Digitalisering heeft verschillende snelheden

De digitale spagaat

“Een mooie discussie in het management team ging laatst over collega’s die hun reiskosten digitaal moeten declareren elke maand. Hoeveel moeite dat kost en hoe ingewikkeld dat gevonden wordt. Er zijn nogal wat collega’s die nooit met een computer werken, die hebben dus hulp nodig”, aldus Jasper.

“Dan zijn er actuele datagedreven opgaven - bijvoorbeeld verduurzaming van de landbouw - waarmee de Wageningen University & Research (WUR) bezig is en die krijgen alleen maar meer maatschappelijke relevantie. De WUR is verhoudingsgewijs een veel grotere speler dan de gemeente Wageningen met veertigduizend inwoners. Dat maakt het acteren op de diverse niveaus in de verschillende ecosystemen soms wat schizofreen, maar desalniettemin heel erg leuk.

Wat ook leuk is in mijn organisatie is een datalab met daarin een aantal heel goede data-adviseurs en beleidsmedewerkers die op strategisch niveau nadenken over de digitalisering van deze gemeente. Maar ook zij ervaren de spagaat die er is tussen de buitenwereld met grote partijen die al heel ver zijn met digitale oplossingen naast de dingen van elke dag, zoals de problemen met het invullen van een reiskostenformulier.”

Thema’s kiezen

Jasper is realistisch als het gaat om de keuzes die spelen bij digitalisering. “Ik ben niet van de vijfjarenplannen met een prijskaartje van vele miljoenen euro’s en de belofte dat we dan daar-en-daar staan. Wel zijn we hier bezig om met elkaar een plan voor digitale informatie-uitwisseling te maken, want het moet wel duidelijk zijn welke richting je kiest. En, hoe keuzes op de verschillende niveaus met elkaar samenhangen vanuit de ambities die je hebt. Zo gaf in de afgelopen zeven jaar de opgave in het sociaal domein veel nieuwe taken. Daar gaat veel geld naartoe door de complexe taken en door de mix van de landelijke en de lokale regelingen. Het is eigenlijk een grote ‘fuzz’ van informatie met daarin ook gegevens van mensen.

Wat we gedaan hebben vanuit de kopgroep digitalisering is elk kwartaal rapportages maken waarin bijvoorbeeld staat hoeveel mensen er werk hebben gekregen, hoeveel er in een uitkering terecht zijn gekomen en hoeveel jeugdigen zijn geholpen. Het is basale informatie die vanuit de beleidsinhoud de opgave in de samenleving representeert. En, hoe je bij kunt sturen, aangevuld met verhalen en praktijken achter die cijfers. Dat is de focus nu van de kopgroep en zo pakken we elke twee jaar een nieuw thema. Een van de dingen die we op het oog hebben daarvoor is de interne informatie over onze organisatie. Dat gaat over ons personeel en gegevens over leeftijden, verzuim, arbeidsmarktinformatie.

Dat thema wil ik veel meer datagedreven maken. Nu zetten we bijvoorbeeld vacatures op uit de klassieke manier en daar komt dan inmiddels nog maar een beperkt aantal reacties op binnen. Dan zeggen we al gauw dat het niet de goede kandidaten oplevert. Kijkend maar de toekomst zou die arbeidsmarktbenadering veel meer datagedreven kunnen. Denk aan online tools als LinkedIn, Google en Monsterboard-achtige waar je als gemeente - of als samenwerkende gemeenten - gebruik van gaat maken. In samenwerking met de WUR en wellicht bedrijven in de regio moet het mogelijk zijn een platform voor een radicaal andere arbeidsmarktbenadering te starten.”

Fitte organisatie

“Toen ik hier kwam heb ik de ambitie neergelegd dat we ons moeten ontwikkelen naar een ‘fitte’ organisatie”, aldus Jasper. “Dat gaat over vitaliteit, leren en ontwikkelen, kunnen doorgroeien naar een organisatie passend bij de wensen vanuit bestuur en organisatie.

