In het werk zijn goede gesprekken nodig. In een goed team staan de teamleden met elkaar in verbinding. Een sterke onderlinge band draagt bij aan vertrouwen en begrip tussen de teamleden. Daardoor zijn ze niet bang om een ander om hulp te vragen of elkaar ondersteuning te bieden. Zelfs als dit misschien niet eens direct met het werk te maken heeft.
Ook helpen goede gespreken om voor medewerkers duidelijk te krijgen wat de opgave is, wat hun bijdrage daaraan is en hoe de eigen talenten daarin passen. Voor leidinggevenden zijn goede gesprekken onmisbaar om te weten wat de talenten van de medewerkers zijn, wat hen bezighoudt (ook privé) en wat zij als hun bijdrage aan het team zien.
Leidinggevenden hebben een belangrijke rol in dit gesprek. Zij zijn de schakel tussen werk en werknemer, zij geven richting en zijn luisterend oor.
Onder invloed van het thuiswerken, zijn we anders naar collega’s gaan kijken. We hebben nu bijvoorbeeld een beter beeld van hun thuissituatie. Door daarover het gesprek aan te gaan, kunnen we rekening houden met elkaars mogelijkheden en beperkingen. Dat heeft een positief effect op de teamprestatie.
Onderlinge afstemming door het hele jaar heen
Die onderlinge afstemming blijkt in de praktijk heel goed te werken. En dat volcontinu door het hele jaar heen – dus niet uitsluitend tijdens het traditionele functioneringsgesprek. En niet alleen tussen leidinggevenden en medewerkers, maar ook tussen medewerkers onderling. Met elkaar op zoek naar de verbinding. In een informele setting als het zo uitkomt, of op een meer gestructureerde manier als dat beter past. Wij noemen dat Het Goede Gesprek.
Maatwerk tussen organisatie en individu
De tijd dat het grootste deel van de werknemers in een organisatie een vergelijkbare achtergrond had, ligt ver achter ons. Jongere generaties en mensen met een andere culturele achtergrond hebben soms andere wensen en ideeën over de invulling van hun loopbaan. Over hun ontwikkelbehoeftes bijvoorbeeld, of over hun werk-privébalans. Dat is iets om als organisatie rekening mee te houden. Het Goede Gesprek kan daarbij helpen. Het is een vorm van maatwerk tussen organisatie en individu.
Regie over het eigen werkgeluk
Overigens is het niet de HR-afdeling die Het Goede Gesprek organiseert. Dat doen medewerkers in de organisatie namelijk zelf. Op die manier nemen zij de regie over hun eigen werkgeluk. Uiteraard hebben leidinggevenden -zelf ook medewerkers- hier ook een rol in. Zie jij aanknopingspunten om verbinding met anderen te maken en zo nog meer voldoening uit je werk te halen? Of de dienstverlening aan inwoners te verbeteren? Aarzel dan niet en ga Het Goede Gesprek aan!
Is jouw gemeente ook geïnteresseerd in Het Goede Gesprek? Neem dan contact op met Eveline Vat, projectleider, via di@aeno.nl of via 070 – 763 00 30.
Om van elk gesprek een succes te maken, is het fijn als de leidinggevende zich realiseert dat er een aantal succesfactoren is, waar hij of zij invloed op heeft. Deze factoren maken dat de medewerker inderdaad met de leidinggevende praat over zijn kwaliteiten, zijn ontwikkelpunten en dat wat de persoon – privé – bezighoudt.
Hoe meer deze succesfactoren benut worden, hoe beter de gesprekken zijn. Ongeacht het onderwerp. De gesprekken kunnen bijvoorbeeld gaan over de inhoud van het werk, duurzame inzetbaarheid, de veranderingen in het werk, ambities, samenwerking, loopbaanstappen of verzuim.
Maak van elk gesprek een succes
De illustratie hieronder brengt de succesfactoren in beeld; interessant voor leidinggevenden maar ook voor medewerkers. Het kan aan allebei inzicht geven in waarom sommige gesprekken fijner zijn dan andere gesprekken.
Het biedt daardoor ook een handvat voor een gesprek over (een van) de succesfactoren, waarna het gesprek over een specifiek onderwerp naar verwachting prettiger en constructiever zal verlopen.
