Een lerend netwerk: zo doe je dat!

Waanders is strategisch adviseur organisatieontwikkeling bij de gemeente Assen. Van der Weg is senior adviseur bestuur en management bij de gemeente Leeuwarden. In beide organisaties was er de afgelopen jaren veel aandacht voor nieuwe democratie. Van der Weg: 'Dat verhaal is op zich bekend: de wereld verandert, en de overheid verandert mee. Bijvoorbeeld door meer samen met inwoners aan oplossingen te werken. Praktische oplossingen worden volop toegepast en er wordt veel geëxperimenteerd met nieuwe vormen van betrokkenheid. De organisatorische consequenties bleven onderbelicht: wat betekent dit voor de gemiddelde ambtenaar?’

Meer dan mooie slogans

Waanders: ‘Dat je je als overheid anders op wilt stellen ten opzichte van je burgers is één, maar je zult er ook iets mee moeten in je organisatie. Je kunt ambtenaren niet alleen met mooie slogans op pad sturen en verwachten dat het goed komt. Je medewerkers zullen anders moeten werken, en daarvoor moet je ze toerusten. Dat begint met vragen als: wat betekent dit verder voor de organisatie? Hoe groeien we mee, hoe kunnen we hier proactief op inspelen?’

Van der Weg: ‘Het zijn complexe vragen, waarop niet één ultiem antwoord is, en waarvoor het goed is om het uit meerdere perspectieven te bekijken. Daarom zijn we in 2019 een lerend netwerk van noordelijke gemeenten begonnen. Dat deden we in eerste instantie op eigen kracht, met een financiële bijdrage van Democratie in Actie. Dat is een samenwerkingsprogramma dat overheden helpt de lokale democratie te versterken en te vernieuwen. Zij organiseerden een startsessie in Assen, waarvoor een flink aantal noordelijke gemeenten was uitgenodigd. In die sessie is de basis gelegd voor het succes van dit netwerk. Want we zijn nu drie jaar verder, het is nog steeds een levendige club en we hebben serieuze stappen gezet.’

Maak keuzes

Waanders: ‘De eerste succesfactor was: kiezen! Als je geen helder afgebakend onderwerp hebt, is de kans groot dat je aan de oppervlakte blijft. Bij ons was dat onderwerp de organisatorische kant. Er was één deelnemer bij die het vooral graag wilde hebben over de rol van de raad. Reuze interessant, maar meer politiek dan organisatorisch.’

Produceren in plaats van consumeren

Van der Weg: ‘Na die eerste sessie was ook duidelijk dat Democratie in Actie niet het hele netwerk ging dragen. Er zijn toen vier kartrekkers opgestaan, uit verschillende gemeenten. Samen hebben we meteen de tweede sessie georganiseerd. Dat had ik vooraf ook niet bedacht, maar achteraf ben ik er heel blij mee. Je kunt in zo’n netwerk niet alleen als consument zitten, je bent ook producent. Een netwerk vol mensen die alleen iets komen halen, levert niemand iets op. En netwerken die van buitenaf gefaciliteerd worden, zorgen eerder voor deelnemers die achterover hangen en afhaken.’

Tijdens de tweede sessie haalden de kartrekkers bij alle deelnemers de leervragen op. Wat wil je brengen, wat hoop je te halen? Waanders: ‘Daarnaast hebben we meteen serieus commitment gevraagd, voor de hele rit. We wilden dat iedereen hielp bij het organiseren van bijeenkomsten, en dat iedereen zijn best deed om medewerkers uit zijn organisatie te betrekken. Zo maakten we vanaf het begin duidelijk: dit is niet alleen consumptief, het is zonde als we af en toe bij elkaar komen en het gezellig hebben, maar er verder onvoldoende van opsteken.’

Zorg voor diverse perspectieven

Van der Weg: ‘We hebben ook gehamerd op een heel diverse samenstelling. We wilden dat er van iedere organisatie verschillende mensen met verschillende rollen aanhaakten: een beslisser, iemand van organisatieontwikkeling, iemand van participatie, én een jonge hond. Zodat we zoveel mogelijk verschillende perspectieven zouden hebben. En ja, dat schuurt geregeld, maar dat is alleen maar mooi. Het zorgt voor dynamiek en stof tot nadenken.’

