Buitendienst Deurne maakt duurzame inzetbaarheid concreet

Dat de buitendienst van de gemeente Deurne actief aan de slag zou gaan met het thema vitaliteit en duurzame inzetbaarheid lag allesbehalve voor de hand. Hoewel het om een relatief oud team gaat (gemiddelde leeftijd 50-plus) dat overwegend fysieke arbeid verricht, was lichamelijk ongemak eigenlijk geen gespreksonderwerp onder medewerkers.

“Er heerste een sfeer van ‘dat gebeurt mij niet’ of ‘als mij wat overkomt dan zie ik later wel weer’”, vat teamleider Joep Verharen van de buitendienst de stemming samen. Die stemming sloeg enigszins om toen één van de collega’s fysiek niet meer in staat was zijn taken uit te voeren en noodgedwongen naar ander werk werd begeleid. “Dat was wel een wake-up call voor veel collega’s die zich plotseling realiseerden: dit kan mij ook overkomen”, aldus Joep.

Scheve gezichten

Voor HR-adviseur Lies van de Laar was het aanleiding om actie te ondernemen. “We hebben de situatie aangegrepen om de collega’s erop te wijzen dat ze voor hun eigen inzetbaarheid ook zelf verantwoordelijkheid dragen”, zegt ze. “En dat het geen vanzelfsprekendheid is om bij de gemeente te blijven werken als iemand zijn functie niet meer naar behoren kan uitoefenen.” Joep valt haar bij. “In het verleden zijn lichamelijk problemen soms met de mantel der liefde bedekt. Bijvoorbeeld door verschuivingen in de werkplanning en in taken. Als je iemand met een slecht gestel voortdurend lichte klusjes geeft, dan gaat het systeem mank. Dat heeft in het verleden wel scheve gezichten gegeven. Dat wilden we niet meer.”

Het moest van de mensen zelf komen

Besloten werd dat de buitendienst van de gemeente Deurne als kwetsbare risicogroep het thema duurzame inzetbaarheid zou oppakken. Van meet af aan was duidelijk dat het van bovenaf opleggen van een programma niet zou gaan werken, stelt Lies. “Het moest van de mensen zelf komen.” Samen met Joep maakte Lies met twee buitendienstmedewerkers deel uit van een ‘klusteam’ dat voorbereidende werkzaamheden verrichtte. Bedoeling was dat een team van zes buitendienstmedewerkers vervolgens met externe begeleiding zelfstandig aan de slag zou gaan met het formuleren van gewenste acties. Daarvoor waren vrijwilligers nodig, maar zouden die zich wel melden?

“Je mag best weten dat Joep en ik dat heel spannend vonden”, blikt Lies terug. “Maar ze hebben dat in onderling overleg razendsnel geregeld. Volgens mij hadden ze het in tien minuten voor elkaar.”

Behoorlijk confronterend

Eén van de vrijwilligers die zich meldde, was Guus Melis. “Ik vind dat de baas best van medewerkers mag verlangen dat ze iets aan hun vitaliteit doen”, zegt hij. “We zijn verantwoordelijk voor ons eigen lichaam en daarom sport ik drie keer per week.”

Een eyeopener voor Guus was zijn deelname aan een door de externe begeleiders geïnitieerde workshop over vitaliteit. “We kregen een verzwaard pak aan en een bril waarmee je wazig ziet om na te bootsen dat je tien jaar ouder bent. Nou, toen merkte ik wel dat mijn spierkracht afnam en ik adem tekort kwam.” Volgens Guus maakte die oefening iets los in het team. “De sfeer was weliswaar ontspannen, maar het was behoorlijk confronterend om je bewust te worden van het feit dat je lichaam veroudert.”

