Gemeente Haarlemmermeer wil studenten graag kennis laten maken met de gemeentelijke arbeidsmarkt. Sinds een aantal jaar werken zij met een intern stagebureau, waarin ze matchmaker zijn tussen de vraag naar stagiairs vanuit afdelingen en de vraag naar stages bij studenten. Kevin Blommert werkt als assistent-recruiter bij de gemeente Haarlemmermeer en heeft volop ervaring met het stagebureau. Zélfs als stagiair. Hij vertelt hier samen met collega’s graag over.
Verschilmakers op de Arbeidsmarkt
Dit verhaal hoort bij onze verhalenseries over de verschilmakers bij gemeentelijke organisaties. A&O fonds Gemeenten helpt gemeenten bij de ontwikkeling en professionalisering als werkgever en bij de ontwikkeling en groei van medewerkers. A&O is er voor de verschilmakers.
Kevin: “Ik ben echt trots op ons stagebureau. Voorheen bleven stage-aanvragen van studenten zweven in onze organisatie. Ze kwamen bij afdelingen terecht en er werd niet altijd op gereageerd. Ook was er geen centrale plek voor aanvragen vanuit de clusters. Sinds een aantal jaar werken wij met een stagebureau, voor én door stagiairs gerund. Hier wordt zowel de vraag vanuit studenten en opleidingen, als de vraag vanuit de werkorganisatie behandeld en gematcht.”
Elke stagiair maakt het stagebureau een beetje beter. Dat is het mooie aan deze constructie.
Tess Koomen was in de periode september 2024 tot begin februari 2025 de stagiair die het stagebureau onder haar hoede had. Ze kwam in het voorjaar van 2024 de vacature voor het stagebureau tegen op LinkedIn, één van de plekken waar de gemeente reguliere vacatures en stageplaatsen toont.
Tess: ”Wat me aansprak aan deze stage was dat ik veel contact had met andere studenten. Gemeente Haarlemmermeer organiseerde in de periode waarin ik stageliep onder andere een aantal open dagen voor toekomstige collega's en potentiële stagiairs. Op deze dagen sprak ik met studenten, bouwde ik mijn eigen netwerk op en kon ik informatie die ik opgedaan had verwerken in de visie en plannen van ons stagebureau.”
Wat me aansprak aan deze stage was dat ik veel contact had met andere studenten.
Van uitzendkracht, naar stagiair naar, assistent-recruiter
Kevin is zelf ook stagiair geweest die het stagebureau runde. Kevin lacht: “Ja, ik heb inmiddels een bijzondere route afgelegd. Ik studeer Business Studies met uitstroomrichting HRM. Ik was elders begonnen aan een stage, maar verder dan cv’s inscannen kwam ik niet. Daar leer je niks van, ik ben daarom op eigen initiatief gestopt met die stage. In het ontstane tussenjaar wilde ik graag relevante werkervaring op doen. Zo kwam ik terecht bij gemeente Haarlemmermeer.
Toen de stagiaire van dat moment vertrok heb ik onder andere het stagebureau in de zomermaanden tijdelijk overgenomen. Uiteindelijk moest ik zelf ook nog een stage lopen en bood de gemeente mij een plek aan. Dus ná mijn inhuurperiode ben ik hier alsnog als stagiair begonnen en heb ik het bureau zelf mogen runnen. Na mijn stage heeft Tess het stagebureau overgenomen en ik heb haar daar met veel plezier in kunnen begeleiden. Goed nieuws: vanaf februari 2025 verwelkomen we twee nieuwe stagiairs die ons gaan ondersteunen om het stagebureau verder naar een hoger niveau te tillen!”
Steeds een beetje beter
Kevin: “Elke stagiair maakt het stagebureau een beetje beter. Dat is het mooie aan deze constructie. Met hun eigen ervaring en inzichten voegen ze steeds iets kwalitatiefs toe. Zo zijn we het plaatsingsproces slimmer aan het vormgeven. Eerst e-mailden we voor elke stageaanvraag van een student individueel met onze afdelingen.
Maar niet elke manager is ook de stagebegeleider of de collega die juist graag een stagiaire erbij zou willen hebben. Dus hebben we nu een lijst met actieve stagebegeleiders per cluster. Met hen in beeld kunnen we ook vooraf gericht bij de clusters ophalen wanneer er plek is en voor welke functies. Eigenlijk vergelijkbaar met de vacatureprocessen. Zo kunnen we zelf op tijd de stagevacatures uitzetten waar studenten op kunnen reageren én we kunnen de kandidaten beter kwalitatief matchen en in het proces begeleiden.
Ook hebben we een handboek voor stagebegeleiders ontwikkeld. Dit helpt hen om de studenten te begeleiden in de eerste periode van hun stage. Ik heb hiervoor informatie opgehaald bij de studenten zelf. Zo merkte ik bijvoorbeeld dat niet iedereen standaard een laptop kreeg. Daarnaast heb ik onderzoek gedaan onder de stagebegeleiders, al die informatie is nu gebundeld. Welke documenten zijn nodig, wat moet je aanvragen, waar moet je op letten? En blijven praten en communiceren. Zo sluit ik wel eens aan bij het MT van een cluster: ik zie dat jullie geen stages aanbieden, waarom niet en hoe kunnen we je helpen om dit wel te doen? Is ‘te druk’ het argument, dan moet ik altijd lachen en zeg dan ‘neem een stagiair aan, die neemt de werkdruk weg!’”
Van stagiair naar stagebegeleider
Tarik Sahbaz is senior leerplichtambtenaar bij de gemeente Haarlemmermeer. In 2013 maakte hij de overstap van handhaving en toezicht naar het team leerplicht, waar hij zelf stageliep tijdens zijn opleiding tot leerplichtambtenaar. Inmiddels begeleidt hij zelf alweer 10 jaar studenten en heeft hij korte lijntjes met het stagebureau.
