Gemeente Dronten ontwikkelde integrale visie op vitaliteitsbeleid

Marianne Juk werkt als HR-adviseur bij de gemeente Dronten. Ze houdt zich hoofdzakelijk bezig met beleidsadvisering op het gebied van vitaliteit, arbeidsomstandigheden en duurzame inzetbaarheid. Haar collega Marion Ebbeling is in Dronten werkzaam als Adviseur Leren & Ontwikkelen. Zij stond aan de wieg van de Dronten Academie, bedoeld om de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers te stimuleren. Daarvoor is een ruim aanbod beschikbaar van onder andere workshops, e-learnings en inspiratiebijeenkomsten.

Met name in coronatijd bewees de Dronten Academie zijn waarde. Wel constateerden Marianne en Marion dat het vaak dezelfde collega’s waren die hun weg wisten te vinden naar de Academie. “En eerlijk gezegd was ons aanbod op het gebied van vitaliteitsactiviteiten ook een beetje hapsnap”, zegt Marion. “Als iemand een idee had voor leuke bootcamp- of yoga-sessies, dan gingen we dat organiseren. Wat meer structuur in onze aanpak kon geen kwaad.”

Daarnaast vroegen enkele andere ontwikkelingen om een bredere benadering van het vraagstuk vitaliteit. Allereerst wees onderzoek uit dat de werkdruk bij de gemeente Dronten als erg hoog werd ervaren. Tegelijk was er behoefte aan een meer op teams en doelgroepen gerichte aanpak van het vitaliteitsbeleid, naast het voornamelijk op het individu gerichte aanbod van de Dronten Academie. Marianne: “Duidelijk was dat er een integrale visie op vitaliteit moest komen om meer samenhang in het vitaliteitsbeleid te brengen.” Voor ondersteuning in het proces van visieontwikkeling meldden Marion en Marianne zich aan bij de leergang vitaliteit van A&O fonds Gemeenten.

Eigen verantwoordelijkheid

Een jaar later is het vitaliteitsprogramma Samen in beweging zo goed als klaar. De tekst is gereed en de illustraties bijna. In het programma voeren vijf thema’s de boventoon: Balans, Gezond, Ontwikkeling, Flexibel en Samen. Deze thema’s, die met elkaar alle aspecten van vitaliteit afdekken, zijn geladen met trefwoorden die duidelijk maken waar het om gaat.

Bij Balans staan bijvoorbeeld zinvol bijdragen, trots en motivatie centraal. Bij Flexibel draait het om veerkracht, nieuwe dingen leren, durven en doen, Niet toevallig sluit de invulling van de thema’s nauw aan bij de kernwaarden van de gemeente Dronten. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers sterk wordt benadrukt. “Het is niet de bedoeling dat wij gaan nadenken voor onze collega’s”, stelt Marion. “Maar we doen het wel samen”, vult Marianne aan. “We willen niet alleen praten met bestaande teams, maar ook met specifieke doelgroepen. Denk bijvoorbeeld aan oudere werknemers, 30-ers met jonge kinderen, vrouwen in de overgang, of mantelzorgers.”

Een nog te formeren ‘kerngroep’ gaat deze gesprekken voeren over de invulling van het programma, legt Marion uit. “Deze kerngroep moet een representatieve afspiegeling zijn van de organisatie. Bedoeling is dat de leden zich als echte ambassadeurs op het gebied van vitaliteit opstellen.” Vooruitlopend op de installatie van de kerngroep zijn Marianne en Marion zelf alvast het gesprek aangegaan met twee teams. Marianne: “Ons eerste gesprek vond plaats op initiatief van een leidinggevende die zich zorgen maakte om de hoge werkdruk in haar team, met veel stress en verzuim als gevolg. We brengen nu samen met het team in kaart welke acties gewenst zijn.”

Talent in huis benutten

Marianne hoopt en verwacht dat het vitaliteitsbeleid een bijdrage levert aan het imago van de gemeente Dronten als aantrekkelijke werkgever. “Zeker gezien de huidige schaarste op de arbeidsmarkt is dat van belang. Bovendien blijft de hoge werkdruk voor veel gemeenten een probleem.”

Gevraagd naar praktische tips, stelt Marianne zich bescheiden op. “We zitten nog pas aan de vooravond van de introductie van ons vitaliteitsprogramma. Maar ik vestig graag nog eens de aandacht op de Dronten Academie, dat is echt een succesnummer, zeker als we met het vitaliteitsbeleid ook meer samenhang in het aanbod brengen.” Niet alleen weten steeds meer collega’s de weg naar de Academie te vinden, bijkomend voordeel is dat HR een goed beeld heeft van de in de organisatie aanwezige competenties, stelt Marion. “De visualisering van ons vitaliteitsprogramma wordt verzorgd door enkele collega’s die via de Academie een cursus zakelijk tekenen hebben gevolgd. We benutten het talent dat we zelf in huis hebben en hoeven dus geen duur extern bureau in te huren. Bovendien hebben de collega’s in kwestie er zoveel plezier in, dat ze er een deel van hun vrije tijd in steken. Dat tekent hun betrokkenheid.”

Werken zonder opdrachtgever

Vanwege praktische omstandigheden wijkt de aanpak in Dronten op een belangrijk punt af van wat de leergang voorschrijft: er is geen opdrachtgever. “Gebruikelijk is dat de HR-manager als opdrachtgever fungeert, maar die functie is een tijdje vacant geweest”, aldus Marianne. “We moesten echter wel door” stelt Marion. “Niet alleen dwong de leergang ons om stappen te zetten, ook het probleem van de hoge werkdruk vroeg om actie. Daarnaast ontstond er een nieuw knelpunt. Door het vele thuiswerken dreigde onze gemeentelijke kernwaarde Verbinding in het gedrang te komen.”

Voor Marion voelde het ontbreken van een opdrachtgever als een gemis. “Maar het hielp heel erg dat de teammanager die op zoek was naar oplossingen voor de werkdruk in haar team zich als ambassadeur voor ons werk opstelde.” Om het draagvlak voor vitaliteit in de organisatie verder te vergroten, verzorgden Marianne en Marion een presentatie voor het MT. Daarbij stelden ze de MT-leden de vraag: wat doe je zelf aan je eigen vitaliteit? “De leergang heeft ons geleerd dat het heel normaal is om het gesprek over vitaliteit te voeren”, zegt Marianne. “Dat brengen we in de praktijk.”

Holistische vitaliteitsvisie

Bij de totstandkoming van het vitaliteitsprogramma heeft de leergang vitaliteit zijn nut meer dan bewezen, stelt Marianne. “Voorafgaand aan de leergang stonden we voortdurend in de actiestand, nu gaan we veel gestructureerder te werk.” Volgens Marion was het zonder de leergang nooit gelukt om een holistische vitaliteitsvisie op papier te krijgen die zo naadloos aansluit op de gemeentelijke organisatiefilosofie, de vier V’s (Verbinding, Vertrouwen, Veerkracht en Vakmanschap). Ook het werken met een kernteam komt rechtstreeks uit de leergang. “We zijn er bijzonder door geïnspireerd”, vat Marion het samen.

Welk inzicht de leergang vitaliteit Marianne en haar heeft opgeleverd, vat Marion duidelijk samen. “Vroeger hadden we de neiging om in de oplossing te schieten nog voordat we het probleem helder hadden. Dat zal ons met ons programma ‘Samen in beweging’ als formeel toetsingskader niet snel nog eens overkomen.”