Aandacht geven aan de medewerkers en ze, als het even kan, behouden voor de organisatie. Met onder andere dat doel in het achterhoofd heeft de gemeente Alblasserdam haar gesprekscyclus opgefrist. De zelf ontwikkelde inspiratieplaat dient als leidraad en zorgt voor houvast en structuur. Algemeen directeur en gemeentesecretaris Simone van Heeren en projectleider en adviseur bedrijfsvoering Ivette Krajenbrink vertellen over het hoe en waarom.
Op tafel in de nostalgisch ingerichte Stuurhut, normaal gesproken de vergaderkamer van het college van B&W, ligt een inspiratieplaat. De speels vormgegeven geplastificeerde kaart vormt de basis van het project ‘goede gesprekken’.
In februari was de kick-off van een nieuwe gespreksopzet, die is gericht op ontwikkeling en leerdoelen. Op de voorkant van de plaat staan thema’s als feedback, hoogtepunten en lessen en inzichten. Simone van Heeren legt uit: “Je bent als medewerker zelf ook onderdeel van je arbeidsgeluk. Wat we graag willen, is dat mensen hun eigen verantwoordelijkheid pakken.”
Feedback en acteurs
Het is nog te vroeg om conclusies te trekken - een evaluatie volgt later dit jaar - maar de cyclus werpt nu al zijn vruchten af: meer structuur, vaker goede gesprekken. “We merken dat het ontzettend wordt gewaardeerd”, zegt Ivette Krajenbrink. “Het ‘jezelf ontwikkelen’, dat voor iedereen verschillend is, heeft een prominentere plaats gekregen. Mensen zijn zich veel bewuster van de vraag: wat wil ik?”
En dat was nou nét de bedoeling, stelt de Adviseur Bestuur en Bedrijfsvoering. Ze vertelt hoe iedereen erbij is betrokken (medewerkers, leidinggevenden, medezeggenschapsraad, gemeentesecretaris), dat het draagvlak dus groot is, dat input is opgehaald uit de organisatie en dat feedback onderdeel uitmaakt van de structuur. Dat laatste is best spannend: “Niet alleen het ontvangen, ook het geven van feedback blijkt lastig. We proberen ervoor te zorgen dat het normaal wordt. Iets vanzelfsprekends.”
Het leuke is dat hierbij gebruik wordt gemaakt van acteurs. Er wordt in kleine groepjes geoefend, met acteurs worden gesprekken nagespeeld. Aan de orde komen vragen als: hoe kun je voor jou lastig te bespreken onderwerpen bespreekbaar maken met je leidinggevende? Tijdens de kick-off hebben acteurs verschillende gesprekken nagespeeld. Deze gesprekken zijn opgenomen, de opnames zijn terug te vinden op het intranet en het opleidingsplatform van de gemeente.
Webinar Duurzame Inzetbaarheid
Op 14 september organiseert het A&O fonds een webinar rond Duurzame Inzetbaarheid. Ivette Krajenbrink zal dan een presentatie houden over de nieuwe gesprekscyclus. Het webinar is van 09.30 tot 11.00 uur.
Vijf kernwaarden
In de nieuwe cyclus geldt de inspiratieplaat als startpunt – zie kadertekst. De medewerker vult deze in aan de hand van vragen en items rond zijn/haar ontwikkeling, met een terug- en vooruitblik (wat laat ik achter, wat neem ik mee). Bijvoorbeeld: welke lessen & inzichten heb ik afgelopen jaar opgedaan? Wat zijn de hoogtepunten? Welke talenten wil ik inzetten en ontwikkelen? Ook wordt verwezen naar de kernwaarden van de gemeente, die op de achterkant worden toegelicht: Verantwoordelijk, Betrokken, Verbindend, Met lef, Gedreven. “Ze zeggen iets over het gewenste gedrag van jou als medewerker, maar ook over ons bestuur en management”, luidt de begeleidende boodschap.
Simone erkent dat de kernwaarden best stevig zijn. “We vinden het fijn als medewerkers zelf dingen aanreiken. Het mooie van bij een gemeente werken is de maatschappelijke betrokkenheid. De intrinsieke motivatie is meestal groot, mensen willen iets toevoegen. Wat we inmiddels ervaren, is dat gesprekspartners beter voorbereid aan tafel komen. Ze vragen en geven elkaar ook feedback.”
Arbeidsfit
Naast de kernwaarden is er aandacht voor de arbeidsfitheid. Een medewerker is onder meer arbeidsfit als hij of zij zowel lichamelijk, mentaal als op (ICT-)systemen vitaal is. “We vinden vitaliteit heel belangrijk”, zegt Ivette. “Zo hebben we in het gemeentehuis een eigen sportruimte en twee keer per jaar vindt op één van de gemeentelocaties een Fitcheck plaats. Ook hebben we een werkgroep vitaliteit in het leven geroepen. Elk jaar staat de week van de vitaliteit op het programma, dat is niet alleen hartstikke leuk maar ook bedoeld om een stukje bewustzijn te creëren.”
Maatwerk mogelijk
Uiteraard zijn er ook verbeterpunten. Ivette: “Een aandachtspunt is: hoe zorg je dat deze opzet waardevol blijft? Binnen de cyclus moet maatwerk mogelijk blijven. Het is belangrijk dat we regelmatig goede gesprekken blijven voeren”. Simone, samenvattend: “Behalve meer structuur is het doel van de nieuwe gesprekscyclus dat we aandacht geven aan onze mensen. Uiteindelijk wil je ze behouden voor de organisatie. Leren doe je je leven lang; we willen dat medewerkers zich daarvan bewust zijn. Je moet bijblijven, want de ontwikkelingen gaan razendsnel.”
| januari | Start gesprekscyclus met invullen praatplaat |
| - | Feedback verzamelen bij collega’s of externen. |
| - | Praatplaat delen met leidinggevende. |
| maart t/m mei | Functioneringsgesprekken |
| - | Feedback verzamelen en een plan opstellen komend jaar. |
| - | Het hele jaar door zijn er bilaterale gesprekken, gevolgd door verzamelen feedback. |
| - | Medewerkers halen per jaar bij minimaal vier personen feedback op. |
| oktober | Vlootschouw |
| t/m december | Beoordelingsgesprekken. Dit is 1 keer per drie jaar of bij rechtspositionele besluiten |
| - | Na de vlootschouw volgt een terugkoppeling naar de medewerkers. |
"De hele gesprekscyclus leek in het begin erg veel, maar wordt in de praktijk als prettig ervaren omdat nu op steeds terugkerende momenten door medewerker en leidinggevende wordt gesproken over ontwikkeling".
Download instrumenten
Gemeenten hebben tools ontwikkeld voor duurzame inzetbaarheid. A&O verzamelt deze om van elkaars kennis gebruik te maken. Ook de instrumenten van Ablasserdam. Lees hieronder meer en download de tools van Alblasserdam voor eigen gebruik.
Meer weten? Neem contact op met Ivette Krajenbrink via 06 36 38 67 48 of i.paauwe@alblasserdam.nl.
