De gemeente Utrecht maakt serieus werk van de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Aan de basis van het vitaliteitsbeleid ligt het bekende 3V-model. Maar in de praktijk gaat het vooral om je ‘fit’ voelen en een goede ‘fit’ hebben met je baan.
De beleidsaanpak op het gebied van duurzame inzetbaarheid bij de gemeente Utrecht is gebaseerd op het bekende 3V-model (Vitaliteit, Vakmanschap en Verandervermogen).
Onder die paraplu hangen vier thema’s: Algemeen Vitaliteitsbeleid (het stimuleren van fysiek en mentaal gezond werken en leven), Arbo (investeren in het voorkomen van onveilig en ongezond werken), Verzuim (verzuimbeleid en -begeleiding) en Leren & Ontwikkelen (ondersteuning van de ontwikkeling van medewerkers). De gemeente Utrecht heeft deze thema’s vertaald in twee acroniemen: FIT, wat staat voor ‘Functioneren, Inzetbaarheid en Talenten’, en LIJV, kort voor ‘Lekker In Je Vel’. Daarover hieronder meer.
De duurzame-inzetbaarheidsbeleid is in Utrecht ondergebracht bij het organisatieonderdeel Mens & Organisatie, waar HR onderdeel van is. Tjerk Molenaar, werkzaam als strategisch HR-adviseur, is programmamanager van het thema. Hij zegt: “Duurzaam inzetbaar zijn én blijven is van grote waarde. Voor medewerkers persoonlijk, voor de gemeentelijke organisatie én voor de uitvoering van onze opgaven in de stad. Het heeft daarmee een sterke publieke waarde in zich. Dat vraagt om een gezamenlijke inspanning om iedereen gezond en bevlogen te laten werken.”
De gemeente Utrecht heeft het vitaliteitsbeleid vertaald in twee acroniemen: FIT, wat staat voor ‘Functioneren, Inzetbaarheid en Talenten’, en LIJV, kort voor ‘Lekker In Je Vel'.
Presentatie
Download hier de Powerpoint presentatie van Tjerk Molenaar over Duurzame Inzetbaarheid in gemeente Utrecht.
Interne coachnetwerk
Veel van de activiteiten worden voor en door collega’s georganiseerd. Als uitgangspunt geldt: je ‘fit’ voelen en een goede ‘fit’ hebben met je baan. Neem bijvoorbeeld het Fysiek FIT aanbod, dat refereert aan het sportaanbod voor medewerkers. Waar dit aanvankelijk bestond uit een paar collega’s die meededen aan bedrijfshockey, volgde als snel een bootcampgroepje. Daarna, vlak voor corona, startte een enthousiaste (kick)boksgroep die nog steeds elke dinsdag en donderdag met elkaar spart. Inmiddels zijn er zestien sportdocenten actief met, naast hockey, bootcampen en (kick)boksen, ook yoga en mindfulness. Deze activiteiten vinden plaats in gemeentelijke ruimtes, zoals vergaderzalen en de parkeergarage. Dat houdt de kosten laag. “Bovendien hebben we zorgverzekeraar IZA bereid gevonden om uit hun vitaliteitsbudget de sportmiddelen te financieren die in de lessen worden gebruikt, zoals yogamatten en bokszakken”, aldus Tjerk.
Een mooi voorbeeld van Mentaal FIT is het interne coachnetwerk. Dit wordt gevormd door vijftien medewerkers met een afgeronde coachopleiding én ervaring in het coachen. Maximaal twee uur per week coachen zij collega’s in trajecten van vijf tot zeven gesprekken. “Ze kennen de werkomgeving goed en snappen daardoor beter waarom iemand bijvoorbeeld even niet goed in zijn of haar vel zit”, legt Tjerk uit. Indien nodig zal de coach doorverwijzen naar huisarts of psycholoog. “De ondersteuning van een coach is voor medewerkers kosteloos”, stelt Tjerk, “maar we wijzen er wel nadrukkelijk op dat coaching geen therapie is en evenmin voorziet in kant-en-klare oplossingen.”