Waanders: ‘We hebben toen ook meteen andere organisaties uitgenodigd. Provincies en een waterschap bijvoorbeeld. Provincies faciliteren veel voor gemeenten op het terrein van participatie, waterschappen hebben met dezelfde uitdagingen te kampen als wij. Dan is het logisch dat je samen optrekt.’ Van der Weg: ‘De samenstelling hebben we gedurende het netwerk zoveel mogelijk gelijk gehouden. Netwerken werken pas als mensen iets met elkaar hebben. Dat moet je opbouwen.’

Kijk kritisch

Zo lag er al snel een stevige basis voor het netwerk. Maar dat betekende niet dat alles van een leien dakje ging. De oorspronkelijke planning werd bijvoorbeeld niet gehaald. Waanders: ‘We hadden in 2019 een termijn van twee jaar voor ogen en we hebben pas dit voorjaar afgerond. Dat kwam deels door covid, maar ook doordat we op een gegeven moment pas op de plaats maakten. Om te kijken: leren we wel genoeg? Dat kon beter, vonden we, en dus trokken we een extern bureau aan om ons te helpen met dat proces. Dat kon dankzij steun van het A&O fonds Gemeenten, en het was echt van meerwaarde. Uitdagende werkvormen, andersoortig huiswerk, meer samenwerken in kleine groepjes – het werd er inhoudelijker én nog leuker van.’

Bewaak de lol

Van der Weg: ‘Dat laatste is ook belangrijk. Je wilt mensen jarenlang betrokken houden en dat lukt niet zonder lol. Zeker niet als individuele leerdoelen zo verschillen als bij ons. Sommige deelnemers wilden vooral weten hoe ze de rest van de organisatie meekregen, anderen wilden heel praktisch instrumentarium ontwikkelen, of op principiëler niveau bekijken: wat betekenen deze ontwikkelingen? Dat betekent ook dat je moet accepteren dat niet alles interessant en waardevol is voor jou. En dat het wel eens ongemakkelijk kan worden, als het botst. Dan zorgt voldoende lol er ook voor dat niemand ongemakkelijk naar huis gaat.’

Houd persoonlijk contact

De kartrekkers zijn de hele looptijd aangebleven. Waanders: ‘En dat is serieus veel werk. We vroegen telkens andere deelnemers om bijeenkomsten te organiseren, maar wij ondersteunden waar het kon. Sprekers regelen, locaties zoeken, planning afstemmen. Je bent met veel meer bezig dan de inhoud.

Je moet er ook bovenop zitten als iemand even afhaakt. Wij belden er dan achteraan, hielden de contacten warm. Je kunt wel streng mailen dat iemand er volgende keer wel moet zijn, maar wat helpt dat? Met persoonlijk contact houd je mensen betrokken, en investeer je in de relatie. En dat was óók een doel van het netwerk, relaties opbouwen die ook na het netwerk blijven bestaan.’

Dik tevreden – maar nooit klaar

Ook de individuele gemeenten heeft het netwerk veel opgeleverd. Waanders: 'We wilden tot leren komen en dat is gelukt. Bij ons in Assen hebben we daar ook echt iets mee gedaan. We hebben ondertussen een visie op participatie vastgesteld, instrumenten ontwikkeld, en rollen ingericht.’ Van der Weg: ‘We zijn nog niet klaar met het onderwerp. Maar: we hebben het doel gehaald. Want het doel was niet om alles op te lossen, maar om stappen te zetten.’

Waanders: ‘Met een onderwerp als dit ben je natuurlijk nooit klaar. En we hebben dit netwerk weliswaar afgerond, maar tijdens de laatste sessie hebben we ook bijna unaniem gezegd dat we door willen. Nu gaan we kijken hoe we die volgende stap weer het beste kunnen zetten.’