Samen met de VGS organiseert A&O fonds Gemeenten een leergang voor gemeentesecretarissen. Jaring Hiemstra verzamelt de indrukken van de tweede bijeenkomst in dit artikel.
Jaring Hiemstra is gepromoveerd in de bestuurskunde en begeleidt als partner Strategie en netwerken bij Hiemstra & De Vries veel publieke organisaties. Hij begeleidt de leerdagen én geeft elke bijeenkomst een korte inhoudelijke bijdrage vanuit zijn ervaring en onderzoekswerk.
Tweede leerdag in Leeuwarden: hoe kom je van de aspiratie naar organisatie-transformatie?
De eerste leerdag in Amsterdam ging over de ontwikkelingen rondom de gemeente en de verandernoodzaak. In deze tweede leerdag stonden we stil bij het veranderen en innoveren ín de organisatie. Hoe breng je de visie of aspiratie tot realiteit?
De het kan wél mentaliteit in Leeuwarden
We begonnen de dag bij de Veiligheidsregio Fryslân met een aftrap van Eelke de Jong (gemeentesecretaris van Leeuwarden) en zijn beeld van de maatschappelijke opgave van de stad en wat dit vraagt van de organisatie. Eelke deelde hoe Leeuwarden een stad werd met een ‘het kan wél mentaliteit’. Het winnen van de Culturele Hoofdstad van Europa in 2018 was hiervoor een grote impuls. Dat Leeuwarden nu gaat voor de ambitie om European Youth Capital 2028 te worden is een actueel voorbeeld van deze nieuwe mentaliteit.
Rol van urgentie en verbeelding
De secretarissen spraken over de rol die ‘verbeelding’ en ‘urgentie’ speelt om beweging te creëren. Als secretaris heb je hier niet alleen een goede balans in te bepalen maar ook je eigen rol in te kiezen. Je bent als secretaris ook (deels) afhankelijk van wat het bestuur wil. Welke plek pak je?
‘De kubus moet op orde zijn’
De deelnemers bespraken de verschillende realisatiearrangementen in de organisatie. Gemeenten hebben zeer verschillende processen die elk vragen om een eigen sturingsarrangement. Zoals lijn-, project-, gebiedssturing en nieuwere kortcylische manieren van sturen (agile-scrum). Als secretaris heb je ervoor te zorgen dat er hygiëne en duidelijkheid is in de realisatiearrangementen.
CJIB als innovatierealisatiebureau
Hoe werd het Centraal Justitieel Incasso Bureau het Centraal Justitieel Innovatiebureau? Nils Peerdeman en Bert Reitsma namen de deelnemers mee in elf jaar organisatieontwikkeling en innovatie van het CJIB. Een ontwikkeling waar ze zelf mee aan de wieg stonden met commitment van de top (destijds Simon Sibma). Het CJIB is inmiddels dé organisatie als het gaat om het toepassen van ideeën als ‘strategische wendbaarheid’, ‘complexe vraagstukken klein maken’ en ‘multidisciplinair werken’.
Bert nam de deelnemers mee in de start van 2013 en de stappen die het CJIB zette. Zowel de diensten die het CJIB realiseerde; van het kunnen inzien van de flitsfoto, de beter te lezen brieven, de mogelijkheid van gespreid betalen tot en met de toepassing van de berichtenbox. Hij ging ook in op wat dit betekende voor de samenwerking in de organisatie (samenwerking business-en IT), samenwerking met partners (ze hadden net de leveranciersdag achter de rug) en de samenwerking met andere overheden. Bert gebruikte de metafoor van de Tetris-blokjes: start vanuit de visie met realisatie en leren en probeer en zet vanuit daar de volgende stap.
Nils beschreef de cyclische governance die de wendbare manier van realisatie mogelijk maakt. ‘Probeer niet alles-omvattende perfecte plannen te maken maar zet de eerste stap waarmee je resultaat boekt’, ‘zorg dat je prioriteert op basis van de beschikbare capaciteit, stop wensdenken en het voorleggen van irreële ambities’, ‘wakker de pionier mentaliteit aan’ waren enkele kerninzichten voor de deelnemers na de presentaties.
Het CJIB heeft een organisatie-architectuur en werkwijze die nieuwe taken op realistische manier aankan én waar kan maken. Niet met grote plannen maar door steeds kleine stukjes resultaat te leveren vanuit een gedeelde visie.
De dag werd beoordeeld met een 8 met ook enkele goede tips wat nog beter kan.