Gemeente Roosendaal heeft het middelste deel uit onze illustratie gepakt en uitgewerkt in feedbacktips voor het voeren van een groeigesprek. Zie daarvoor de download hieronder.
Deze aspecten zijn een must
De factoren zijn een succes als er ook rekening wordt gehouden met onderstaande aspecten.
Frequentie
Denk na over de frequentie van gesprekken. Er kunnen vaste afspraken zijn binnen je eigen organisatie (ieder jaar tenminste 3 goede gesprekken tussen leidinggevende en medewerker), maar de frequentie kan (daarnaast) ook afhankelijk zijn van wens en verwachting van de gesprekspartners. Soms willen medewerkers bijvoorbeeld elke 2 weken een half uurtje bijpraten met de leidinggevende.
TIP voor HR: geef duidelijkheid aan medewerkers en leidinggevenden over de frequentie van de gesprekken en de vrije ruimte daarin.
Voorbereiding
Een gesprek wordt voorbereid door de gesprekspartners, ongeacht bij wie het initiatief voor het gesprek ligt. Dus ook als het initiatief primair bij de medewerker ligt zal de leidinggevende zich moeten voorbereiden. Dit betekent bijvoorbeeld dat het doel en de gespreksonderwerpen duidelijk moeten zijn voordat het gesprek start. Dat geldt voor zowel medewerker als leidinggevende.
TIP voor HR: Het kan helpen als de gemeente per thema een lijstje heeft met de belangrijkste vragen/onderwerpen die daarbij horen. Bij Krimpen aan den IJssel werken ze met een gesprekskaart hiervoor.
Gespreksvaardigheden
De gesprekspartners beschikken over gespreksvaardigheden, zoals luisteren en doorvragen.
TIP voor HR: Een training gespreksvaardigheden kan helpen hierbij, ook omdat dit een gemeenschappelijke taal oplevert. Bij gemeente Delft krijgt een aantal medewerkers een training hiervoor. Zij trainen vervolgens de eigen medewerkers. Ook intervisie tussen leidinggevenden of medewerkers kan bijdragen aan gespreksvaardigheden. Je bent je niet altijd bewust van je eigen goede dingen én soms ook je eigen valkuilen. Reflectie van anderen kan daarbij helpen.
Tijd
Er is tijd voor het gesprek; een gehaast gevoel draagt niet bij aan een goed gesprek. Dit betekent dat ook leidinggevenden die tijd moeten geven én nemen. Het helpt als hier draagvlak voor is bij het hoger management.
TIP voor HR: Bespreek als de span of control van leidinggevenden groot is. Misschien hoeven niet alle gesprekken door leidinggevenden gevoerd te worden.
Geschikte plek
Het gesprek vindt op een geschikte plek plaats. Die kan voor iedereen anders zijn … aan een bureau, een tafel in de gezamenlijke ruimte of tijdens een wandeling bijvoorbeeld.
TIP voor HR: Draag uit dat de locatie mede invloed heeft of kan hebben op hoe een gesprek verloopt en dat dit maatwerk is. Deel verhalen van medewerkers en leidinggevenden over waar zij gesprekken hebben gevoerd. Lees ook het verhaal van gemeente Dordrecht die – tijdens de Corona-pandemie – al wandelend in gesprek gingen met elkaar.
Afspraken maken en opvolgen
De afspraken die tijdens een gesprek gemaakt worden, worden op een voor alle gesprekspartners navolgbare manier opgevolgd. Dit vraagt om twee dingen: een afronding van het gesprek met een aantal duidelijke afspraken en later aandacht hebben voor die gemaakte afspraken. Soms gebruikt de organisatie een systeem waarin de afspraken worden vastgelegd, soms is dat aan de gesprekspartners zelf.
TIP voor HR: Draag uit dat een goed gesprek niet eindigt als het gesprek afgelopen is, maar dat een goed gesprek (meestal) eindigt bij duidelijke afspraken, waar in een volgend gesprek weer op teruggekomen of naar gevraagd kan worden. Help medewerkers en leidinggevenden met informatie over wat duidelijke afspraken zijn (SMART bijvoorbeeld).
