‘Een belangrijke graadmeter van hoe je het als gemeente doet’

Bakker werkt nu drie jaar als gemeentesecretaris en gebruikt de Personeelsmonitor vaak. “We leren ervan, we sturen ermee, en we vergelijken onszelf met andere gemeenten. Het is voor mij een belangrijke graadmeter van hoe wij het als gemeente doen ten opzichte van andere gemeenten. We gebruiken de cijfers om onszelf te toetsen. Het is een peilstok. Daarnaast gebruiken we het ook als sturingsinstrument. Op het moment dat je ziet dat we op een bepaald punt achterlopen, kunnen we daar ook op gaan sturen.”

Arbeidsmarktcommunicatie

De cijfers uit de Personeelsmonitor gebruikt de Goudse gemeentesecretaris ook actief in zijn arbeidsmarktcommunicatie op social media. Op LinkedIn post hij bijvoorbeeld over hoe Gouda’s ambtenaren jonger zijn dan het gemiddelde en hoe de gemeente de meeste VNG-trainees heeft. Of hoe Gouda diverser is qua samenstelling, zowel in organisatie, directie als bij de leidinggevenden. “We zetten bewust in op jonge collega’s. Bij ons is dan ook 28 procent van de ambtenaren onder de 35 jaar oud. Gemiddeld is het cijfer bij gemeenten 18 procent. We zijn gewoon een leerschool. Bij ons kan je een vak leren. We nodigen jonge mensen uit.”

Personeelsschaarste

Waar Gouda een trend ziet van meer jonge ambtenaren, is dat in Drenthe een ander verhaal. De twaalf Drentse gemeenten kampen met personeelsschaarste. De VDG heeft vorig jaar met alle gemeenten een samenwerkingsagenda opgesteld om dit probleem gezamenlijk aan te pakken. “Dit speelt overal. Overal waar ik kwam vragen op welke onderwerpen we moeten samenwerken, kwam de wethouder of gemeentesecretaris met het probleem dat de uitvoering van het werk door personeelsschaarste in gevaar komt. De Personeelsmonitor van het A&O fonds Gemeenten bevestigt voor ons die urgentie. Op basis van de cijfers van de monitor zijn we nu de situatie in kaart aan het brengen om te kijken wat er op ons afkomt als het gaat om personeelsschaarste en die arbeidsmarkt. De basis ligt op wat er uit de monitor komt. Daarmee maken we dan zelf nog een verdiepingsslag.”

Arbeidsmarkttrends

Een trend die Nanninga herkent uit de Personeelsmonitor en breder ziet bij gemeenten is de doorloopsnelheid. Naast dat het lastig is personeel te vinden, blijven mensen ook minder lang werken bij gemeenten. “In Drenthe spreken we al van een financieel ravijnjaar in 2026, maar vanaf 2030 hebben we echt een personeelsravijnjaar. Zeker in die gebieden in Drenthe waar er sprake is van dubbele vergrijzing, dus minder jonge mensen en steeds meer ouderen. Het is een probleem in de volle breedte. Ook onze ketenpartners, waar we als gemeente mee samenwerken, hebben te maken met personeelstekorten.”

In Gouda zijn de tekorten vooral in het ruimtelijk domein te vinden, ziet Bakker, voor functies als planologen of projectleiders van complexe woningbouwopgaven. Het is echt ingewikkeld om daar goede mensen voor te vinden. We kunnen gelukkig nog 99 procent van onze vacatures zelfstandig met onze eigen recruiters vervullen. Alleen voor die moeilijke functies huren we wel een bureau in om ons te helpen mensen te vinden.”

Tegelijk ziet hij als trend dat het aantal taken dat de gemeenten moeten uitvoeren alleen maar is gestegen. “Of je het nu hebt over de zorg sinds 2015 of recent de opvang van Oekraïners, of onze rol in de noodopvang van asielzoekers. Je ziet gewoon dat die taken van de gemeenten de laatste jaren gewoon fors zijn toegenomen. En op zich is dat logisch. Als gemeente zijn wij de meest uitstekende uitvoeringsorganisatie. Wij staan het dichtst op de bewoner. Wij weten het best wat er bij hen leeft.”

