebben open dagen georganiseerd en zijn met een roadshow langs scholen en banenmarkten gegaan om ons traineeprogramma onder de aandacht te brengen. Opvallend was dat veel studenten geen idee hadden wat een traineeship is, laat staan dat zij ervoor in aanmerking zouden komen.”
Anne: “Dat stelde ons meteen voor de uitdaging hoe we mbo-trainees gingen werven. Omdat het mbo-traineeprogramma nog een pilot is mochten we ook experimenteren met nieuwe vormen van solliciteren.”
Wendy: “Het mbo-traineeprogramma biedt werkplekken bij ICT, techniek, administratie/secretariaat en financiën. Een passende achtergrond is mooi meegenomen, maar we wilden toch vooral werven op competenties. We wilden dan ook geen sollicitatiebrieven en cv’s ontvangen. We wilden een manier vinden om direct vaardigheden en skills per vakgebied te testen en iedereen gelijke kansen heeft.” Anne: “En dus lieten we een sollicitatiegame ontwikkelen. In 8 spellen testen we onder meer het geheugen, de reactiesnelheid en vaardigheden in planning. De scores laten hun motivatie zien en waar hun talenten liggen en daar zijn soms verrassende resultaten uitgekomen.”
Wendy: “Zo’n 300 jongeren hebben onze game gespeeld en 185 daarvan hebben zich daadwerkelijk aangemeld voor het traineeprogramma. Voor hen volgde nog een selectieronde waarna uiteindelijk 14 trainees zijn gekozen. Een score waar we ongelooflijk trots op zijn.” Anne: “Het is mooi om te zien hoe blij deze trainees zijn met hun plek bij de gemeente, maar wij zijn minstens net zo blij. Onze organisatie kan nieuw, jong talent goed gebruiken.”
Tips
- Zorg voor betrokkenheid van mensen met een mbo-achtergrond, als begeleiders of in het projectteam.
- Staar je niet blind op een diploma maar kijk naar vaardigheden, competenties en potentie.
- Gun alle trainees dezelfde kansen.
Meer weten? Kijk op Werken bij Amsterdam.
