Een robot als virtuele collega

Een extra stoel is niet nodig, een extra computer wel. Marc: “De robot kan in alle systemen. Je ziet hem letterlijk met de muis klikken, ergens inloggen, dingen verslepen, kopiëren en plakken. Als je het plat slaat is het niet meer dan een virtuele medewerker. Het enige zichtbare is dat 'ie een eigen account krijgt. En waarschijnlijk een naam, Robin de Robot of zoiets. Zo kunnen we ook loggen wat 'ie precies doet.”

Paul: “Toen we bezig waren met het testen hebben we ook twee filmpjes gemaakt. Een van de oude situatie met medewerkers en eentje met de robot. En je zag: wat een medewerker doet in vijf uur, doet de robot in drie minuten. “

Marc: “Een robot haalt geen koffie, hoeft geen verlof en kan ’s nachts doorwerken. Stel je hebt een proces dat je honderd keer per dag uit moet voeren, dat leggen we dan uit aan de robot en die gaat er mee aan de slag.”

Monnikenwerk

Dit project past in de ontwikkeling van automatiseren, digitaliseren en robotiseren waar de financiële functie mee te maken krijgt. Er gaat veel veranderen en dan is draagvlak creëren belangrijk, vindt Paul: “Van meet af aan zijn de proceseigenaren betrokken. Dat zorgt voor draagvlak bij medewerkers. Het monnikenwerk verdwijnt en zo komt er tijd vrij voor andere werkzaamheden. Daardoor ontstaat er meer toegevoegde waarde voor het proces. Dat is volgens mij de drijfveer. Niet de angst dat robots hun werk overnemen en dat werk weg gaat vallen. Nee, het gaat erom dat je medewerkers laat zien dat ze dan aan andere dingen toekomen.”

Marc: “De robot gaat bepaalde werkzaamheden overnemen, maar mensen blijven altijd proceseigenaar, specialist in het proces. Je moet samenwerken met de robot, maar jij blijft de baas. Zo moet je het zien.”

Paul: “Dit is niet alleen iets voor de afdeling Financiën, het gaat ook spelen bij bijvoorbeeld uitkeringsadministratie bij Sociale Zaken en bij het klantcontactcentrum. We trekken hier heel nadrukkelijk op met HR. Dat doen we ook bij het maken van onze strategische personeelsplanning. Wat betekent dit voor onze afdeling, wat heb je in de toekomst nodig aan medewerkers, wat vraagt dat aan competenties en ontwikkeling? Digitalisering, automatisering en robotisering gaat het meeste vragen van administratieve afdelingen.”

Droomsessie

Neem vooral je medewerkers mee is dus de tip vanuit Zwolle. Marc: “Leg de techniek uit. Dus: wat doet een robot precies en waar zitten de voordelen? En waar werkt het wel of juist niet? Vraag daarna mensen om zelf na te denken, want het is hun proces. Zo geef je het gevoel dat zij de touwtjes in handen hebben en dan gaat het balletje vanzelf rollen. Ik ben langs alle teams geweest en eerst was ik bang dat ze de robot als een bedreiging zouden zien, maar ik moest juist het enthousiasme drukken. Ze zeiden: ‘oh ik heb dit proces en we kunnen dit wel doen.’” Lachend: “Toen dacht ik: ‘ho, ho, rustig, we gaan er eerst twee doen en daarna zien we wel weer’. Dat was leuk om te zien. “

Paul: “We willen nog een keer een droomsessie doen. Daar kunnen medewerkers bedenken waar dit toegepast kan worden en tegelijkertijd waar ze de vrijgekomen tijd aan willen besteden. Zo vertaal je het naar de dagelijkse werkzaamheden waardoor er nog meer draagvlak komt om na te denken over de kwaliteitsverbetering van het proces.”

Digitalisering verandert financiële functies

Wil je de toekomst van financiën op de agenda krijgen bij jouw gemeente? Download dan dit rapport en lees het laatste nieuws over de ingrijpende verandering die de financiële functie binnen gemeenten te wachten staat. Uit onze verkenning blijkt dat de invulling van de functie veel meer strategisch van karakter wordt. Innovatieve technologie speelt hierbij een belangrijke rol.