Vijftien Eindhovense leidinggevenden en de voorzitter van de OR zijn beginnen met het project Grip op Loslaten. Een intensief traject, vindt Arie Heesterbeek : “We hebben binnen drie maanden in totaal elf opleidings- en begeleidingsdagen. Daarna komen we in wat rustiger vaarwater.” Met een lach: “Ik heb wel veel waardering voor onszelf dat we dat allemaal vrijmaken.”
Tijdens het A&O fondsen Festival van 1 oktober 2020 presenteerde Arie Heesterbeek de voortgang van dit project tijdens een webinar. Kijk dat hieronder terug.
De één werkt sinds een paar maanden bij de gemeente Eindhoven, de ander is al 35 jaar actief. Dianne Hoeve is net in dienst als sectorhoofd en Arie Heesterbeek was dat jaren geleden ook, maar trekt nu onder meer ‘Grip op Loslaten’.
Beiden zien ze grote kansen door deelname aan dit project. Arie: “We willen duurzame talentinzet als gewenste beweging een flinke boost geven. Dianne: “Er zijn veel goede en kundige mensen, maar er blijft ook potentie onbenut. Als we die mensen ‘aan’ krijgen en naar ze luisteren dan denk ik dat we iets heel moois kunnen doen.”
Begin oktober zijn vijftien Eindhovense leidinggevenden en de voorzitter van de Ondernemingsraad begonnen met ‘Grip op Loslaten’. Een intensief traject, vindt Arie: “We hebben binnen drie maanden in totaal elf opleidings- en begeleidingsdagen. Daarna komen we in wat rustiger vaarwater.” Met een lach: “Ik heb wel veel waardering voor onszelf dat we dat allemaal vrijmaken.”
Durven loslaten
Bij binnenkomst bij de gemeente Eindhoven zag Dianne een vrij hiërarchische organisatie: “Wat mij vooral opvalt, is dat collega’s zelf weinig tot niets in (durven te) brengen en van mij verwachten dat ik ga vertellen hoe we het gaan doen. Ze lijken de ruimte om zelf met verbetervoorstellen en in initiatieven te komen niet te nemen. Toen hoorde ik van ‘Grip op Loslaten’ en bij de eerste uitleg bleef bij me hangen dat je ook moet durven delegeren en de verantwoordelijkheden wat lager op de werkvloer kan beleggen. Dat sprak me heel erg aan, want ik denk dat dat hier ontbreekt.”
Arie: “Ik ben tijdens de klankbordfase met het A&O fonds en andere gemeenten geïnspireerd geraakt door de manier waarop complexe vraagstukken beetgepakt kunnen worden. Als je dingen puur vanuit de traditionele hiërarchie organiseert, dan ontbreekt vaak draagvlak in de basis. Door de ‘Look, Think, Act’ aanpak transformeert leidinggeven in faciliteren van gemeenschappen en organisatie(onderdelen). Zo laat je mensen waar het om gaat aan het woord. Gevolg kan zijn dat er bij bepaalde vraagstukken eigenlijk iets anders speelt dan wat je dacht of dat het vraagstuk breder is. Informatie ophalen, beelden terugleggen en mensen (mede)verantwoordelijk maken voor de keuzes en de uitvoering daarvan, is heel belangrijk. Zo neem je mensen mee in het hele proces. Hierdoor krijg je draagvlak voor beslissingen over complexe vraagstukken.”
Door de ‘Look, Think, Act’ aanpak transformeert leidinggeven in faciliteren van gemeenschappen en organisatie(onderdelen). Zo laat je mensen waar het om gaat aan het woord.
Externe- en intern probleemstelling
De groep in Eindhoven heeft de eerste twee weken besteed aan vooronderzoek om de probleemstelling duidelijk te krijgen. Daar kwam een interne- en een externe vraag uit. Dianne: “Ik zit in de groep die kijkt naar de externe probleemstelling. Eindhoven is een innovatieve en energieke stad, met techniek, design en kennis. De brainport van Nederland. En dan kom je hier bij de gemeente Eindhoven te werken en dan valt dat een beetje tegen bij de organisatie zelf. Wij vragen ons af wat het imago van de stad doet met de interne organisatie. De term die we daarbij hebben, is close the gap.”
Arie: “Onze groep richt zich op een interne vraag: hoe kunnen we ervoor zorgen dat de juiste mensen op de juiste plek zitten? Dat geldt voor alle niveaus en leeftijden. Hoe worden en blijven talenten zodanig ingezet zodat zowel die persoon als de organisatie er allebei iets aan hebben?”