Vanuit mijn positie als algemeen directeur is dan ook de vraag of we de juiste mensen in huis hebben en kunnen houden. Dit pakken we op met strategische personeelsplanning (SPP) en vooral door het gesprek te voeren. Hoe zit je in je vel, wat komt er op je af in jouw vakgebied, hoe pas je daar zelf bij en wat zijn je ontwikkelambities?

Zo was er recent tijdens de landelijke Week van de Dienstverlening een workshop over energiearmoede. Collega’s vanuit het datalab en beleidsmedewerkers keken daar samen met collega’s van de woningcorporatie naar datagedreven beleid en uitvoering: hoe bereiken we mensen, hoe delen we als samenwerkende organisaties onze data zodat we samen beter in staat zijn de doelgroep te bereiken? Zo leren we samen digitaal vaardiger te worden direct gerelateerd aan onze praktijk.”

Menselijk contact moet blijven

Jasper gaat nog wat dieper in op het verschil in snelheden als het gaat om de adaptatie van digitalisering. “We zijn bijvoorbeeld de kleinste universiteitsstad van Nederland. Er zijn veel internationale studenten en daarom is informatie op onze gemeentewebsite ook in het Engels op te roepen. In de gemeente hebben we echter ook te maken met een groep die niet echt meedoet.

We zitten volop in het participatieproces voor onze omgevingsvisie en een instrument dat we opgetuigd hebben is een voorlichtingskar. Daarmee trekken de wijken in en we gaan dus naar de inwoner toe op die plekken waarvan we uit ervaring weten dat men terughoudend is als het gaat over dit soort ontwikkelingen. Er moet namelijk altijd communicatie, zichtbaarheid en aanspreekbaarheid zijn als het om onze dienstverlening gaat.

Ook in dit gemeentehuis voeren we veel gesprekken met mensen die het om uiteenlopende redenen moeilijk hebben. Verlies van werk, financiële problematiek, problemen in hun gezinssituatie. Het zijn allemaal mensen en je moet elkaar kunnen voelen, proeven en ruiken, zeg ik dan. Je moet ook ervaren of iemand bereid is in zichzelf te investeren en een opleiding te gaan volgen. Dat kan je niet doen via een webformulier of digitaal via het scherm.

In coronatijd hebben we echt veel geleerd over digitaal met elkaar contact onderhouden maar toch vind ik menselijk contact en naast iemand gaan staan om hem of haar te helpen - en soms een schouder erbij - een kerntaak van ons als gemeente. Dat kan je prachtige strategieën hebben, maar dit is wel waarvoor we op aarde zijn.”

Het eerlijke verhaal

Innovatiegoeroes spreken wel eens over het reserveren van twee procent in de gemeentelijke begroting voor digitale innovatie”, aldus Jasper. “Dat is echt een fors bedrag en het heeft een goede agenderende werking. Ik denk dat de nieuwe coalitie met een wethouder voor digitalisering daar ook echt aandacht voor heeft.

Tegelijkertijd is het eerlijke verhaal dat we met elkaar nog niet eens doorhebben wat de digitalisering voor investering gaat vragen, ook wat menskracht betreft. Dus we kunnen stoer doen en roepen dat twee procent van onze gemeentebegroting daarvoor reserveren, een wervend programmaplan maken naast een uitvoeringsprogramma en het plannen van menselijke capaciteit. Dat moeten we vooral doen, maar ‘pruts en klooi-ruimte’ is nodig om te ontdekken wat werkelijk nodig is.

Natuurlijk leven we in een eeuw waarin de digitalisering een grote vlucht gaat nemen. Daarbij moeten we als gemeente gewoon jaarlijks kijken wat haalbaar is, aangedreven door een kopgroep die vooruit wil. In dialoog blijven met elkaar is heel belangrijk.”