Digitalisering en slimmer werken

Een andere arbeidsmarkttrend in de toekomst is de toename van het gebruik van data en digitalisering, voorspelt Bakker. “We gaan steeds meer werken op de basis van data en onze diensten meer digitaliseren. Dat betekent ook iets voor de toerusting van onze mensen. Hoe ga je als ambtenaar daarmee om, hoe ga je het gebruiken?” Ook Nanninga verwacht dat gemeenten slimmer zullen moeten gaan werken. “Met oog op de gemeentelijke uitvoering verwacht ik dat we genoodzaakt zullen zijn om echt veel meer dingen echt samen te doen. We moeten gaan nadenken over innovaties die onze processen slimmer maken. Uiteindelijk zullen we zelfs keuzes moeten gaan maken over welk werk we nog wel en welk werk niet kunnen doen. Welke diensten en producten leveren nog genoeg resultaat op. Waarmee kunnen we stoppen?”

Een zorg die Nanninga heeft voor de toekomst is de vraag naar mantelzorg. “Hoe ouder de mensen in Drenthe worden, hoe groter de zorgvraag. Tegelijk zijn er minder mensen die in de zorg kunnen werken. Dus meer mensen zullen hun eigen mantelzorg moeten gaan organiseren, ook onze eigen collega’s bij de gemeente. Die zullen dus een steeds grotere belasting krijgen op andere fronten, waardoor ze minder inzetbaar zullen zijn.

Benchmarken

Hoe kan de Personeelsmonitor daarbij helpen? “De belangrijkste ontwikkeling van de Personeelsmonitor is dat je ermee kan benchmarken”, stelt Bakker. “Hoe is onze bezetting per duizend inwoners? Hoe zit het met het uitstroompercentage, of de doorstroming in je organisatie? Hoe zit het nou met ziekteverzuim? Hoeveel investeren we nu gewoon in ontwikkeling van mensen? Het zijn allemaal relevante indicatoren die ons kunnen vertellen of we op koers liggen, of achterlopen in ons personeelsbeleid. We zitten bijvoorbeeld momenteel met ons ziekteverzuim op 5,3 procent in Gouda. Landelijk is dat 6,2 procent. Benchmarken is cruciaal voor een gemeente. Daarmee kun je zien hoe je het doet. Je kan ook zien welke gemeenten het beter doen, en waar je wat kan leren. Door te leren van anderen, kan je bijsturen in je eigen organisatie.”

Daar is Nanninga het mee eens. Hij noemt het online dashboard als de belangrijkste ontwikkeling van de Personeelsmonitor in de afgelopen 25 jaar. “Daarmee kun je heel specifiek inzoomen op een aantal onderwerpen. Wat verder nog een mooie volgende stap zou zijn is als je het heel lokaal zou kunnen maken, dus echt op gemeenteniveau. Nu is dat nog op regionaal niveau. Als we moeten zoeken naar nieuwe oplossingen voor het organiseren van ons werk, kan het heel relevant zijn om te zien welke creatieve ideeën andere gemeenten hebben om mensen te vinden of werk slimmer te organiseren. Als een benchmark daarin kan voorzien ben je volgens mij spekkoper.”

Ook Bakker ziet wel een meerwaarde in het lokaler benchmarken. “We kunnen vergelijken op landelijk niveau, maar we kunnen nog niet zien hoe ze het bijvoorbeeld in Oegstgeest doen. Hoe doet Gouda het in vergelijking met die gemeente? Iedere gemeente heeft zo ongeveer dezelfde dienstverlening richting inwoners, ongeveer 270 taken, met soortgelijke producten en dienstverlening. Daarom zou het mooi als je dat op een uniforme manier met elkaar kan vergelijken. Ik zou ons bijvoorbeeld wel eens willen vergelijken met andere Zuid-Hollandse gemeenten van ongeveer dezelfde grootte, zoals Delft, Leiden of Dordrecht. Als je dan een trend ziet kun je met elkaar de verdieping opzoeken. Want het dashboard laat alleen maar cijfers zien. Je moet er zelf duiding aan geven en conclusies aan verbinden, om dan de diepte in te gaan, en het te onderzoeken.”

Gebruik daarom vooral de Personeelsmonitor, adviseert Nanninga. “Lever je data aan, zodat we met elkaar een complete Personeelsmonitor hebben die we steeds kunnen vernieuwen.” Bakker vult aan: “En ga met elkaar in gesprek over de data, met je buurgemeenten. Wat kun je van elkaar leren? Hoe kun je samen sterker worden door met elkaar op te trekken? Gebruik de data ook in die regionale samenwerkingsverbanden om dat goede gesprek te voeren.”