Hoe deze illustratie te gebruiken
- Deel de illustratie
Deel de illustratie in het HR-overleg, deel het op intranet, print de illustratie uit en hang het op in de gangen van het gemeentehuis, deel het in teamoverleggen, bespreek de illustratie met succesfactoren in de overleggen tussen de strategisch HR-adviseur en leidinggevende en neem het mee in het MT en laat ‘m promoten door het MT. Oftewel: vraag aandacht voor deze succesfactoren, bij leidinggevenden zowel als bij medewerkers. - Zet je eigen logo erop
Werkt het beter als de illustratie voor jouw medewerkers herkenbaar is, dan kan je bij ons een versie opvragen waar je je eigen logo aan kunt toevoegen. Hiervoor mail je naar di@aeno.nl. - Koppel de illustratie aan gemeentebrede ontwikkeltrajecten
Heeft de gemeente een eigen ontwikkeltraject voor leidinggevenden of voor medewerkers, neem de illustratie dan daarin mee. - Hou aandacht voor het goede gesprek levend
Gebruik de illustratie als gespreksstarter en kom er met regelmaat op terug. Bevraag elkaar op het gebruik hiervan en de aanvullingen. En pas het naar je eigen smaak aan. Dan pas gaat én blijft het leven.
Tekst voor intranet
Met deze tekst kan je de illustratie op je eigen intranet onder de aandacht brengen.
Maak van elk gesprek een succes!
In het werk zijn goede gesprekken nodig. Voor onze medewerkers, onze leidinggevenden en onze teams. Goed in gesprek zijn met elkaar helpt bij het verhelderen van onze opgave en ieders bijdrage daarin. Maak van elk gesprek een succes! Om écht goed in gesprek te zijn met elkaar, is vooral vertrouwen nodig.
Deze plaat van A&O fonds Gemeenten laat zien wat de succesfactoren zijn voor dat vertrouwen en welk gedrag daar wel en niet aan bijdraagt.
We hopen dat deze plaat je helpt begrijpen waarom sommige gesprekken beter verlopen dan andere en dat het een handvat is om ook jouw bijdrage te leveren aan goede gesprekken bij onze gemeente.
Direct aan de slag? Ga dan naar de volgende tab voor de werkvormen.
Meer tools?
Naast deze illustratie hebben we meer tools om écht met elkaar in gesprek te gaan over wat jou motiveert en ervoor zorgt dat jij met plezier aan het werk bent en blijft. Deze tools ontwikkelden wij in het kader van onze BRUIS-campagne. Waarmee je vitaliteit/duurzame inzetbaarheid op de kaart zet in jouw gemeente. Via onderstaande button lees je daar meer over.
Deel je verhalen met ons!
Ook wij zijn natuurlijk ontzettend benieuwd naar het gebruik en de waarde van de kaart. Wil je je ervaring delen? Mail ons op gezondwerk@aeno.nl.
Het goede gesprek gaat pas leven als je er echt mee aan de slag gaat. De kracht zit in de herhaling. Het advies is dan ook om periodiek aandacht te besteden aan dit onderwerp en bij voorkeur in wisselende groepen. Download hier de werkvormen om met het Goede Gesprek aan de slag te gaan.
De illustratie met de succesfactoren voor het goede gesprek, in combinatie met werkvormen helpen bij het periodiek aandacht besteden aan het onderwerp en hiermee te oefenen. Hierbij is het van belang dat er vertrouwen is tussen leidinggevenden.
De illustratie is ook voor medewerkers interessant om mee te werken. Het kan duidelijk maken waarom het gesprek met een leidinggevende minder prettig verloopt. HR kan helpen bij dit inzicht én kan de medewerker helpen om juist hierover in gesprek te gaan met de leidinggevende.
Om het goede gesprek echt onderdeel te laten zijn van het dagelijkse werk, kan je (één van) de werkvormen integreren in bestaande programma’s voor leidinggevenden of in een al bestaand overleg tussen leidinggevenden.
De werkvormen kunnen tot slot ook in teamoverleggen geïntroduceerd worden, of bij heidagen. Zo maak je van de illustratie een levend document en een gezamenlijke verantwoordelijkheid, waar alle mensen die een rol hebben in goede gesprekken bij betrokken zijn.
