In de regio Drechtsteden heeft zich de afgelopen anderhalf jaar een omwenteling voltrokken als het gaat om de inrichten van de bedrijfsvoering bij de gemeenten. Gemeentesecretaris Carlo Post en organisatieadviseur Barbara de Bruin-Vos zien, in de nu opgetuigde matrixorganisatie, grote voordelen om het regiothema Slim, samen en vooruit goed tussen ieders oren te krijgen.
Drechtsteden als maritiem merk
Carlo schetst het ontstaan van het gebied en de grote rol die het bedwingen van het water daarin speelt. “De Sint Elisabethsvloed in 1421 vernietigde de toenmalige nederzettingen en alles moest opnieuw opgebouwd worden. De eeuwen erna staan dan ook in het teken van de strijd tegen het water. Zo ontwikkelde zich in de loop van de tijd een omvangrijke maritieme maakindustrie die bepalend is voor het karakter van deze regio.”
Juist deze kenmerken waren voor de zeven gemeenten Dordrecht, Zwijndrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Alblasserdam, Papendrecht, Sliedrecht en Hardinxveld-Giessendam twintig jaar reden een bestuurlijke samenwerking aan te gaan. “Dat werd vervolgens groter en daaruit kwam het ‘merk’ Drechtsteden voort. Dat was vooral een bestuurlijk netwerk met - wel uniek - een vertegenwoordiging in de gemeenteraden van de zeven gemeenten in de regio. Er konden zo besluiten genomen worden voor die zeven gemeenten in de Drechtsteden.
Dat gaf wel het probleem dat de individuele gemeenten minder zichtbaar werden. Ook ontstond er verwarring met wie de landelijke overheid nu zaken deed. Was dat met ‘Drechtsteden’ een gebied met driehonderdduizend inwoners of met één van de gemeenten apart? Besloten is om dat veranderen en dat is in een aantal stappen gedaan”, aldus Carlo.
Het gaat vooral om [...] investeren in innovatie, betere dienstverlening en een betere toepassing van datagestuurd werken.
Ontmanteling Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden
Een stap in dat proces was het terugbrengen van de beleidsontwikkeling naar de zeven gemeenten en de ontmanteling van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD). Carlo: “Dat gold voor het gehele ruimtelijk-economisch domein in de Drechtsteden, maar ook werd na een aantal sessies met bestuurders besloten om de Sociale Dienst qua beleid eigenaarschap en zeggenschap over de beleidsontwikkeling weer onder te brengen bij de individuele gemeenten.
De bedrijfsvoering mag ook geen issue zijn voor een politiek bestuurlijke agenda. Zou het dan niet goed zijn om als Dordrecht de vlucht naar voren te maken en de zes anderen in staat te stellen van centrale diensten gebruik van te laten maken? Zo is het uiteindelijk gebeurd en per 1 januari 2021 zijn de mensen van de GRD overgekomen naar de gemeente Dordrecht. Daarbij zijn er afspraken gemaakt met de andere gemeenten, zodat de voordelen van deze verandering zichtbaar worden in verbetering van de dienstverlening die de partners afnemen.”
Carlo kreeg de vraag het proces te regelen voor die overstap van zevenhonderd medewerkers uit de GRD naar de nieuwe constellatie die dan 3500 ambtenaren zal omvatten. “Ik zei er ‘ja’ tegen, maar het moest wel per 1 januari 2022 klaar zijn, en tien maanden is echt weinig voor zo’n grote reorganisatie. Het heeft bovendien niet alleen te maken met de ambitie jezelf zichtbaar te maken als gemeente. Het gaat vooral om te kunnen investeren in innovatie, betere dienstverlening en een betere toepassing van datagestuurd werken.”
Onze ambitie is om innovatiever, digitaler, creatiever en efficiënter te zijn waar het kan.
Het nieuwe verhaal: Slim, samen, vooruit
Barbara gaat in op de stappen die zijn gezet om de samenvoeging van de organisatie goed te laten verlopen: “Als organisatieadviseurs hebben we samen met de organisatiedelen gekeken naar de maatschappelijke opgaven. Wat hebben we dan te doen om de inwoners, bedrijven en partners in onze gemeenten de best mogelijke diensten en producten te kunnen leveren oftewel de klant centraal te stellen. En, hoe we daar dan onze medewerkers in mee kunnen nemen. Daarvoor is wat we noemen ‘Ons Nieuwe Verhaal’ geformuleerd.
Dat verhaal gaven we inhoud door interviews met collega’s te houden. Ook organiseerden we workshops waar medewerkers hun verhaal konden doen. We informeerden onze medewerkers over hoe zo’n transitiefase eruitziet en gingen we met ze in gesprek om te leren waar zij zorgen over hadden of juist kansen zagen.” Per januari dit jaar is Ons Nieuwe Verhaal omgedoopt tot ‘ons verhaal’ meldt Barbara: “We zitten nu middenin dat transformatieproces waarvoor de koers door management en collega’s uit de hele organisatie is bepaald. Die koers is Slim, samen, vooruit.
Onze ambitie is om innovatiever, digitaler, creatiever en efficiënter te zijn waar het kan en daarvoor is slim de term. Dat samen staat voor hoe voor we intern werken maar dat ook dat we het samen willen doen met de regio, alle inwoners en de ondernemers. We willen ook vooruit en dat staat voor resultaat en de belofte aan anderen en de gemeenten.”
Beleidsontwikkeling ging terug naar de individuele gemeenten.
Investeren in organisatie
Om de nieuw ingerichte organisatie goed te laten functioneren, zet Dordrecht in op vakmanschap en inzetbaarheid naast werkplezier. Barbara: “Zo lanceren we begin juli 2022 het Persoonlijk Educatie Platform met punt (PEP.). We trappen het platform af met een Summerschool met ruim twintig verschillende soorten workshops.
PEP. heeft straks per functiegroep een leerlijn die gevolgd kan worden Die punt staat er niet zozeer omdat we willen ‘afvinken’ want daar zijn we hier niet van. Het gaat er wel om dat je als medewerker weet wat er van je verwacht wordt in een bepaalde rol. Ook om leren en ontwikkelen op een goede manier onder de aandacht te brengen en te houden. En, het biedt handvatten om samen met je team over een bepaald onderwerp in gesprek te gaan.
Tevens gaan we met thema’s werken die voor de hele organisatie belangrijk zijn en die per kwartaal zullen wisselen. In onze koers is bijvoorbeeld vastgelegd dat we een resultaatgerichte organisatie willen zijn. Opdrachtgeverschap én opdrachtnemerschap staan daarbij centraal. Dus ‘Hoe nemen we een opdracht aan?’ maar ook ‘Wat is jouw rol en je betekenis voor de stad?’.
Samen met A&O fonds Gemeenten doen we al jaren mee met de ‘Meester in je Werk-week’ of met de ‘Safari 5-daagse’ over persoonlijke ontwikkeling en vitaliteit.” Carlo onderstreept het belang daarvan. “De GRD-servicedelen waren opgevoed met als doctrine dat alles goedkoper moest, een urenfabriek met vaste bedragen voor elke dienst. Bij de dienstverlening vanuit Dordrecht zijn we veel meer georganiseerd als antwoord op de maatschappelijke opgaven. Dat we nu één organisatie met dezelfde werkgever zijn, wil niet zeggen dat de onderliggende dynamiek vanuit die twee culturen zich zomaar verbindt. Vandaar onze aandacht daarvoor bij onze programma’s.”
De dienstverlening vanuit Dordrecht is geen urenfabriek.