Drie actiepunten

Met elkaar hebben de zes vrijwilligers een kleine dertig ideeën gegenereerd om hun eigen vitaliteit en inzetbaarheid te verbeteren. Die ideeën hebben ze op basis van haalbaarheid in combinatie met nut en noodzaak in een matrix gezet en daar de drie beste opties uit gedestilleerd. Drie actiepunten zijn vervolgens aan Joep en Lies gepresenteerd:

1. een medische keuring cq sportfittest
2. een financiële bijdrage voor een sportabonnement
3. de inzet van een teamcoach

“Ik vond de gepresenteerde ideeën best verrassend”, merkt Lies op. “Toen we begonnen met duurzame inzetbaarheid en vitaliteit dacht iedereen automatisch aan bewegen, gezond eten en op je gewicht letten.

De keuze van het team vrijwilligers maakt duidelijk dat het besef is gegroeid dat de invulling van die thema’s veel breder is. De onderlinge samenwerking, cultuur en sfeer dragen er allemaal aan bij hoe iemand in zijn vel zit op het werk. Supertof om dat te zien gebeuren.”

Respectvolle feedback

Op zijn beurt keek ook Joep op van de gepresenteerde actiepunten. “Ik had eigenlijk gedacht dat er een voorstel zou komen om een heel bataljon aan machines te gaan kopen. Daar was ik eerlijk gezegd wel een beetje huiverig voor.” Guus snapt dat wel. “Zelf houd ik vanuit het magazijn altijd goed in de gaten of er mogelijkheden zijn om materialen in te kopen om het werk te verlichten. Maar het is natuurlijk onzin om een minigraafmachine te kopen als je die maar één keer per jaar gebruikt. Bovendien: langdurig zwaar werk komt niet zo vaak voor. Het is prima te doen als je lekker in je vel zit. Dus zeg ik: ga naar de sportschool en zorg ervoor dat je een goede conditie opbouwt.”

Sportabonnement en sportfittest kan snel gerealiseerd

Volgens Joep kunnen twee van de drie door het vrijwilligersteam geselecteerde activiteiten relatief snel worden gerealiseerd: de bijdrage voor een sportabonnement en de sportfittest. Die activiteiten worden bekostigd met een van A&O fonds Gemeenten verkregen subsidie van € 5.000.

Coach voor teamverhoudingen

De derde activiteit, het aanstellen van een teamcoach, heeft wat meer voeten in de aarde. Waarom is daar trouwens voor gekozen? Volgens Guus kan een coach helpen om de onderlinge verhoudingen in het team verder te verbeteren. “De samenwerking kan natuurlijk altijd beter”, vat hij het samen.

Joep maakt het wat concreter als hij zegt: “Op een respectvolle manier feedback geven aan elkaar is altijd een punt van aandacht geweest. Teamleden vinden het soms moeilijk om de confrontatie aan te gaan.” Guus herkent dat. “Feedback geven kan best op een directe manier. Maar het moet wel eerlijk zijn en rekening houden met de gevoelens van de ander. Als ik iets verkeerd doe, hoop ik dat ze mij er rechtstreeks op aanspreken in plaats van achter mijn rug om over mij te praten.”

Draagvlak in team

Volgens Lies is bij de uitwerking van de actiepunten continu sprake van afstemming met de teamleden om er zeker van te zijn dat activiteiten die in gang worden gezet overeenstemmen met hun bedoelingen. De sportfittest wordt op verzoek van het team bijvoorbeeld ondergebracht bij een lokale sportschool.

“Deze aanpak zorgt voor draagvlak in het team”, concludeert Lies. “Ik had er ook wel een HR-feestje van kunnen maken door bijvoorbeeld de sportfittest onderdeel te maken van ons Periodiek Medisch Onderzoek. Dan had dat misschien twee deelnemers van de buitendienst getrokken, terwijl nu zeker tachtig procent actief meedoet.” Daar is Joep het mee eens. “Dat het allemaal uit het team zelf komt, is de doorslaggevende succesfactor.” Ook Guus is bijzonder tevreden over het verloop van het traject. “Het is fijn dat er naar je wordt geluisterd. Dan voel je je serieus genomen.”