Tarik: “De samenwerking met het stagebureau is heel fijn. Ze kunnen snel schakelen, je kunt ze benaderen voor advies, of ze kijken met je mee. Elk schooljaar biedt ons cluster een stageplek voor 3e en 4e-jaars leerlingen van sociaaljuridische hbo-opleidingen. Het stagebureau komt dan met passende studenten. Als wij niet genoeg plek hebben, kijken we bij andere afdelingen.
Ik neem de studenten overal mee naar toe en geef ze veel vertrouwen. Ze worden zo meer als collega gezien dan als stagiair. Ik geef ze na de beginfase alle vrijheid om zelfstandig te werken. En als een student even een zetje nodig heeft, dan geef ik die. Daarna zijn ze dan hartstikke blij; ‘kom maar op met die andere afspraken!’
Er is overal een tekort aan leerplichtambtenaren. Doordat we onze stagiairs zelf opleiden, gaan we niet direct naar buiten met vacatures, maar kijken we in onze eigen poule van stagiaires. We weten wat ze kunnen en nemen ze dan ook regelmatig in dienst. De helft van onze leerplichtambtenaren is hier begonnen als stagiair.”
De samenwerking met het stagebureau is heel fijn. Ze kunnen snel schakelen, je kunt ze benaderen voor advies, of ze kijken met je mee.
Olievlek
Het enthousiasme bij het stagebureau én de mooie resultaten werken als een olievlek. Zo wist ook afdeling Burgerzaken de recruitment collega’s te vinden. Zij zochten in verband met de paspoortenpiek afgelopen zomer extra handjes en vroegen het recruitmentteam om een vacature open te stellen waar zoveel mogelijk mensen op zouden reageren. Studenten, ouderen, van alles. Er kwamen zoveel reacties op dat er een speciale bijeenkomst is opgezet waar de sollicitanten kennis konden maken met de organisatie, gevolgd door een speeddate-bijeenkomst. De meeste van deze collega’s komen begin 2025 in vaste dienst.
Meer lezen over deze aanpak? Je vindt het verhaal van Jesper en Melanie hieronder.
Valt er nog wat te dromen?
Kevin: “We willen graag meer diversiteit in soorten disciplines in de stageplekken en het liefst stagiairs bij elk cluster. Dat is nu nog niet zo. Ook werken we aan professionalisering bij de begeleiders. Sommige collega’s willen graag studenten begeleiden, maar hebben het nog nooit gedaan. We willen standaard trainingen voor hen faciliteren.
En ik zou het persoonlijk geweldig vinden als er straks een heel mooi introductieprogramma klaar zou staan voor onze stagiairs. Echt een mooie vaste introductiedag. Dat doen we voor onze vaste collega’s ook, met een bus tour door de omgeving en dorpen. Je wil ze ‘het juiste gevoel’ geven bij onze gemeente, de omgeving, ons werk en ze trots maken op wat ze daaraan bijdragen. Als je studenten behandelt als volwaardige collega’s, blijven ze misschien ook als váste collega’s.”
Over de gemeente Haarlemmermeer
De gemeente Haarlemmermeer is een gemeente, waar ruim 165.000 inwoners in 31 woonkernen wonen, waaronder grootstedelijk Hoofddorp, Badhoevedorp en Nieuw-Vennep, maar ook kleine dorpen als Penningsveer, Beinsdorp en Oude Meer. En natuurlijk hoort ook onze nationale luchthaven Schiphol erbij. Haarlemmermeer groeit in de komende twee decennia uit tot meer dan 200.000 inwoners. Dus groei staat in alles voorop. Bij de gemeente werken nu ruim 1300 collega’s binnen de domeinen Fysiek, Sociaal, Bestuur & Control, Bedrijfsvoering en Dienstverlening.
Over het stagebureau
De gemeente is een aantal jaar geleden een intern stagebureau gestart, dat gerund wordt door stagiairs. Het doel is om stage-aanvragen vanuit zowel de student als vanuit de diverse clusters centraal te ontvangen en te matchen. Van de 19 clusters bij de gemeente, maakt ongeveer de helft gebruik van stagiairs. Er worden zowel op MBO, HBO als WO studenten geworven en er zijn goede contacten met diverse opleidingen.
Tips
- Ga met andere gemeenten om tafel. Je kunt van elkaar leren of zelfs van elkaars documenten gebruik maken. Zo ruilden wij ons onboardingshandboek uit tegen een vragenlijst aan het eind van de stage. Die input hebben we weer gebruikt voor een eigen vragenlijst.
- Collega’s hebben het vaak druk en hebben geen tijd. Zorg dat je alle informatie makkelijk voorhanden hebt voor ze en dat je regelmatig je gezicht laat zien.
- Deel succesverhalen.
Lessons learned
Let op dat je interne mails en documentatie, ook als ze door stagiairs worden gemaakt en verzonden, aan een bepaald niveau voldoen. Dat maakt dat je serieus genomen wordt. Kwaliteit stimuleert kwaliteit
Houd er rekening mee dat niet elk team dezelfde expertise heeft in het begeleiden van stagiairs. Zorg indien nodig voor een duidelijk stappenplan en sta klaar om hulp te bieden. Je wil tenslotte dat elke student dezelfde begeleiding krijgt.
Meer informatie?
Wil je meer informatie over de stage-aanpak van de gemeente Haarlemmermeer? Neem dan contact op met de medewerkers van het stagebureau via stagebureau@haarlemmermeer.nl