LIJV-week barst van energie
Ook op het thema Financieel FIT is sprake van ondersteuning. Bijvoorbeeld door collega’s met geldzorgen te voorzien van een renteloze lening of gift uit het Personeelsfonds. Dit is een fonds waar medewerkers vrijwillig aan deel kunnen nemen, voor een paar euro per maand. Gezien de gevoeligheid van dit thema kunnen collega’s ook anoniem aankloppen bij een externe budgetcoach. Daarvoor worden elk kwartaal inloopspreekmiddagen georganiseerd.
Veel van bovenstaande activiteiten komen samen in de jaarlijkse LIJV-week, tijdens de nationale vitaliteitsweek in de derde week van september. “LIJV is de merknaam waaronder de gemeente allerlei vitaliteitsactiviteiten organiseert”, legt Tjerk uit. “Het gaat om amplitieve activiteiten, dus bedoeld om medewerkers positief te versterken.” De LIJV-week barst volgens Tjerk van de energie. “Sportdocenten organiseren extra lessen, collega’s geven vitaliteitsworkshops en vitaliteitscoaches én interne loopbaancoaches houden open spreekuren. Bovendien organiseren we de pak de trap-loop. Daarbij draait het om de vraag: wie is het snelst op de 21e verdieping van het stadskantoor?”
Inzetbaarheidsspecialisten
Als belangrijk onderdeel op het gebied van de verzuimaanpak wijst Tjerk op de vijf inzetbaarheidsspecialisten die sinds september 2022 in Utrecht actief zijn. “Deze register casemanagers helpen om grip te krijgen op het verzuim. Zij ondersteunen leidinggevenden en medewerkers in complexe verzuimproblematiek en ze adviseren op het gebied van preventie. De inzetbaarheidsspecialisten zijn gekoppeld aan vaste organisatieonderdelen en werken nauw samen met de HR business partners, de preventiemedewerkers en de arbodienst.”
Een belangrijke gezamenlijke taak is het opstellen van vitaliteitsplannen, waarbij verzuim, arbeidsrisico's en preventie vaste thema's zijn. Daarnaast maakt men gebruik van de data uit het Preventief Medisch Onderzoek en het medewerkersonderzoek. Bedoeling is dat in 2023 alle 21 concern- en organisatieonderdelen van de gemeente zo’n vitaliteitsplan hebben. Hoewel het te hanteren format identiek is, krijgt elk organisatieonderdeel een eigen vitaliteitsplan op maat. Die kunnen onderling overeenkomsten vertonen, maar ook behoorlijk van elkaar verschillen.
Tjerk: “Op de ene plek is de hoge werkdruk mogelijk een issue, ergens anders kan een optimale nachtrust bij wisselende avond- en nachtdiensten onderwerp van gesprek zijn.” De opgestelde vitaliteitsplannen resulteren in een concreet plan van aanpak om de duurzame inzetbaarheid van medewerkers te vergroten.
Op de ene plek is de hoge werkdruk mogelijk een issue, ergens anders kan een optimale nachtrust bij wisselende avond- en nachtdiensten onderwerp van gesprek zijn.
Praktisch!
Hoewel het thema Leren & Ontwikkelen een belangrijk onderdeel is van duurzame inzetbaarheid – er is zelfs een uitgewerkte beleidsvisie onder de titel ‘Samen Werkend Leren’ – komt dit onderwerp in de vitaliteitsplannen niet aan bod. Dat is volgens Tjerk een praktische keuze. “Als we dat thema ook hadden moeten verwerken, zou het gesprek over de vitaliteitsplannen waarschijnlijk zijn uitgedraaid op Poolse landdagen. Om die complexiteit te vermijden, stellen we per organisatieonderdeel aparte leer- en ontwikkelplannen op. We willen het duurzame-inzetbaarheidsbeleid vooral praktisch houden, in plaats van er een theoretische exercitie van te maken.”
Meer weten? Neem contact op met Tjerk Molenaar via tjerk.molenaar@utrecht.nl.