Eigenaarschap
Het project is een experiment waarbij de uitkomsten dus nog niet duidelijk zijn. De zestien deelnemers zijn enthousiast, maar Eindhoven heeft als vijfde stad van Nederland een grote organisatie met een kleine 1800 fte’s. Arie en Dianne zijn het met elkaar eens dat er meer eigenaarschap op de eigen loopbaan (een cultuurverandering) nodig is, maar hoe krijg je dat nou voor elkaar? Dianne: “Het onderwerp duurzame talentinzet leent zich enorm om deel te nemen, want het gaat uiteindelijk over jou als medewerker of als leidinggevende binnen de gemeente Eindhoven. Maar we merken ook wel dat er een grote groep medewerkers murw is en denkt ‘daar heb je weer een clubje, het zal wel’. De onderzoeksmethode lijkt daar wel heel erg rekening mee te houden. Het gaat echt om deelnemen en onderdeel zijn van het geheel. Daar zit denk ik de kracht.”
Arie: “Andere gemeenten die hieraan meedoen zijn relatief klein, soms doet zelfs het college mee aan de opleiding. Wij zijn echter een select gezelschap binnen een grote gemeente en moeten voorkomen dat we als een soort Don Quichots door de organisatie gaan lopen.”
Dianne: “Het voordeel is wel dat wij een super enthousiaste club hebben die er bewust voor heeft gekozen om hier aan deel te nemen. ” Arie vult aan: “Het is wel heel leuk om te zien dat we in die vijf of zes keer dat we nu bij elkaar zijn geweest een hechte club zijn geworden. We voelen ons met elkaar verbonden om hier echt werk van te gaan maken en hier resultaten op te gaan boeken.”
| Aantal inwoners: | ongeveer 232 duizend |
|---|---|
| Aantal fte’s: | ruim 1.750 |
| Aantal deelnemers: | 16 |
| Soorten deelnemers: | leidinggevenden van sectorhoofd tot coördinator op de werkvloer |
Uitdaging:
Het risico bestaat dat dit project het zoveelste project wordt en op een goed moment een stille dood sterft, beseffen Arie en Dianne. Daarom is het de uitdaging om de hoogste leidinggevenden ook mee te krijgen. Dianne: “Ik wil graag talenten de kans geven, maar als mijn formatie dusdanig is dat ik bijna door het ijs zak, heb ik daar de ruimte gewoon niet voor. Het plan is goed, het idee is heel goed, maar in de praktische uitvoering moet er iemand zijn die zegt ‘ok, daar geef ik een klap op, daar ga ik budget voor vrij maken’. Er moet opvolging aan gegeven worden, dat wordt nog wel een uitdaging. Dat gaat wel lukken hoor.”
Arie: “Dat is echt de uitdaging inderdaad. Iedereen zit op z’n formatie en z’n middelen, maar eigenlijk zou je als leidinggevende ook beoordeeld moeten worden op de mate waarin je bijdraagt aan de beweging van duurzame talent inzet. Als je een heleboel goede dingen doet op dat gebied zou dat ook gewaardeerd moeten worden. Op de korte termijn is het ook de uitdaging hoe we de interviews geregeld krijgen. We willen bijvoorbeeld ruim de tijd om vier of vijf sectorhoofden spreken, ga er qua agenda maar aanstaan.”
Of dat betekent dat er meer tijd genomen moet worden voor het project, is volgens Dianne een kip-ei verhaal: “Die agenda’s zijn een blok beton, daar kom je bijna niet tussen, omdat mensen zoveel bij zichzelf willen houden. De bedoeling is juist dat je wat meer los gaat laten en meer vertrouwt op anderen. Dat je bijstuurt in plaats van dat je constant op de brug staat en aan het sturen bent. Dan heb je meer tijd, daar hebben we nog wel iets te doen.”
Eerste resultaten:
Deelname aan ‘Grip op Loslaten’ toont al de eerste resultaten. Dianne noemt het voorbeeld van een overleg over het daklozenproces: “Als dakloze word je hier alle kanten op gestuurd. Het is heel omslachtig: je moet daar een briefje halen en weer ergens anders een stempeltje. Met twee afdelingshoofden, die ook in onze training zitten, hebben we gezegd dat we breder moeten kijken dan ons eigen stukje. Dan is het begin gemaakt, het is ook een mindset. Dit gaat wel iets doen in de cultuur denk ik. Dat is al het begin van de olievlek.”
Arie: “Mensen houden van hun werk, van hun collega’s en ook nog wel van hun afdeling. Maar minder van de gemeente Eindhoven als geheel. Als wij een begin kunnen maken dat mensen zich medewerker voelen van de gemeente Eindhoven die opgaves moet realiseren voor de stad, dan zijn we al geslaagd denk ik.”
Dianne: “Ik geloof dat arbeidsvreugde -gewoon energie krijgen van je werk - gelijk overslaat op inwoners. Met een vrolijke medewerker heb je meer kans op een tevreden inwoner.”
Grip op Loslaten
Meer over het leerprogramma Grip op Loslaten en het project Wij Werken? Klik hieronder om meer te lezen.
