Een agenda vol vergaderingen, terwijl je nog duizend dingen moet uitwerken, collega’s die lang uitweiden over een technisch detail, stukken niet hebben gelezen of altijd een kwartier te laat beginnen; vergaderen kan irritant zijn en een bron van stress. In de gemeente Hardenberg werkt de organisatie nu met 10 Gouden Vergaderregels en dat is een enorme verbetering.
De samenleving verandert, wij veranderen mee. Dat vraagt om goed samenwerken: als ambtenaren onderling en met het bestuur.
Het kwam geregeld voor in Hardenberg: te vaak, te veel en niet-efficiënt vergaderen. Iedereen ergerde zich, maar het zat nu eenmaal in de cultuur, vertelt communicatieadviseur Carina Slooijer. Het komt daarom goed uit dat de organisatie een ontwikkelagenda heeft ingezet. Die is onder andere bedoeld om het talent van medewerkers te stimuleren en beter te benutten. ‘De samenleving verandert, wij veranderen mee. Dat vraagt onderling goed samenwerken, als ambtenaren onderling en met het bestuur.’ Het veranderen van de vergadercultuur past precies in die agenda.
Vergader jezelf gelukkig
Het begon met een workshop ‘Vergader jezelf gelukkig’ tijdens de ‘Week van Talent in eigen tent’, georganiseerd door de Hardenberg Academie.
Medewerkers konden meedoen aan allerlei trainingen en e-learnings. De workshop door Rik Nijkamp, was een eyeopener voor Slooijer, en ook voor gemeentesecretaris Ida Oostmeijer. ‘We herkenden allemaal dat je vaak haast geen tijd hebt om iets uit te werken omdat je steeds van het ene naar het andere overleg gaat. Deze workshop gaf het zetje om het te veranderen,’ zegt Oostmeijer.
Met een groep van twaalf medewerkers, allen getraind in de methode Ynnovate voor innovatie in de publieke sector, ging Slooijer aan de slag. De Ynnovaters bogen zich over de vraag wat de terugkerende valkuilen zijn bij het vergaderen, wat je praktisch kunt doen om dit te verbeteren, en of de maatregelen passen bij Hardenbergse organisatie.
Voorbereiden vergadering belangrijkst
De 10 Gouden Vergaderregels zijn daarvan het resultaat. Slooijer vertelt erover: ‘Het voorbereiden van de vergadering is misschien wel de belangrijkste stap,’ zegt ze.
Is vergaderen juiste vorm?
‘Wie een vergadering organiseert moet zich afvragen of een vergadering wel de juiste werkvorm is. Wanneer het enkel gaat om informatie uitwisselen, kun je volstaan met e-mailen. Ideeën opdoen vraagt een ander soort bijeenkomst dan besluiten nemen.’ De initiatiefnemer maakt de agenda samen met de deelnemers, wie iets wil bespreken, kan het onderwerp op de agenda zetten, zo is er geen rondvraag meer nodig.
Een regel is ook dat stukken van te voren zijn rondgestuurd (en gelezen!). ‘Mensen hebben zich voorbereid, het scheelt veel tijd als iedereen de stukken heeft gelezen. Dat kan ook, want als je beter vergadert, hou je tijd over. Het is een cirkel; je verspilt veel minder van elkaars tijd.’
We herkenden allemaal dat je vaak haast geen tijd hebt om iets uit te werken omdat je steeds van het ene naar het andere overleg gaat.
Durf te weigeren
Voor Slooijer zelf is de vierde Gouden Vergaderregel – een vergadering durven weigeren – erg belangrijk. ‘Als communicatieadviseur zit ik in geregeld in projectgroepen, bijvoorbeeld voor woningbouwlocaties. Vaak wordt er in zo’n vergadering van alles besproken waar ik (nog) niets mee hoef te doen. De communicatie kan ik meestal net zo goed alleen met de projectleider bespreken.’ Sinds de Gouden Vergaderregels weigert Slooijer vaker vergaderverzoeken en ze blokt in haar agenda ‘werktijd’, om dingen uit te werken. ‘Als je het niet doet, wordt je hele agenda volgepland.’
Berucht zijn vergadertijgers die de bijeenkomst kapen om eens flink te zenden.
Start en stop op tijd
De regels van op tijd stoppen en starten zijn logisch, maar niet vanzelfsprekend. Maar in heel veel organisaties is er het spreekwoordelijke ‘kwartiertje’. ‘Voor informeel contact worden andere dingen georganiseerd,’ zegt Slooijer. ‘Vergaderingen zijn daar niet voor bedoeld.’ Ook belangrijk is te vergaderen op hoofdlijnen. ‘Het gebeurt zo vaak dat twee collega’s in gesprek zijn over een detail terwijl de anderen erbij zitten te kijken.’
Bespreek alleen knelpunten
Berucht zijn ook vergadertijgers die de bijeenkomst kapen om het eens flink op een ‘zenden’ te zetten. Dit is not done. ‘Een vergadering is bedoeld om in gesprek te gaan, te sparren en ideeën uit te wisselen. Het komt ook veel voor dat de actielijst heel uitgebreid wordt besproken. Dat is eigenlijk raar, want bij een actielijst kun je er vanuit gaan dat de zaken zijn gedaan. Je bespreekt alleen de knelpunten als iemand die heeft geagendeerd.’
De Wet van Klets en de vergadergelukkige
Slooijer benoemt ook nog de Wet van Klets: alle tijd die je voor een vergadering inplant, gaat op. Ze organiseert daarom zelf alleen nog vergaderingen die maximaal drie kwartier duren. Met de 10 Gouden Vergaderregels is dat altijd voldoende. Voorwaarde is dat iedereen zich eraan houdt. In de praktijk blijkt de discipline er al goed in te zitten. Mogelijk ook omdat een ‘vergadergelukkige’ wordt aangewezen. Dit is de persoon die bewaakt dat de regels worden nageleefd. Slooijer: ‘Zo hou je het vergaderen leuk, daar komt de eretitel “vergadergelukkige” vandaan.’
Ik kan voluit zeggen dat het werkt. De eigen vergadercultuur kritisch tegen het licht houden, kan ik elke gemeente aanraden.’
De gouden regels verspreiden als olievlek
De Ynnovators promoten de 10 Gouden Vergaderregels actief via het intranet, de nieuwsbrief voor medewerkers en ze waren te gast bij de interne talkshow van Hardenberg. Het is nog niet zover dat de hele gemeente al werkt met de gouden regels, maar Slooijer ziet dat de werkwijze zich als een olievlek verspreidt. Ook omdat alle Ynnovators er ambassadeur voor zijn. Zij doen hun best om het er in elk overleg in te krijgen.
Management omarmt nieuwe regels
Het concernmanagement omarmde de nieuwe vergaderregels onmiddellijk. Oostmeijer als secretaris voorop. ‘De 10 Gouden Vergaderregels staan model. Dat zien we graag in de vernieuwde organisatie. Medewerkers die zelf het initiatief nemen, werkprocessen kritisch onder de loep nemen en die collegiaal en professioneel met elkaar omgaan. Ik vind het heel inspirerend.’ Slooijer kan beamen dat dit geen loze woorden zijn. Zelf trad ze een keer op als ‘vergadergelukkige’ in een MT-vergadering. ‘Ik heb toen gezien dat alle managers zich heel goed aan de regels hielden. Ik kan voluit zeggen dat het werkt. De eigen vergadercultuur kritisch tegen het licht houden, kan ik elke gemeente aanraden.’
