Vol inzetten op preventie en vitaliteit. Dat was het idee waarmee Renske van Dijk de strijd met het ziekteverzuim bij de gemeente Oss wilde aangaan. Dankzij de lessen van de leergang vitaliteit is dat prima gelukt. “Alles staat of valt met het goede gesprek.”
Wijs niet met het vingertje, maar zeg liever dat je je zorgen maakt.
Renske van Dijk werkt als HR-beleidsadviseur bij de gemeente Oss. Sinds 2018 houdt zij zich bezig met het onderwerp verzuim. Daar was een dringende aanleiding voor. De verzuimfrequentie bij de gemeente Oss bewoog zich rond het cijfer 2, wat betekent dat iedere medewerker zich gemiddeld twee keer per jaar ziekmeldde. Ter vergelijking: de landelijke verzuimfrequentie bij gemeentelijke organisaties ligt rond 0,9. Ook het aantal collega’s dat zich drie keer of vaker ziek meldde was te hoog. Gevaarlijk, want uit onderzoekt blijkt dat 50% van frequent verzuim langdurig verzuim wordt. Een inventarisatie leerde Renske dat jaarlijks een groep van meer dan 10% van de gemeenteambtenaren in Oss frequent verzuim vertoonde.
Laaghangend fruit
De hoge verzuimfrequentie vatte Renske vooral op als laaghangend fruit en een stimulans om gemotiveerd aan de slag te gaan. Terugblikkend zegt ze: “Vol inzetten op preventie en vitaliteit, was mijn idee.” In eerste instantie ging Renske op de koffie bij verzuimfunctionarissen in andere gemeenten om hun succesfactoren te achterhalen. Intussen volgde ze via de Arbodienst ook een snelcursus verzuim. Ze leerde dat aandacht voor verzuim de eerste belangrijke stap is voor een afname in het frequent verzuim. Inzet op het goede gesprek was daarbij noodzakelijk.
Toen ze begon met het opzetten van een nieuw verzuimbeleid dacht ze: dat doe ik wel even. Ze begon een reeks gesprekken met collega’s in alle lagen van de eigen organisatie om aan de weet te komen wat hun behoeftes waren. Het was ongeveer op dat moment dat ze in aanraking kwam met de leergang vitaliteit van A&O fonds Gemeenten. “Ik ontdekte dat je daar kunt leren hoe je binnen je organisatie de aanjager van vitaliteit kan worden”, zegt Renske. “Ik dacht bij mezelf: ik ben lekker op weg, maar het kan altijd beter.” Na toelating tot de leergang kwam ze er al snel achter dat er bij een succesvol vitaliteitsbeleid meer komt kijken dan ze tot dan toe vermoedde. Renske: “De leergang heeft mij een heleboel handvatten en aanknopingspunten gegeven om het vitaliteitsbeleid goed op te zetten. Bijvoorbeeld door te zorgen voor voldoende draagvlak in de organisatie en het goede gesprek met de directie om het ook strategisch goed neer te zetten. Kortom, veel dingen waar ik nog niet echt mee bezig was.”
Het goede gesprek
Dat hielp Renske bij het vormgeven van een vitaliteitsbeleid voor de gemeente Oss. Kern daarvan is het ontwikkelen van een verzuimbeleid dat aansluit bij de behoeftes van medewerkers. Bijvoorbeeld voor oudere werknemers, als ze moeite hebben om mee te gaan in de digitale transitie. Of collega’s die kampen met de gevolgen van long COVID. Ook voor bijvoorbeeld vrouwen in de overgang en medewerkers die als mantelzorger actief zijn, organiseert Renske op hun situatie toegesneden workshops.
In de leergang van A&O fonds Gemeenten maakte Renske kennis met het instrumentarium voor het voeren van het goede gesprek over vitaliteit. Tijdens interne verzuimtrainingen bij de gemeente Oss bracht ze het geleerde in de praktijk. Zo reikte ze leidinggevenden technieken aan om het gesprek over verzuim te voeren. Renske: “Ik hield ze bijvoorbeeld voor: probeer het nooit voor de medewerker in te vullen, maar stel geïnteresseerde vragen. Wijs niet met het vingertje, maar zeg liever dat je je zorgen maakt. En vooral: vraag wat jullie samen kunnen doen om de situatie ten goede te keren. Alles staat of valt met het goede gesprek. Of beter: een reeks van gesprekken, want één enkel gesprek is zelden voldoende voor een duurzaam resultaat.”
Lees ook
Gemeente Oss heeft drie tips voor anderen gemeenten.
Positieve gezondheid
Het vitaliteitsbeleid in Oss is gebaseerd op de methodiek van de positieve gezondheid, die zich met name op preventie richt. De methodiek gaat uit van zes levensdimensies, zoals zingeving, sociale participatie en fysieke gezondheid. “Aan die dimensies is een scorekaart gekoppeld waarop de medewerker zelf kan aangeven hoe goed het met hem of haar gaat”, legt Renske uit. “Als medewerkers zichzelf op een dimensie een lage score toekennen, is dat aanleiding om daarover het gesprek aan te gaan.”
Analoog aan de scorekaart is een vitale menukaart ontwikkeld die medewerkers per dimensie duidelijk maakt welke interventies er standaard mogelijk zijn. Renske: “Als een standaardoplossing niet voldoet, gaan we samen kijken wat dan wel kan helpen. Hierbij kunnen medewerkers eventueel ook een beroep doen op een coach positieve gezondheid die met meer complexe hulpvragen aan de slag gaat. De coach helpt ook inzichtelijk te maken wat de dieper liggende oorzaak is van bepaalde symptomen. Belangrijk is wel dat de medewerker altijd zelf aan zet is en blijft. Wij helpen, maar de medewerker blijft zelf eigenaar. Eigenaarschap is erg belangrijk als het gaat om vitaliteit.” Voor medewerkers van de gemeente Oss is een digitaal leerplein ingericht. Daar kunnen ze bijvoorbeeld webinars volgen over mindfulness en andere thema’s rond vitaliteit.
Ik ontdekte hoe je binnen je organisatie de aanjager van vitaliteit kan worden.
Individuele benadering en groepsbenadering
Naast de individuele benadering, deed Renske in de leergang vitaliteit ook inspiratie op voor een groepsaanpak. Bijvoorbeeld als het verzuim relatief hoog is, de werkdruk fors is opgelopen of er onvoldoende teamdynamiek is. “In zulke gevallen is het instrument over-de-streep heel bruikbaar”, legt ze uit. “Op de locatie waar het team samenkomt, is sprake van een denkbeeldige streep in het midden van de ruimte. We vragen de aanwezigen dan bijvoorbeeld: stap over de streep als je iedere morgen fit opstaat. Dan ontstaan er twee groepen die over dat onderwerp met elkaar van gedachten wisselen. Daar komen vaak heel mooie gesprekken en nuttige tips uit voort.”
Halvering frequent verzuim
Al met al blijken de aanpak van verzuim en het nieuwe vitaliteitsbeleid succesvol. Dankzij alle inspanningen daalde het frequent verzuim in een tijdsbestek van drie jaar van rond het cijfer 2 naar minder dan 1. Dat is dus nagenoeg gelijk aan de landelijke verzuimfrequentie bij gemeentelijke organisaties. Voor Renske vormt de halvering van het frequent verzuim het bewijs dat de verzuimaanpak en in aanvulling daarop de theorie van de leergang vitaliteit in de praktijk effectief blijken te werken. Het is echter geen reden om op haar lauweren te rusten. “Ik zie het vooral als een aansporing om op de ingeslagen weg voort te gaan.”
